收据邮件自动识别、登记与超额审批

原文要点

这是n8n.io上的免费报销收据处理模板：Gmail触发器每分钟轮询匹配receipt/invoice/expense关键词且带附件的邮件，下载第一个附件（attachment_0）送Google Gemini提取商户、日期、金额、税额、币种、类目、支付方式等字段为JSON；解析校验后以Gmail发件人作为员工兜底，生成报销ID，按ID为匹配键追加或更新到Google Sheets；金额超过限额（模板默认500）时向Slack财务频道发待审批提醒，无论是否超额都给员工回一封已受理邮件。另有每月定时分支读取全表，计算总额、税额、均值、分类与员工维度统计及最高单笔，经Gmail发月度报告（模板收件人默认为user@example.com需替换）。

这次做成什么

搭一条收据邮件自动登记流程：Gemini识别附件→校验→写表→超额走Slack审批→回复员工→月末汇总报告。本站给出表格结构、识别提示词与一条完整测试数据，可在测试邮箱与测试表格上跑通。

准备什么

• n8n实例及Gmail凭据（既要触发读邮件也要发邮件权限）
• Google Sheets凭据与一张测试报销表
• Google Gemini（PaLM/Gemini API）凭据，识别调用会产生费用
• Slack凭据与一个测试财务频道
• 一个可收发测试邮件的邮箱，用于充当员工与财务收件人

具体怎么做

1. 建报销表与配置Gmail触发

   在Google Sheets建表，列依次为Expense ID、Employee、Vendor、Receipt Date、Amount、Tax、Currency、Category、Payment Method、Over Limit、Approval Status、Validation Status、Processed At。Gmail Trigger保持每分钟轮询，查询条件包含receipt或invoice或expense且has:attachment，确保测试邮件主题带“receipt”字样并有图片附件。

2. Gemini识别附件

   触发后下载附件，流程默认取attachment_0（第一个附件）。把图片送入Gemini节点，用下方提示词要求只返回JSON。若你的收据邮件常有多个附件，需在节点里调整二进制属性名或先加筛选。

3. 解析校验与写表

   解析Gemini返回的JSON：缺关键字段或金额非数字时把Validation Status置为failed并不写正式记录。校验通过后生成报销ID（本站练习方案：EXP-日期-邮件ID后6位），Employee优先取JSON里的员工名，否则用Gmail发件人地址兜底；Amount大于限额（模板默认500，可在校验节点改）时Over Limit=true。用Expense ID作为匹配键追加或更新到表格，避免同一邮件重复执行产生重复行。

4. 分支通知

   Over Limit=true的分支向Slack财务频道发待审批消息（含报销ID、员工、商户、金额），Approval Status置为pending；两条分支都用Gmail节点给员工回一封已受理邮件，内容含报销ID、识别金额与是否需要审批。

5. 月度汇总报告

   保留月度的Schedule Trigger分支：读取全表，计算总金额、总税额、平均单笔、按Category与按Employee的汇总、最高单笔记录，拼成正文后用Gmail发给财务邮箱。务必把模板里默认的user@example.com换成你的测试财务收件地址。

可直接复制的材料

请从这张收据或发票图片中提取信息，只输出JSON，不要输出任何其他文字或代码块标记：
{"vendor":"商户名称","receipt_date":"YYYY-MM-DD","amount":含税总金额的数字,"tax":税额数字，无税额则为0,"currency":"CNY|USD|其他币种代码","category":"餐饮|交通|住宿|办公|其他","payment_method":"现金|信用卡|支付宝|微信|其他","employee":"单据上出现的员工姓名，没有则为空"}
无法确定的字段留空字符串或0，不要编造数字。

Expense ID,Employee,Vendor,Receipt Date,Amount,Tax,Currency,Category,Payment Method,Over Limit,Approval Status,Validation Status,Processed At
EXP-20261012-a1b2c3,li.test@example.com,锦江之星测试酒店,2026-10-10,680.00,38.49,CNY,住宿,信用卡,true,pending,passed,2026-10-12T09:05:00
EXP-20261012-d4e5f6,wang.test@example.com,测试连锁咖啡,2026-10-11,45.00,2.55,CNY,餐饮,支付宝,false,auto_approved,passed,2026-10-12T09:06:00

主题：报销已受理 {{Expense ID}}
正文：
您好，您的报销已登记：
报销编号：{{Expense ID}}
商户：{{Vendor}}
日期：{{Receipt Date}}
金额：{{Currency}} {{Amount}}（含税 {{Tax}}）
状态：{{Over Limit为true则显示“超过限额，已提交财务审批”；否则显示“限额内，已自动受理”}}
如信息有误请回复本邮件说明。

输入与输出示例

本站虚构演示，未真实调用Gemini，金额与字段一一对应，仅说明期望行为。

输入

测试邮箱收到一封主题“10月住宿receipt”的邮件，发件人li.test@example.com，附件为一张虚构酒店收据图片：锦江之星测试酒店，2026-10-10，含税680.00元，税额38.49元，信用卡支付。限额保持默认500。

对应输出

Gemini返回JSON {vendor:"锦江之星测试酒店",receipt_date:"2026-10-10",amount:680.00,tax:38.49,currency:"CNY",category:"住宿",payment_method:"信用卡"}；表格新增一行Expense ID=EXP-20261012-xxxxxx，Over Limit=true，Approval Status=pending；Slack财务频道收到“报销EXP-20261012-xxxxxx（li.test@example.com，住宿，¥680.00）超限额，待审批”；li.test@example.com收到含该编号与金额的已受理回信。月末分支汇总时该行计入住宿类680.00并列为当月最高单笔之一。

做完检查这些

• 发送带图片附件的测试收据邮件后一分钟内触发器命中，表格新增一行且Expense ID唯一
• 同一封邮件被重复处理时按Expense ID更新而非新增重复行
• 金额680.00（>500）走Slack审批分支，金额45.00走直接回信分支，两条路径都能收到员工回信
• Gemini返回缺字段或金额无法解析时Validation Status=failed且不污染正式统计
• 月度分支手动执行一次，财务测试邮箱收到含总额、税额与分类汇总的邮件

容易卡住的地方

• 模板月报收件人默认为user@example.com，不替换会发丢或报错
• 流程只分析attachment_0，多附件邮件的首附件若不是收据图会识别失败
• Gmail查询条件若与实际收件习惯不符（如公司用“报销”而非receipt）会漏邮件，需改查询串
• 限额500是模板默认值，币种混合时直接比较数字会失真，正式使用前应统一币种
• Gemini识别可能出错，超额审批环节不应省略人工确认
• Gemini API与Gmail/Slack的用量可能产生费用，免费仅指模板文件本身