n8n在会前自动发来外部会议简报

原文要点

该免费n8n模板每30分钟（或手动）运行：从指定Google Calendar取即将开始的事件，读Google Sheets的Briefed日志去重；过滤掉已取消、你已谢绝、仅内部参会人（按域名判断）和已记录简报的会议。对入选会议，用主要外部参会人在Gmail里搜最近往来邮件，把摘要片段与邀请信息交给OpenAI，生成WHO、WHERE WE LEFT OFF、OPEN THREADS、GO IN WITH四段简报，经Gmail发到你指定邮箱，并把会议详情追加到日志表防重复。配置项有CalendarId、SendBriefTo、InternalDomains、LeadTimeMinutes、HistoryEmailCount。

这次做成什么

配置好会前简报流程：用一场合成外部会议和几封假往来邮件触发一次手动运行，收到四段式简报邮件，并确认日志表写入后同一会议不会重复简报。

准备什么

• n8n实例，已导入或复刻该模板
• Google账号：日历、Gmail（收往来邮件和发简报用同一账号最省事）、Google Sheets
• OpenAI API key（会产生API费用）
• 一场日历里的外部测试会议和若干封对应的测试邮件

具体怎么做

1. 建日志表

   新建Google Sheets，标签页命名Briefed，第一行写入列头：Briefed At、Event ID、Meeting、Starts At、Attendees、History Found。复制表格ID，粘到工作流里两个Google Sheets节点的document ID位置。

2. 改配置值

   在配置节点设置：CalendarId=primary（或你的日历ID）、SendBriefTo=你自己的邮箱、InternalDomains=你的公司域名如mycompany.com、LeadTimeMinutes=120（提前两小时内开始的会议才简报）、HistoryEmailCount=5。绑定Calendar、Gmail、Sheets、OpenAI四份凭据。

3. 造一场合成测试会议

   在日历里建一场60到90分钟后开始的会议，标题如与蓝湾科技季度回顾，邀请一个外部域名邮箱如contact@example.com，不要谢绝。用Gmail给自己发两封与该外部地址往来的测试邮件，内容涉及合同续期和两个待确认问题，作为历史素材。

4. 手动触发并核对简报

   点手动执行。观察过滤节点：你的测试会议因开始时间在窗口内、含外部域名、未谢绝、不在Briefed表而入选；Gmail搜索节点拉到往来邮件片段；OpenAI节点输出四段简报；Gmail节点发到SendBriefTo；Sheets节点追加一行记录。

5. 验证去重与定时

   立刻再手动跑一次，确认同一会议因Event ID已在Briefed表被跳过、不发第二封。满意后启用每30分钟的Schedule Trigger；会前一天观察真实会议是否按时收到简报。

可直接复制的材料

你要帮我准备一场即将开始的外部会议。以下是会议邀请信息和与主要外部参会人最近的邮件往来摘要。

会议标题：{{event_title}}
时间：{{start_time}}
参会人：{{attendees}}
会议描述：{{description}}

近期邮件往来摘要：
{{email_snippets}}

请用中文写一份简报，严格分四段，每段不超过三条要点：
WHO：对方是谁，角色和公司背景（只写邮件和邀请里有的信息）。
WHERE WE LEFT OFF：上次沟通进展到哪一步。
OPEN THREADS：尚未闭环的问题或承诺。
GO IN WITH：建议我带着什么立场或目标进场。

如某段没有素材，直接写暂无记录，不要编造。

{
  "CalendarId": "primary",
  "SendBriefTo": "me@example.com",
  "InternalDomains": ["mycompany.com"],
  "LeadTimeMinutes": 120,
  "HistoryEmailCount": 5,
  "BriefedSheetName": "Briefed"
}

输入与输出示例

本站虚构演示，简报文字为示意，实际由OpenAI根据你的真实邮件生成。

输入

测试会议：与蓝湾科技季度回顾，75分钟后开始，外部参会人contact@example.com；Gmail里有两封往来：上月对方提出续费价格再降5%，我方回复需带用量数据再谈，另有一封未回复的技术对接问题。

对应输出

收到的简报邮件四段为——WHO：蓝湾科技联系人，负责采购，来自会议邀请与邮件签名；WHERE WE LEFT OFF：续费谈判中，对方要求降价5%，我方要求提供用量数据；OPEN THREADS：降价幅度未定；技术对接问题对方尚未回复；GO IN WITH：建议先索要用量数据，技术上先回应未复问题以推动续费。Briefed表追加一行，History Found为2。

做完检查这些

• 测试会议通过全部过滤条件并触发简报，取消或谢绝的会议被跳过
• InternalDomains内的纯内部会议不产生简报
• 第二次运行同一会议不重复发邮件，Briefed表只多一行
• 邮件历史为空时简报对应段落写暂无记录而不是编造内容

容易卡住的地方

• LeadTimeMinutes决定简报触发窗口，间隔30分钟的轮询配太短窗口会漏掉会议
• InternalDomains填错会把同事误判成外部人，浪费OpenAI调用
• 主要外部参会人取不到或Gmail搜不到往来时，History Found为0，简报只靠邀请信息
• Gmail搜索依赖邮件与参会人地址匹配，对方换邮箱会找不到历史