n8n按效期风险分诊药店库存并代发调拨邮件

原文要点

原模板为免费n8n工作流：每天早上6点运行，从Google Sheets读取Inventory_Batches、Sales_Log、Branch_Stock、Supplier_Policies四个标签页，按近期销售速度与FEFO原则计算效期风险并给出调拨、退货、折扣或报废建议；Gemini生成三行药师简报发到Slack等待批准/拒绝；批准后按动作类型用Gmail向分店发调拨邮件、向供应商发退货请求，管制药品仅在Slack发人工合规提醒；每个动作向Action_Queue追加审计行，并回写批次数为ACTIONED或QUARANTINED（含折扣百分比）避免下次重复处理，Reorder_Control用于补货控制。需用Google Service Account并分享表格、配置Slack与Gmail凭证及Gemini(PaLM)。

这次做成什么

用六个标签页的测试表格复现“每日效期风险分诊→Slack批准→按类型发邮件/提醒→回写状态”的闭环，并用三批次虚构库存做一轮完整练习。

准备什么

• 可登录的n8n实例且有Google Service Account、Slack、Gmail、Gemini四类凭证配置权限
• 一个已与Service Account邮箱共享的Google Sheets测试工作簿，含六个规定标签页
• 一个Slack测试频道ID且工作流可用send and wait审批
• 测试期间可用的email_override收件地址，把所有外发邮件转到自己邮箱

具体怎么做

1. 准备六标签页表格与配置

   按下方配置材料建Inventory_Batches、Sales_Log、Branch_Stock、Supplier_Policies、Action_Queue、Reorder_Control六个标签页并填入示例数据；在n8n新建工作流，第一个配置节点写入Sheet ID、效期预警天数（如90天）、Slack频道ID和email_override地址。

2. 风险计算分支

   加Google Sheets读取节点分别拉四个数据页；用代码/表达式节点按批次剩余效期天数、近30天销量推算可售天数，剩余效期小于可售天数即判为风险批次；按Supplier_Policies决定建议动作：效期内可退则return、其他分店月销量高则transfer、临近效期则discount、过期则dispose；管制药品标记只发合规提醒。

3. Gemini简报与Slack审批

   加Gemini节点用下方简报提示词把风险清单压成三行中文简报；加Slack send and wait节点把简报和前几项动作预览发到测试频道，等批准/拒绝；用IF节点分流，拒绝则只在Action_Queue记录rejected。

4. 批准后的路由与回写

   批准后用Switch节点按动作类型路由：transfer走Gmail向接收分店发调拨邮件、return走Gmail向供应商发退货请求、管制药品走Slack发人工合规提醒；每个动作向Action_Queue追加一行审计记录；最后更新Inventory_Batches对应批次状态为ACTIONED或QUARANTINED并写入折扣百分比，再次运行确认该批次被跳过。

可直接复制的材料

{
  "spreadsheetId": "替换为测试工作簿ID",
  "tabs": {
    "Inventory_Batches": ["batch_id", "drug_name", "qty", "expiry_date", "branch", "controlled", "status", "discount_pct"],
    "Sales_Log": ["date", "drug_name", "branch", "qty_sold"],
    "Branch_Stock": ["branch", "drug_name", "qty"],
    "Supplier_Policies": ["drug_name", "returnable", "return_deadline_days"],
    "Action_Queue": ["ts", "batch_id", "action", "target", "decision", "note"],
    "Reorder_Control": ["drug_name", "branch", "reorder_paused"]
  },
  "config": {"expiry_horizon_days": 90, "slack_channel": "替换为频道ID", "email_override": "test@example.com"}
}

你是药店库存助手。根据以下风险批次JSON生成简报，要求：恰好三行中文；第一行概括风险批次数与总金额；第二行列出最紧急的两个批次及建议动作（调拨/退货/折扣/报废）；第三行提示管制药品是否需人工处理。不要输出第四行，不要使用表情符号。数据：
{{$json.riskList}}

主题：库存调拨请求 - {{$json.drug_name}} 批次 {{$json.batch_id}}
正文：
您好，{{$json.target_branch}}店：
总仓现有批次 {{$json.batch_id}}（{{$json.drug_name}}，数量 {{$json.qty}}，效期至 {{$json.expiry_date}}）面临效期风险，贵店近30天销量较高，建议接收调拨。
请于两个工作日内回复确认接收数量。
（本邮件由自动化流程发出，测试期间实际发送至统一测试邮箱）

输入与输出示例

本站虚构演示，效期与销量数字为自洽示例，未真实运行工作流或调用Gemini。

输入

Inventory_Batches三行：B001 阿莫西林胶囊 qty 200 效期2025-08-10 总仓 controlled=no；B002 布洛芬片 qty 500 效期2025-07-01 总仓 controlled=no；B003 可待因口服液 qty 40 效期2025-09-15 controlled=yes。Sales_Log显示布洛芬总仓近30天仅售20盒，分店A售180盒；Supplier_Policies显示阿莫西林可退、退货期限效期前60天。

对应输出

风险清单：B002判为transfer（分店A需求高）、B001判为return（可退且期限内）；Slack收到三行简报，点批准后：Gmail向分店A邮箱发出B002调拨邮件、向供应商发出B001退货请求，B003在Slack生成人工合规提醒；Action_Queue追加三行decision=approved；Inventory_Batches中B001、B002状态改为ACTIONED，次日运行不再出现。

做完检查这些

• Action_Queue中每个建议动作都有一行审计记录且decision与Slack点击结果一致
• B001/B002回写ACTIONED后再次运行流程，风险清单中不再出现这两个批次
• 管制药品B003不会触发任何Gmail外发，只在Slack出现人工合规提醒
• 测试期所有Gmail邮件实际收件人都是email_override地址而非分店或供应商

容易卡住的地方

• Service Account必须先以邮箱形式共享工作簿，否则读取节点报权限错误
• Slack send and wait需要n8n可通过公网HTTPS访问才能恢复等待中的执行
• 效期与销量比较依赖Sales_Log数据质量，缺销售记录会把慢销品误判或漏判
• email_override仅用于测试，正式上线忘记移除会把真实调拨邮件发给一个人
• 退货期限判断以效期前天数为准，日期格式不统一（如文本型日期）会导致判断失效