识别客户邮件中的范围蔓延并起草变更回复

原文要点

原模板每分钟轮询Gmail收件箱，按发件域名映射到客户在Google Docs里的SOW文档，把邮件正文与SOW全文交给OpenAI输出结构化判定（结论、条款引用、工时估算、回复草稿），not_a_request直接丢弃；判定结果连同按小时费率折算的金额写入Google Sheets的Scope Log标签页并附Gmail线程链接；out_of_scope或unclear时在Slack发提醒并在原线程创建Gmail回复草稿，范围内请求仅记录。配置项包括client_sow_map、sheet_id、hourly_rate、currency、Slack频道和署名。

这次做成什么

照着本指南在n8n里复刻一套“范围蔓延哨兵”：自动读客户邮件、对照SOW判定是否超范围、记账、必要时提醒团队并起草变更单回复。本指南给出的是本站设计的等价搭建方案与自建练习数据，提示词与配置均为本站编写，非原模板原文。

准备什么

• 一个n8n实例（云版或自托管均可），能添加Gmail、Google Docs、Google Sheets、Slack、OpenAI五组凭据
• 一个测试用Gmail邮箱，其中有一封虚构客户来信，且你在Google Docs里建好一份测试SOW文档
• 一个含“Scope Log”标签页的Google Sheet，表头列为checked_at、client_domain、from_email、subject、request_summary、verdict、matching_clause、estimated_hours、estimated_value、thread_link
• 一个OpenAI API Key（模型调用按官方计费，免费额度视账户而定）和一个可发消息的Slack测试频道

具体怎么做

1. 配置触发器与域名映射

   新建工作流，添加Gmail Trigger，轮询间隔设为1分钟，搜索查询先用label:INBOX is:unread这类宽松条件便于测试。后面接一个Code或Set节点，放入client_sow_map，例如{"acme-demo.cn":"https://docs.google.com/document/d/你的测试SOW文档ID/edit"}。用邮件From字段提取@后域名，在映射表里查找；查不到就走忽略分支直接结束。

2. 读取SOW并调用OpenAI判定

   命中域名后用Google Docs节点按映射URL读取SOW全文，把SOW内容与邮件主题、正文拼进OpenAI节点的提示词（见下方材料），要求模型严格输出JSON：verdict取值in_scope/out_of_scope/unclear/not_a_request，外加clause、estimated_hours、draft_reply。模型选你账户可用的聊天模型即可，温度调低以保证JSON稳定。输出后用Code节点解析JSON并校验字段，解析失败按unclear处理。

3. 写入Scope Log记账

   在配置节点设定hourly_rate（例如500）与currency（CNY）。用Set节点组装日志行：checked_at取当前时间，request_summary取邮件主题加正文前100字，estimated_value=estimated_hours×hourly_rate，thread_link拼接https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/加Gmail消息threadId。用Google Sheets节点Append到“Scope Log”标签页，列顺序与表头一一对应。

4. 分支：提醒与草稿

   加IF节点：verdict为out_of_scope或unclear时走分支A——Slack节点向测试频道发提醒（含客户域名、摘要、估算金额、线程链接），再用Gmail节点以Reply方式在原threadId下创建Draft，正文用模型返回的draft_reply加你的署名sign_off_name；verdict为in_scope时分支B什么都不做只结束；not_a_request在日志前已被丢弃。

5. 用测试邮件端到端验证

   从外部邮箱向被监听Gmail发一封测试邮件（见下方示例输入），手动执行一次工作流，检查Sheet是否新增一行、Slack是否收到提醒、Gmail草稿箱是否出现回复草稿，再发一封纯闲聊邮件确认被丢弃。

可直接复制的材料

你是项目交付经理助理。下面是某客户的工作说明书（SOW）全文和该客户发来的一封邮件。请判断邮件中的请求是否属于SOW范围内的工作。

判定规则：
1. 邮件不含任何工作请求（问候、通知、闲聊），输出verdict=not_a_request。
2. 请求明确在SOW条款覆盖范围内，输出verdict=in_scope，并引用对应条款编号。
3. 请求超出SOW范围，输出verdict=out_of_scope，引用最接近的条款并说明超出的部分。
4. 无法确定时输出verdict=unclear。

仅输出JSON，不要输出其他文字，字段如下：
{"verdict":"in_scope|out_of_scope|unclear|not_a_request","clause":"相关条款编号与一句话引用","estimated_hours":数字（完成该请求预估工时，无法估计填0）,"request_summary":"一句话概括请求","draft_reply":"若超范围或不明确，写一段礼貌的中文回复草稿：说明该请求超出当前SOW第X条、预估需额外N小时、建议签署变更单后再排期；若in_scope或not_a_request则填空字符串"}

【SOW全文】
{{ $json.sowContent }}

【邮件主题】
{{ $json.subject }}

【邮件正文】
{{ $json.body }}

{
  "client_sow_map": {
    "acme-demo.cn": "https://docs.google.com/document/d/1AbC测试SOW文档ID/edit",
    "globex-test.com": "https://docs.google.com/document/d/1XyZ另一份测试SOWID/edit"
  },
  "hourly_rate": 500,
  "currency": "CNY",
  "slack_channel": "#scope-alerts-test",
  "sign_off_name": "项目组-小周",
  "sheet_id": "你的测试Sheet的ID",
  "gmail_search_query": "label:INBOX is:unread"
}

工作说明书 SOW-2026-01
客户：Acme演示公司（域名 acme-demo.cn）
第1条 范围：乙方为甲方官网提供季度内容更新，每季度不超过10个页面。
第2条 范围：每月一次SEO关键词排名报告。
第3条 排除项：不包含网站重构、新功能开发、电商模块及任何第三方付费插件费用。
第4条 变更：超出上述范围的请求须签署书面变更单，按约定小时费率另行计费。

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际运行；工时120与金额60000是本站为示例设定的参考值，不代表模型真实输出或报价建议。

输入

从li.wei@acme-demo.cn向被监听邮箱发送测试邮件，主题“官网改版咨询”，正文：“你好，我们想趁下个季度把官网整体重构成响应式，并加一个在线商城模块，麻烦估个时间。”

对应输出

OpenAI节点返回：{"verdict":"out_of_scope","clause":"第3条 排除项：不包含网站重构、新功能开发、电商模块","estimated_hours":120,"request_summary":"客户要求官网响应式重构并新增商城模块","draft_reply":"您好，感谢您的需求。网站重构与商城模块不在当前SOW范围内（第3条排除项），预估需约120小时额外工作量。我们建议先签署变更单确认费用后排期，您看是否方便约个电话详谈？"}。Scope Log新增一行：checked_at=2026-10-20 09:15、client_domain=acme-demo.cn、from_email=li.wei@acme-demo.cn、subject=官网改版咨询、verdict=out_of_scope、estimated_hours=120、estimated_value=60000（500×120 CNY）、thread_link指向该线程；Slack收到提醒；Gmail草稿箱出现同线程回复草稿。

做完检查这些

• 发一封域名未映射的邮件，工作流应静默结束且Sheet不新增任何行
• 发送示例中的重构+商城邮件后，Scope Log应新增一行且verdict为out_of_scope，estimated_value等于estimated_hours乘以你设定的hourly_rate
• Slack测试频道应收到包含客户域名与金额的提醒，Gmail草稿箱应在同一邮件线程下出现以draft_reply为内容的草稿
• 发一封纯问候邮件（如“节日快乐”），应被判定为not_a_request，不产生日志、提醒或草稿

容易卡住的地方

• Gmail Trigger按分钟轮询，手动测试时建议直接点Execute Workflow，不必等整点轮询
• OpenAI返回的JSON必须严格解析，模型偶尔会在JSON外包裹解释文字，解析节点要加兜底，否则整条流程报错中断
• Scope Log表头列名与节点字段映射顺序不一致会导致数据写错列，建表时逐列核对
• SOW文档若权限未共享给Gmail/凭据对应的Google账号，Google Docs节点会取不到内容，需提前授权
• 小时费率与金额只是估算参考，不要直接当作对客户的正式报价