销售电话一结束，n8n自动起草跟进邮件存Gmail草稿

原文要点

原流程监听Fireflies的meeting.transcribed webhook，忽略不匹配事件与重复推送；按meeting ID经Fireflies GraphQL API取转写、参会人与元数据，抽取日期、时长、联系人姓名邮箱和纯文本转写，无语音内容即停止；OpenAI输出含summary、open questions、next step、outcome和跟进邮件的JSON；Gmail只建草稿不发送，另追加Google Sheets日志并给本人发通知。可改Analyze Call的语气、Build Log Row字段，或加HubSpot/Pipedrive。

这次做成什么

搭一条“销售电话结束后只准备草稿、不自动发客户”的n8n流程：确认转写完成→补取全文→让模型产出结构化纪要→Gmail草稿待人工改→表格留档→通知本人去审。独立练习方案用一条合成webhook和一份假转写先跑通，再接真实账号。

准备什么

• 可公网访问的n8n实例或n8n Cloud，能开生产webhook地址
• Fireflies账号与API Key，允许配置meeting.transcribed webhook
• 有余额的OpenAI API Key，并确认要用的聊天模型
• Gmail凭据用于建草稿与发内部通知，且明白草稿不自动外发
• 一个空白Google Sheet，表头先按本指南建议建好
• 设置项：你的名字、公司名、本人邮箱、销售卖点、可选预约链接

具体怎么做

1. 接Fireflies转写完成事件并去重

   在n8n建Webhook节点，方法POST，复制生产URL到Fireflies的webhook设置，只订阅meeting.transcribed。入口后用IF/Function校验body.event等于meeting.transcribed，且取body.meetingId或body.meeting.id作为键；用n8n静态数据或Redis/表格记录已处理ID，重复ID直接NoOp结束，避免同一通电话生成两份草稿。

2. 按会议ID取全文并拒绝空转写

   加HTTP Request节点指向Fireflies GraphQL端点，认证用HTTP Bearer Auth放Fireflies Key；Body提交本指南artifacts中的示例查询和变量meetingId。解析返回的title、date、duration、attendees、transcript文本；若transcript为空或只有寒暄无语音内容，写入Sheets失败行并发内部邮件后停止，不进入OpenAI。

3. 让OpenAI只回固定JSON

   OpenAI节点使用Chat模型，系统提示词采用artifacts里的“通话纪要/跟进邮件提示词”，用户消息塞入销售设置与纯文本转写。要求只输出JSON，字段为summary、open_questions、next_step、outcome、followup_email_subject、followup_email_body；解析失败时重试一次，仍失败则记日志并通知，不建客户草稿。

4. 建Gmail草稿、记表、通知本人

   Gmail节点选择Create Draft，不选Send；收件人优先用GraphQL拿到的contact email，没有则留空，主题与正文来自上一步JSON。Google Sheets用Append按表头写入日期、时长、联系人、邮箱、outcome、next_step、Fireflies链接、草稿状态。最后用Gmail发内部邮件给本人，附纪要要点和“草稿已建/未建”状态，人工审后才可发送。

可直接复制的材料

你是B2B销售助理。只根据给定电话转写工作，不编造未提及承诺、价格、法务条款或客户个人信息。卖家信息：姓名={{你的名字}}，公司={{公司名}}，销售内容={{你卖什么}}，预约链接={{可选链接}}。输出必须是严格JSON，不要Markdown，不要额外文字。字段：summary为120字内中文要点；open_questions为数组，列客户未回答或待确认问题，最多5条；next_step为一句可执行下一步，含建议时间；outcome只能取positive、neutral、negative、no_show、unknown之一；followup_email_subject为不超过60字英文或中文主题；followup_email_body为礼貌简短邮件正文，提一个最有价值下一步，若无客户邮箱也要写成可留空收件人的草稿；禁止自动发送语气词如已发送。转写如下：{{transcript}}

query GetTranscript($meetingId: String!) {
  transcript(id: $meetingId) {
    title
    date
    duration
    organizer_email
    attendees { name email }
    sentences { speaker_name text }
    summary { action_items outline }
    url
  }
}

变量示例：{"meetingId":"demo-call-001"}

{"event":"meeting.transcribed","meeting":{"id":"demo-call-001","title":"示例科技与澄海工作室需求电话","organizer_email":"seller@example.com"},"clientReferenceId":"n8n-demo-1"}

date,duration_minutes,contact_name,contact_email,outcome,next_step,open_questions,fireflies_link,draft_status,notes
2026-10-15,28,林岚,lin@example.invalid,positive,周五前发报价并约演示,"合同周期未定；需要安全问卷",https://app.fireflies.example/view/demo-call-001,draft_created,内部已通知

输入与输出示例

本站虚构演示，未调用真实服务；若重复推送同一meeting.id，应无任何新增草稿或表格行。

输入

合成转写：客户林岚问能否支持中文报表、两周试点和SOC2材料；销售回答支持中文报表，试点需确认席位，安全问卷本周给；结尾约定周五前发报价并约30分钟演示。会议ID demo-call-001，时长28分钟。

对应输出

OpenAI应回JSON类似{"summary":"客户关心中文报表、两周试点与SOC2合规；销售承诺本周给安全问卷，周五前发报价并约演示。","open_questions":["试点席位数量未定","SOC2材料范围未确认"],"next_step":"周五前发报价和安全问卷，并约30分钟演示","outcome":"positive","followup_email_subject":"报价、安全问卷与演示安排","followup_email_body":"林岚您好，感谢今天沟通。我们会本周提供安全问卷，并在周五前发送按试点席位核算的报价；同时邀请您确认一个30分钟演示时段。"}。随后只在Gmail生成草稿，Sheets追加一行，内部邮件提示draft_created。

做完检查这些

• 非meeting.transcribed事件与重复meetingId都被忽略，不产生第二份草稿
• 转写为空或解析不到语音内容时流程停止并只发内部失败通知
• OpenAI输出不是合法JSON时不会创建客户草稿，只记录错误
• Gmail节点是Create Draft，客户收件人为空时也不报错且绝不自动发送
• Google Sheets新增行的日期、联系人、outcome与内部邮件内容一致

容易卡住的地方

• Fireflies免费计划可用但API限流、webhook重发策略需以官方说明为准，别把重发当新通话
• GraphQL字段名若与示例不一致会取不到attendees或transcript，需在Fireflies文档核对
• 联系人邮箱可能缺失，草稿收件人留空属于正常，不要硬编码客户邮箱
• OpenAI余额不足或模型名填错会在分析节点失败，别改凭据后继续重放生产webhook
• 公网不可达的n8n地址收不到Fireflies事件，作者未承诺固定耗时，别设一分钟为验收线