n8n模板：语音AI牙科前台管理预约

原文要点

这个免费n8n工作流从语音客服（示例为ElevenLabs agent）收POST webhook，JSON里至少要有intent与患者资料；按intent路由到booking、rescheduling、cancellation。预约分支由OpenAI代理查Google Sheets现有预约，追加或更新行，并可经Gmail发确认邮件；改期查找匹配预约后更新时间；取消搜索匹配行并删除。结果通过webhook response回传给语音客服转告患者。作者提醒按Full Name匹配可能撞名，建议改唯一标识；它只是牙科前台起点，不含完整患者管理系统。

这次做成什么

做一个安全的语音牙科前台练习：用三条webhook JSON分别演练预约、改期、取消，强制intent白名单、必填字段校验、唯一patient_id匹配、Sheet行变更与webhook响应一致；先用测试Sheet和手动POST，不接真实ElevenLabs。

准备什么

• n8n实例可开Webhook节点并返回响应，测试用Manual Trigger或curl到测试URL
• OpenAI凭据用于三个分支代理，练习可先用规则判读替代再换模型
• Google Sheets测试表，列含Full Name、Phone Number、Email、Preferred Date、Preferred Time、Reason，并新增patient_id与status
• Gmail凭据仅用于向测试邮箱发确认，不发真实患者
• ElevenLabs账号只在联调时需要，字段名必须按语音agent实际发送核对

具体怎么做

1. 定义webhook契约与测试Sheet

   Webhook只接受POST JSON，字段为intent、full_name、phone_number、email、preferred_date、preferred_time、reason、patient_id、request_id。Sheet列完全同名并加status(booked|rescheduled|cancelled)、updated_at。request_id先查重，重复请求直接返回原结果，避免语音端重试造成双预约。

2. 按intent白名单路由

   Switch只放行booking、rescheduling、cancellation，其余返回ok=false与code=unsupported_intent。每个入口先校验必填：booking需全部基本字段；rescheduling需patient_id、新preferred_date/time；cancellation需patient_id或request_id。缺字段不写Sheet，直接回code=missing_fields并列出缺失。

3. 预约查重后追加或更新

   booking分支先按patient_id查Sheet，存在status=booked且同日期时间的行则返回已存在；存在旧记录则更新该行并status=booked；不存在追加新行。成功后Gmail发测试确认，收件人只用email字段中的测试地址，主题含诊所名与日期，正文不写诊断承诺。

4. 改期取消用唯一标识

   rescheduling与cancellation绝不只用Full Name；按patient_id定位，若多行再要求request_id或电话尾号人工复核。改期只更新Preferred Date/Time、status=rescheduled、updated_at；取消把status改为cancelled而不是物理删行，练习环境保留审计。语音端收到ok=true才向患者播报成功。

5. 统一webhook响应给语音客服

   所有分支返回JSON：ok、code、message_to_patient、appointment、request_id。失败也回HTTP 200携带ok=false，避免语音平台只判网络层；message_to_patient用自然中文，例如已收到待确认，不谎称医生已批准。记录每次分支、耗时与输入摘要到测试日志。

可直接复制的材料

{"accepted_fields":["intent","full_name","phone_number","email","preferred_date","preferred_time","reason","patient_id","request_id"],"intents":["booking","rescheduling","cancellation"],"required":{"booking":["intent","full_name","phone_number","email","preferred_date","preferred_time","patient_id","request_id"],"rescheduling":["intent","patient_id","preferred_date","preferred_time","request_id"],"cancellation":["intent","patient_id","request_id"]},"matching":"patient_id_only","cancel_mode":"soft_delete_status_cancelled","response_codes":["ok","duplicate","missing_fields","not_found","unsupported_intent","conflict"] }

你是牙科前台预约代理。只能处理传入JSON和APPOINTMENTS_ROWS，不诊断、不承诺疗效、不创造患者。输出单个JSON：{"ok":true|false,"code":"ok|duplicate|missing_fields|not_found|unsupported_intent|conflict","action":"append|update|none","row_key":"patient_id或空","changes":{"列名":"新值"},"message_to_patient":"不超过60字中文"}。规则：intent不在白名单返回unsupported_intent；缺必填返回missing_fields；预约冲突或同名不同patient_id返回conflict；取消只用soft delete，changes把status设为cancelled；不要删除整行。INPUT={{webhook_json}} ROWS={{sheet_rows}}

{"sheet_rows":[{"patient_id":"p-1001","Full Name":"林岚","Phone Number":"13900001111","Email":"linlan@example.test","Preferred Date":"2026-10-03","Preferred Time":"15:00","Reason":"洁牙","status":"booked"},{"patient_id":"p-1002","Full Name":"林岚","Phone Number":"13800002222","Email":"another@example.test","Preferred Date":"2026-10-04","Preferred Time":"10:00","Reason":"复诊","status":"booked"}],"request":{"intent":"rescheduling","patient_id":"p-1001","preferred_date":"2026-10-05","preferred_time":"16:30","request_id":"req-55"}}

输入与输出示例

本站虚构演示，未运行OpenAI/Sheets/Gmail；输出只更新p-1001，呼应同名风险。

输入

req-55要求把patient_id=p-1001从2026-10-03 15:00改到2026-10-05 16:30；Sheet中有两个都叫林岚但patient_id不同。

对应输出

{"ok":true,"code":"ok","action":"update","row_key":"p-1001","changes":{"Preferred Date":"2026-10-05","Preferred Time":"16:30","status":"rescheduled"},"message_to_patient":"已为您登记改期到10月5日16:30，诊所确认后生效。"} webhook响应同此JSON，p-1002不受影响。

做完检查这些

• 重复request_id返回duplicate且不追加第二行
• 非法intent返回unsupported_intent，Sheet无任何变化
• booking缺email或preferred_time时返回missing_fields并逐条列出
• 同名患者存在时只按patient_id命中，Full Name相同不造成conflict误改
• cancellation练习采用status=cancelled软删除，保留原行审计

容易卡住的地方

• 作者明确按Full Name匹配可能撞名；本站改为patient_id是练习方案，接入原模板要同步改匹配列
• ElevenLabs字段名若与预期不一致，webhook入口会先缺字段，不要先在Sheet层补救
• OpenAI代理可能误判日期时间，写入Sheet前必须用契约校验日期格式与必填
• Gmail确认只发测试邮箱；真实患者邮件涉及隐私与送达，不应在练习环境开启
• 预约结果回传只是转告患者，不能表述成医生已确认或已锁定号源，除非另有系统