供应商发票自动对单，对不上就起草询问邮件

原文要点

原模板发布于n8n模板库（工作流18954，免费），定时每10分钟扫描Gmail指定标签下的未读发票邮件，下载附件并只保留PDF，提取文本后用OpenAI抠出发票号、供应商、PO号、币种、总额与明细行；再从n8n Data Tables读取未结采购单与已见发票，按PO号或供应商加最接近金额匹配，检查重复、币种不符、金额超容差、明细合计与总额不一致。通过的写入invoices_seen并标记cleared，扣住的由OpenAI起草简短问询、记录原因并在原邮件线程创建Gmail草稿回复。容差由Settings里的tolerance_percent与tolerance_amount控制，两者取较大者生效。

这次做成什么

在n8n中导入该免费模板并配好Gmail标签、两张Data Table和OpenAI凭据，跑通一条“供应商发票自动核对、异常自动生成问询草稿”的链路；本站另设计一套合成数据练习，用3张虚构发票验证通过、超容差、明细不符三种分支。

准备什么

• 一个可用的n8n实例（云端或自托管，版本需支持Data Tables功能）
• Gmail账号及n8n Gmail OAuth2凭据，发票邮件会带指定标签且含PDF附件
• OpenAI或兼容接口的API Key（模型调用会产生费用，具体价格以官方为准）
• 用于练习的合成采购单与发票数据，不要使用真实供应商信息

具体怎么做

1. 导入模板并连接Gmail触发器

   在n8n模板库打开工作流18954页面，点Use workflow导入到自己的实例。打开Gmail触发节点，选择你的Gmail OAuth2凭据，把Label设置为发票邮件实际使用的标签名（如INVOICES），确认触发器启用了附件下载，轮询间隔保持默认的每10分钟。

2. 创建两张Data Table并填入练习数据

   按模板要求新建Data Table purchase_orders，列依次为po_number、vendor、amount、currency、status，手工录入下方练习材料中的3行合成采购单。再建invoices_seen，列为invoice_key、invoice_number、vendor、amount、currency、po_number、status、reason、seen_on，先留空，用于接收核对结果。

3. 配置OpenAI凭据与容差参数

   在提取和起草问询的OpenAI节点上选择你的API凭据。打开Settings步骤，把tolerance_percent设为2、tolerance_amount设为5作为练习起点；按原作者说明，两个容差取较大者判定，小额绝对值能保护小单不受四舍五入误伤。

4. 发送三封合成测试邮件并观察分支

   用另一个邮箱向Gmail收件箱发三封各带一个PDF附件的邮件并打上INVOICES标签：INV-1001金额1000.00 USD匹配PO-5001（应通过）；INV-1002金额1080.00 USD对应PO-5002的1000.00 USD（超容差，应扣住）；INV-1003明细合计与总额差60元（应扣住）。等触发器轮询后查看执行日志。

5. 核对结果表与Gmail草稿

   打开invoices_seen表：INV-1001应为status=cleared且reason为空；另两条应为held并写明原因（金额超容差、明细合计不符）。再到Gmail草稿箱，确认两封扣住邮件的原线程里各有一封简短英文问询草稿，草稿不自动发送，由你人工检查后发出。

可直接复制的材料

po_number,vendor,amount,currency,status
PO-5001,Acme Office Supplies,1000.00,USD,open
PO-5002,BluePeak Logistics,1000.00,USD,open
PO-5003,GreenLeaf Packaging,2500.00,USD,open

你是发票信息提取器。从下面的发票PDF文本中只提取事实字段，不要推测缺失信息。
以严格JSON输出，不要输出多余文字：
{"invoice_number":"发票号","vendor":"供应商名称","po_reference":"采购单号，无则null","currency":"三字母币种代码","total":数字,"line_items":[{"description":"品名","quantity":数字,"unit_price":数字,"line_total":数字}]}
要求：金额去掉千分位和币种符号转为数字；无法识别的字段填null。
发票文本：
{{ $json.pdf_text }}

{
  "tolerance_percent": 2,
  "tolerance_amount": 5,
  "判定口径": "允许偏差 = max(采购单金额 × tolerance_percent / 100, tolerance_amount)，两者取较大者",
  "示例": {
    "PO-5001金额1000": "max(20, 5) = 20，1000.00与1000.00差0，通过",
    "PO-5002金额1000": "max(20, 5) = 20，1080.00与1000.00差80，超过20，扣住"
  }
}

输入与输出示例

本站虚构演示，非模板实际运行结果；reason字段具体措辞以模板实际输出为准

输入

练习邮件二：附件PDF为虚构发票INV-1002，供应商BluePeak Logistics，PO号PO-5002，币种USD，发票总额1080.00，明细两行（运费900.00、燃油附加费180.00，合计1080.00），Data Table中PO-5002金额为1000.00 USD、状态open。

对应输出

核对结果：按PO-5002精确匹配到采购单；无重复记录；币种一致；允许偏差=max(1000×2%,5)=20，实际差额80>20，判定金额超容差，明细合计与总额一致不影响扣住结论。invoices_seen写入一行：invoice_key=BluePeak Logistics|INV-1002，status=held，reason=amount mismatch: invoice 1080.00 vs PO 1000.00 (tolerance 20.00)。Gmail原线程生成英文问询草稿，大意为请供应商确认发票1080.00与采购单1000.00之间80.00差额的原因。

做完检查这些

• purchase_orders与invoices_seen两张表的列名与模板要求完全一致，且purchase_orders已预填open状态采购单
• 发送带PDF的测试邮件后一个轮询周期内触发器执行，无PDF的邮件被过滤停止处理
• 金额匹配的发票在invoices_seen中出现status=cleared的记录
• 超容差或明细不符的发票status为held且reason非空，并能在Gmail草稿箱找到挂在原线程的问询草稿
• 调整tolerance_amount后重新测试，判定结果随之变化，说明容差参数生效

容易卡住的地方

• 模板只读取Data Table不会自动创建，两张表必须手工建好且列名拼写一致，否则读取失败
• Gmail触发器未启用附件下载或标签名写错时流程收不到发票PDF
• OpenAI提取是概率性的，PDF为扫描图片时提取文本可能为空，需另配OCR，模板本身不含OCR环节
• OpenAI调用按用量计费，具体费用以服务商页面为准，本站不作免费承诺
• 按供应商加最接近金额兜底匹配可能错配同供应商多张相似发票，建议优先确保发票含PO号
• 问询仅生成草稿不会自动发送，需要人工在Gmail草稿箱确认