n8n：Gmail 财务邮件自动分类归档到表格和网盘

原文要点

该免费n8n模板每小时定时运行：读取Gmail全部未读邮件，把主题和正文交给OpenAI分为销售、费用、结算、交易、通知、其他六类。费用邮件提取供应商、发票号、GST拆分、金额、付款信息，抓取PDF附件上传Google Drive并在Sheets的Expense页追加带链接行；销售邮件提取订单字段，生成HTML确认单，经PDFBolt转PDF后上传Drive并写入Sales页；结算邮件同理写Settlement页；其余三类只加Gmail标签并标记已读。任一步失败由错误触发器让OpenAI把技术报错翻成白话，经Discord和Gmail告警并附失败执行链接。需配置Gmail、OpenAI、Sheets、Drive、Discord、PDFBolt凭据，自建n8n需安装n8n-nodes-pdfbolt社区节点。

这次做成什么

在n8n里搭一个可独立验证的邮件分类归档练习流：定时触发→取未读邮件→AI六分类→按类别走分支（费用提取字段+记表格，其余打标签）→失败告警。不依赖真实Drive/PDFBolt也能跑通核心分支逻辑，先用合成邮件测试。

准备什么

• 一个n8n实例（云版或自建，版本支持Schedule Trigger与Gmail节点）
• 一个Gmail账号并完成OAuth2凭据授权（需gmail.modify权限范围）
• 一个OpenAI API Key（仅作分类与字段提取，模型可按账户可用情况选择）
• 一个Google Sheets表格，预先建好Expense、Sales、Settlement三个分页及对应表头
• （可选）Discord服务器与Webhook用于失败告警，自建实例需装n8n-nodes-pdfbolt才有PDF转档

具体怎么做

1. 建定时触发与拉信节点

   新建工作流，拖入Schedule Trigger设为每1小时一次；后接Gmail节点，操作选Get Many，Filters里设labelIds为UNREAD，凭据选你的Gmail OAuth2。先手动Execute一次，确认能返回未读邮件的主题、正文、附件元信息。

2. 加AI分类节点

   接OpenAI节点的Message a Model操作，把下方分类提示词粘贴进System提示，用户消息填入表达式拼接{{$json.subject}}与{{$json.snippet}}。输出应为单个类别词。后用Switch节点按该输出建六条分支：sales/expense/settlement/transaction/notification/other。

3. 配置费用分支的字段提取

   在expense分支再放一个OpenAI节点，用下方发票提取提示词，要求返回JSON。后接Google Sheets节点（Append Row），Document选你的表格，Sheet选Expense，把vendor、invoice_number、gst、amount等列映射到AI输出字段；有PDF附件时在中间加Gmail下载附件节点再接Google Drive上传节点，把文件链接写入同一行。

4. 配置其余分支与已读处理

   sales与settlement分支复制expense结构，只换目标分页与提示词；transaction/notification/other分支各接一个Gmail节点（Add Labels，标签需先在Gmail后台建好并复制标签ID），所有分支末尾汇合到一个Gmail节点把邮件标记为已读（Remove UNREAD标签）。

5. 加错误告警

   在工作流Settings里指定Error Workflow；新建一个错误工作流：Error Trigger→OpenAI（用错误翻译提示词把堆栈翻成白话）→Discord节点发告警→Gmail节点发邮件给运维地址，正文附{{$json.execution.url}}指向失败执行。

可直接复制的材料

你是一名财务邮件分类器。根据用户提供的邮件主题和正文摘要，把邮件归入且仅归入以下六类之一：sales（客户下单、询价、订单确认）、expense（供应商发票、报销、账单）、settlement（平台结算、付款划拨、对账）、transaction（银行动账、支付回执）、notification（系统通知、新闻简报）、other（无法归入以上）。只输出类别英文单词本身，不要输出任何解释、标点或多余文字。

从下面的费用类邮件正文中提取发票信息，严格输出一个JSON对象，不要输出其他文字。字段：vendor（供应商名）、invoice_number（发票号）、invoice_date（YYYY-MM-DD）、subtotal（税前金额，数字）、gst（税额，数字，没有则0）、total（含税总额，数字）、currency（三字母币种）、payment_terms（付款条件，没有则空字符串）。找不到的字段填空字符串或0。邮件正文：{{$json.snippet}}

subject,snippet,expected_category
"发票 INV-2041 - 云服务3月账单","尊敬的客户，附件为INV-2041发票，税前金额12000元，税额2160元，合计14160元，请于30天内付款。",expense
"您的订单 #88912 已确认","感谢您的购买，订单号88912，商品：机械键盘x2，金额合计798元，预计3个工作日发货。",sales
"本周结算单已生成","商户号M-3390本周结算金额56000元，已划拨至尾号6688账户，明细见附件PDF。",settlement
"账户动账提醒","您尾号6688的账户于今日14:05支出人民币56000元，余额128300元。",transaction
"系统维护通知","本平台将于本周六凌晨2点至4点进行系统维护，期间服务可能短暂中断。",notification

下面是自动化工作流的一次失败信息。请把技术错误翻译成一段不超过80字的中文白话说明：发生了什么、大概是什么原因、建议第一步检查什么。语气简洁直接，不要堆术语。失败信息：{{$json.error.message}}，节点：{{$json.node.name}}

输入与输出示例

本站虚构演示输出，数字与输入一一对应，非原作者运行结果，未实际调用OpenAI或Gmail。

输入

合成邮件：主题"发票 INV-2041 - 云服务3月账单"，正文含税前12000元、税额2160元、合计14160元，带一个PDF附件。

对应输出

分类节点输出：expense。提取节点输出JSON：{"vendor":"云服务供应商","invoice_number":"INV-2041","invoice_date":"","subtotal":12000,"gst":2160,"total":14160,"currency":"CNY","payment_terms":"30天"}。Sheets Expense分页追加一行：INV-2041 | 12000 | 2160 | 14160 | Drive链接占位。邮件被加Expense标签并标为已读。

做完检查这些

• Schedule Trigger手动执行后，Gmail节点能返回至少一封未读邮件的主题和正文
• 对5封合成测试邮件，分类节点输出与expected_category列一致，且只输出单词
• expense分支在Sheets的Expense分页追加的行中，发票号与金额列与AI提取JSON一致
• 所有分支执行完毕后，测试邮件的UNREAD标签被移除
• 故意断开OpenAI凭据触发失败，能收到Discord或Gmail白话告警且含执行链接

容易卡住的地方

• Switch分支匹配的是AI原始输出，若模型多说一个标点或换行就会落到默认分支，需trim输出
• Gmail标签必须先手动创建，节点里填的是标签ID而不是标签名
• Sheets表头列名必须与Append Row映射完全一致，否则追加为空行或报错
• 每小时拉全部未读邮件，量大时会消耗较多OpenAI调用；模板未内置去重逻辑，重跑可能重复记账，需自行加发票号判重
• PDFBolt与OpenAI为外部付费服务，费用取决于各自账户；自建n8n没装社区节点时销售分支无法转PDF