自动生成退租押金结算单

原文要点

这是n8n.io上的免费模板（作者Khairul Muhtadin，2026年9月更新，标注免费非付费）。原文说明流程为：webhook接收退租数据（房客、单元、押金、欠费、损坏清单）→校验并入Google Sheets的MoveOutLog页标记pending→OpenAI把每项损坏分为可扣费或正常损耗并估价→计算扣款、欠租与应退净额→Gmail发明细结算单给房客→更新表格并Telegram通知房东，欠费时另发Gmail副本→每日定时扫描滞留3天以上案件并提醒或报平安。

这次做成什么

照本指南在n8n里从零搭一条等价流程：收退租 webhook、AI 判定损坏性质并估价、自动算应退押金或应收金额、发邮件通知并落表，另有每日滞留提醒。全部用本站设计的练习数据跑通，不依赖原模板文件。

准备什么

• 一个可登录的n8n实例（云端或自托管均可），能创建webhook和定时触发器
• OpenAI API密钥（在n8n中新建OpenAI凭据，模型调用可能产生费用）
• 已授权的Google Sheets OAuth2凭据和Gmail OAuth2凭据
• Telegram Bot Token及房东自己的chat ID
• 一个Google表格，含MoveOutLog工作表，列名见步骤2

具体怎么做

1. 建webhook入口与字段校验

   新建工作流，添加Webhook节点，方法POST，路径设为/lease/moveout，响应模式选立即返回。后面接一个Code节点：从请求体读取tenant_name、tenant_email、unit、move_out_date、deposit_amount、unpaid_rent、unpaid_utilities和damages数组；任一必填字段缺失或damages不是数组时，走“无效”分支，用Telegram和Gmail节点给房东发“收到无效退租登记，请人工补录”的告警；字段齐全则继续。用下方材料里的测试JSON在测试URL上POST一次，确认两条分支都能走通。

2. 建表并写入待办行

   在Google Sheets新建文档，工作表命名MoveOutLog，首行列依次为：moveout_id, tenant_name, tenant_email, unit, move_out_date, deposit_amount, unpaid_rent, unpaid_utilities, damages, status, received_at, deduction_total, unpaid_total, net_refund, classified_at。回到n8n加Google Sheets节点选Append，凭据选刚才授权的账号，操作列把webhook字段逐列映射，moveout_id用表达式生成如MO-{{$now.toFormat('yyyyLLddHHmmss')}}，status固定写pending，received_at写当前时间。执行后表格应新增一行待办记录。

3. OpenAI分类损坏并解析JSON

   加OpenAI Chat节点，系统消息用下方“损坏分类提示词”全文，用户消息把damages数组和单元类型以JSON字符串拼入。提示词要求模型只输出JSON。其后接Code节点做清洗：去掉模型可能带回的```json代码围栏，JSON.parse结果，校验每项含item、classification、estimated_cost三个键；解析失败时把status改为needs_review并提醒房东，避免脏数据进入结算。

4. 计算结算并生成结算单

   再接一个Code节点：deduction_total=所有classification为chargeable项的estimated_cost之和；unpaid_total=unpaid_rent+unpaid_utilities；net=deposit_amount-deduction_total-unpaid_total；net为正记应退押金，为负记应收金额（net_refund可为负，邮件文案分支表述）。用n8n的HTML拼接或Code节点生成逐行明细（项目、判定、金额、依据一句话），这就是发给房客的结算单正文。

5. 发邮件、回写表格、通知房东

   Gmail节点发送结算单给tenant_email，主题“退租押金结算单-{{unit}}”。Google Sheets节点选Update，匹配列moveout_id，回写status=done、deduction_total、unpaid_total、net_refund、classified_at。Telegram节点给房东chat ID发摘要（房客、单元、净额）；当net为负时再加一个Gmail节点把结算单副本发给房东邮箱。

6. 加每日滞留扫描

   复制一份工作流或同一画布加Schedule Trigger（默认每日一次，时区按你所在地），接Google Sheets读取全部行，Code节点筛选status=pending且received_at距今超过3天的行：有结果时Telegram+Gmail提醒房东列出滞留moveout_id；无结果时发一条“今日无滞留案件”的平安消息。阈值3天和发送时间在节点参数里自行调整。

可直接复制的材料

{
  "tenant_name": "陈晓芸",
  "tenant_email": "tenant-demo@example.com",
  "unit": "3栋2单元502",
  "move_out_date": "2026-09-20",
  "deposit_amount": 8000,
  "unpaid_rent": 1200,
  "unpaid_utilities": 260,
  "damages": [
    {"item": "客厅墙面大面积涂鸦", "note": "多处马克笔痕迹"},
    {"item": "厨房地砖轻微磨损", "note": "使用三年正常痕迹"},
    {"item": "卧室门锁损坏", "note": "锁芯断裂无法反锁"}
  ]
}

你是住房租赁退租定损助手。用户会给你一份退租损坏清单(JSON数组，每项含item和note)以及单元信息。
对每一项判断它是 chargeable(房客原因造成、可从押金扣费) 还是 wear_and_tear(正常使用损耗、不可扣费)，并给出合理的中文估价(人民币元，整数)和一句不超过40字的判定依据。正常老化、轻微磨损、正常使用痕迹一律判 wear_and_tear 且估价为0。
只输出一个JSON数组，不要输出任何其他文字、解释或代码围栏。每项格式：
{"item":"项目名称","classification":"chargeable或wear_and_tear","estimated_cost":数字,"reason":"判定依据"}
估价应符合中国大陆一般维修市场价，同一项目不要重复计费。

<h2>退租押金结算单 - {{$json.unit}}</h2>
<p>尊敬的 {{$json.tenant_name}}：</p>
<p>您于 {{$json.move_out_date}} 退租，结算明细如下：</p>
<table border="1" cellpadding="6" cellspacing="0">
<tr><th>项目</th><th>判定</th><th>金额(元)</th><th>说明</th></tr>
<!-- 对每项损坏循环输出一行，wear_and_tear行金额显示0 -->
</table>
<p>押金：{{$json.deposit_amount}} 元；扣款合计：{{$json.deduction_total}} 元；欠租及水电：{{$json.unpaid_total}} 元。</p>
<p><b>应退押金：{{$json.net_refund}} 元</b>（若为负数则为应补缴金额，请在15日内结清）。</p>
<p>如有异议请在收到本邮件7日内回复。</p>

输入与输出示例

本站虚构演示，分类与估价为示意，未实际调用任何模型；真实运行结果会随模型与数据变化。

输入

用上面的测试数据POST到/lease/moveout：押金8000元，欠租1200元，欠水电260元，三项损坏分别为墙面涂鸦、地砖轻微磨损、门锁损坏。

对应输出

OpenAI返回示例：[{"item":"客厅墙面大面积涂鸦","classification":"chargeable","estimated_cost":600,"reason":"非正常使用造成的污损需重新粉刷"},{"item":"厨房地砖轻微磨损","classification":"wear_and_tear","estimated_cost":0,"reason":"三年使用正常损耗"},{"item":"卧室门锁损坏","classification":"chargeable","estimated_cost":150,"reason":"锁芯断裂属损坏需更换"}]。计算结果：deduction_total=750，unpaid_total=1460，net_refund=8000-750-1460=5790元应退。表格该行status变为done，房客收到含这三行明细的结算邮件，房东Telegram收到“3栋2单元502 应退5790元”。

做完检查这些

• 用缺tenant_email的请求体POST时，流程走无效分支且房东收到Telegram和Gmail两条告警，表格不新增行
• 完整测试数据执行后，MoveOutLog新增一行且status=done，deduction_total=750、unpaid_total=1460、net_refund=5790与手算一致
• 房客测试邮箱收到的邮件中，每项损坏都有判定和金额行，且wear_and_tear项金额为0
• 把一条pending行的received_at改成4天前，手动触发定时扫描后，房东收到含该moveout_id的滞留提醒

容易卡住的地方

• OpenAI偶尔在JSON外包代码围栏或加解释文字，必须保留清洗解析步骤，否则后续计算节点会报错
• Google Sheets的Update节点以moveout_id为匹配列，列名拼写不一致会更新错行或找不到行
• 欠费字段若传来字符串而非数字，合计会拼接成文本，需在规范化步骤里统一转数值
• webhook测试URL只在编辑器监听时有效，正式接入物业系统或表单前要激活工作流并使用生产URL
• OpenAI调用和Gmail发送都可能受额度与费用限制，练习阶段先用小数据量