n8n模板：从询价邮件到报价PDF全自动流转

原文要点

该n8n工作流每分钟监听匹配的Gmail询价邮件，用OpenAI（gpt-5-mini）提取客户与项目信息并读取PDF附件文本，在Google Sheets生成带报价编号的草稿行。草稿被标记为FREIGEGEBEN后触发校验、计算金额日期、用OpenAI生成德语报价正文，创建Google Docs并导出PDF存Drive、回写链接，经Gmail发送给客户并把状态改为VERSENDET。若邮件含工程量清单（Leistungsverzeichnis），会在Haendleranfragen标签页生成供应商询价草稿，批准后发给批发商；批发商回复被结构化提取存入Haendlerangebote，同一询价凑够两份以上时用OpenAI对比并在Haendlervergleiche写入最优推荐。需要Gmail、Sheets（含触发器）、Drive的OAuth2凭据和OpenAI凭据。

这次做成什么

在不动用真实客户邮箱的前提下，用一封合成询价邮件走通核心链路：OpenAI提取→Google Sheets草稿行→手动改状态为FREIGEGEBEN→生成报价文档并回写。供应商对比部分用合成数据在表格中演练。此为本站设计的练习路径，原模板具体的节点参数、触发器搜索式与文档模板需在原模板中核对。

准备什么

• n8n实例及Gmail、Google Sheets、Google Drive的OAuth2凭据
• OpenAI API Key，并确认账号可用gpt-5-mini模型
• 一个Google Sheets文件，含报价表及Haendleranfragen、Haendlerangebote、Haendlervergleiche四个标签页
• 一个测试用Gmail账号和Drive目标文件夹，绝不用真实客户数据

具体怎么做

1. 建表与列结构

   在报价标签页建列：Angebotsnummer、Kunde、Email、Projekt、Positionen、Nettobetrag、MwSt、Gesamtbetrag、Status、PdfLink。另三个标签页按下方配置建列。状态枚举固定为ENTWURF、FREIGEGEBEN、VERSENDET，后续触发靠精确匹配。

2. 配置Gmail触发与提取

   添加Gmail Trigger，轮询间隔1分钟，Search填如 subject:Anfrage 的过滤式，下载附件打开。接OpenAI节点，用下方提取提示词，要求返回客户名、邮箱、项目、明细行与是否含Leistungsverzeichnis的JSON。

3. 写入报价草稿行

   接Google Sheets节点（Append），把OpenAI输出映射到各列：Angebotsnummer用表达式生成如 AN-{{$now.format('yyyy')}}-{{$json.rowIndex+1001}}；Nettobetrag由明细行数量乘单价求和；Status固定写ENTWURF。

4. 批准分支

   添加Google Sheets Trigger（行更新，每分钟），接IF节点判断Status等于FREIGEGEBEN。通过后接Code节点校验必填字段（Kunde、Email、Gesamtbetrag非空），计算19%增值税与总额、报价有效期（今天+30天）。

5. 生成报价文档与PDF

   接OpenAI节点用德语报价正文提示词生成文本；接Google Docs节点在目标文件夹新建文档写入正文，再用Drive节点Export为PDF存同一文件夹，把分享链接写回报价行PdfLink列，Status改VERSENDET。

6. 供应商对比演练

   在Haendlerangebote手工粘贴两条合成批发商报价（见下方数据），接一个OpenAI节点用对比提示词，把输出写入Haendlervergleiche：推荐供应商、理由、节省金额。原模板此步由批发商回复邮件触发，本练习用手动执行代替。

可直接复制的材料

你是报价助理。从下面的询价邮件（可能附PDF文本）中提取信息，只输出JSON：{"kunde":"公司或姓名","email":"","projekt":"项目简述","positionen":[{"beschreibung":"","menge":数字,"einheit":"","einzelpreis":数字}],"hatLeistungsverzeichnis":true或false}。价格未提及时einzelpreis填0。邮件内容：
{{ $json.emailText }}

你是采购分析师。以下是同一询价的多家批发商报价JSON数组。比较维度：总价、交货天数、付款条件、质保。只输出JSON：{"empfehlung":"供应商名","begruendung":"","ersparnis":相对最贵报价节省的金额,"tabelle":[{"anbieter":"","gesamtpreis":数字,"lieferzeit":数字,"zahlungsbedingung":""}]}。输入：
{{ $json.angebote }}

报价表：Angebotsnummer|Kunde|Email|Projekt|Positionen(JSON)|Nettobetrag|MwSt|Gesamtbetrag|Status|PdfLink
Haendleranfragen：AnfrageNr|Angebotsnummer|Haendler|Email|Artikel|Menge|Status(ENTWURF/FREIGEGEBEN/VERSENDET)
Haendlerangebote：AngebotNr|AnfrageNr|Anbieter|Gesamtpreis|LieferzeitTage|Zahlungsbedingung
Haendlervergleiche：VergleichNr|AnfrageNr|Empfehlung|Begruendung|Ersparnis

测试邮件：Betreff: Anfrage Gartenzaun\nSehr geehrte Damen und Herren, wir benoetigen fuer ein Bauprojekt in Leipzig 120 lfm Stabmattenzaun inkl. Montage. Bitte um Angebot. Muster GmbH, anfrage@muster-example.de
批发商报价A：{"anbieter":"ZaunHandel Nord","gesamtpreis":8400,"lieferzeit":14,"zahlungsbedingung":"14 Tage netto"}
批发商报价B：{"anbieter":"Metall Gross Sued","gesamtpreis":7950,"lieferzeit":21,"zahlungsbedingung":"2% Skonto 10 Tage"}

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际运行工作流，金额按120×68与19%增值税推算。

输入

上方测试邮件经Gmail Trigger进入，OpenAI提取返回kunde="Muster GmbH", positionen=[{"beschreibung":"Stabmattenzaun inkl. Montage","menge":120,"einheit":"lfm","einzelpreis":68}], hatLeistungsverzeichnis=true

对应输出

报价行：Angebotsnummer=AN-2026-1001, Nettobetrag=8160.00, MwSt=1550.40, Gesamtbetrag=9710.40, Status=ENTWURF；改为FREIGEGEBEN后生成Docs/PDF并回写PdfLink，Status=VERSENDET；供应商对比输出{"empfehlung":"Metall Gross Sued","ersparnis":450,"begruendung":"总价最低且支持Skonto，交货期多7天可接受"}

做完检查这些

• Gmail Trigger只命中匹配搜索式的测试邮件，其他邮件不产生新行
• OpenAI提取输出能通过JSON解析且positionen为数组，einzelpreis为数字
• Status不是FREIGEGEBEN时工作流不生成任何文档，改为FREIGEGEBEN后10分钟内出现Docs文件
• PdfLink回写后状态变为VERSENDET，且同一行不会被重复发送
• Haendlerangebote中同一AnfrageNr满两条记录后，Haendlervergleiche才写入推荐行

容易卡住的地方

• 原模板模型名写的是gpt-5-mini，需确认你的OpenAI账号实际可用，否则OpenAI节点报错
• FREIGEGEBEN等状态词必须逐字符一致，多余空格或大小写差异会导致IF分支不命中
• PDF附件需先用n8n的PDF读取节点转成文本再拼进提示词，直接传二进制给OpenAI会失败
• Google Sheets Trigger按分钟轮询，状态变更不是即时生效，测试时不要立刻判定失败
• 原模板面向德语流程，金额、日期与报价正文均为德语口径，中文业务需自行改写提示词与字段