建筑RFI与送审件的收件、升级和每日催办

原文要点

原工作流是Khairul Muhtadin发布的n8n免费模板（2026年9月更新）：三个webhook分别接rfi/intake、rfi/answer、subm/intake，载荷不完整即拒绝并通过Discord和Gmail通知办公室；用作者配置的gpt-6-luna（Chat Completions凭据）分类问题并起草确认回执，解析JSON失败时有fallback；优先级由截止日期加关键词算出，台账写入Airtable的RFI Register与Submittal Log两张表；标记需工程复核的RFI走Discord紧急消息+Telegram+Gmail邮件工程师三路升级；答复webhook匹配台账标记answered并回邮提交人，无效或不匹配则提醒办公室；cron每日拉取两表算临期逾期，发平安或待办汇总到Gmail和Discord。模型名gpt-6-luna为作者配置，本站未验证其可用性。

这次做成什么

用n8n搭一条最小可用的工程问答管理练习流：一个webhook收RFI→字段校验→AI分类并起草回执→写入Airtable台账→按是否需复核分支升级→每日定时汇总。先跑通收件与台账，再接答复webhook和送审件入口。

准备什么

• 一个n8n实例（自托管或云端）并能开启webhook
• OpenAI Chat Completions凭据（作者配置模型名为gpt-6-luna，如不可用需在原模板或n8n节点中换成你账号可用的模型）
• Airtable个人访问令牌及一个自建Base
• Gmail OAuth2凭据，以及Discord机器人、Telegram机器人（可先只做邮件通道）
• 用于测试的合成数据，不用真实项目联系人

具体怎么做

1. 建Airtable台账

   在Airtable新建Base，建表RFI Register，字段：RFI编号（单行文本）、提交人邮箱、问题描述、截止日期（日期）、类别、优先级、状态（单选：open/answered）、需工程复核（勾选）。再建表Submittal Log，字段：送审编号、提交人邮箱、材料名称、截止日期、分类、状态。

2. 配RFI收件webhook与校验

   在n8n加Webhook节点，路径设rfi/intake、方法POST。后接IF节点做字段完整性校验：rfi_id、submitter_email、question、due_date四项任一为空即拒绝，走false分支用Gmail/Discord通知办公室并返回400；完整则进入处理。

3. AI分类与起草回执

   接OpenAI Chat Completions节点，粘贴下方提示词，要求返回JSON。后面接JSON解析（原模板有fallback，可用一个Set节点在解析失败时填默认类别'未分类'）。提示词输出category、needs_review、acknowledgment三段。

4. 算优先级并写台账

   用Code节点算优先级：截止日期距今天≤3天或question含'停工''安全'等关键词→high；≤7天→medium；否则low。接Airtable节点Create Record写入RFI Register，字段按上表映射。再用Gmail节点把acknowledgment发给submitter_email。

5. 复核分支升级

   IF节点判断needs_review为true时：Discord节点发紧急消息到指定频道、Telegram节点发警报到你的chat_id、Gmail节点发邮件给工程师测试邮箱；false则只发常规Discord新RFI通知。

6. 答复入口与每日汇总

   第二个Webhook路径rfi/answer：收rfi_id和answer_text，Airtable Search按RFI编号查找，找到则更新状态answered并回邮提交人，找不到则Gmail提醒办公室。第三个Webhook路径subm/intake仿照步骤2—4搭建：校验送审编号、提交人邮箱、材料名称等必填项，缺失则拒绝并通知办公室；用同一思路让模型分类送审件并起草回执（JSON解析失败同样走fallback），写入Submittal Log后回邮提交人并发Discord更新。加Schedule Trigger每日运行：Airtable列出open且截止日期≤今天+2天的记录，非空发待办汇总，空则发'今日平安'，分别到Gmail和Discord。

可直接复制的材料

你是建筑项目的工程助理。根据下面的RFI信息输出严格JSON，不要输出其他文字。
RFI编号：{{$json.rfi_id}}
问题描述：{{$json.question}}
截止日期：{{$json.due_date}}
返回格式：{"category":"结构|机电|装饰|进度|造价 之一","needs_review":true或false（涉及结构安全、设计变更、可能影响工期则为true）,"acknowledgment":"一段中文确认回执，告知已收到RFI编号、预计答复时限为3个工作日，语气正式简洁"}

{"rfi_id":"RFI-2026-014","submitter_email":"test.sub@example.com","question":"地下室外墙后浇带止水钢板搭接长度图纸未标明，现场等待答复，可能影响进度。","due_date":"2026-09-15","project":"演示项目A"}

const item = $json;
const days = Math.ceil((new Date(item.due_date) - new Date()) / 86400000);
const hot = ['停工','安全','质量事故','验收'];
let priority = 'low';
if (days <= 3 || hot.some(k => (item.question||'').includes(k))) priority = 'high';
else if (days <= 7) priority = 'medium';
return { json: { ...item, priority } };

输入与输出示例

本站虚构演示，非原作者运行结果，未实际调用任何服务。

输入

用上方测试载荷POST到rfi/intake，其中question含'可能影响进度'，due_date为2026-09-15（距模拟运行日9月12日为3天）。

对应输出

AI返回{"category":"结构","needs_review":true,"acknowledgment":"已收到RFI-2026-014，我部将于3个工作日内答复。"}；Code节点算出priority=high；Airtable新增一行状态open；因needs_review为true，Discord紧急频道出现'【升级】RFI-2026-014需工程复核'，Telegram收到同内容警报，工程师测试邮箱收到邮件；提交人邮箱收到确认回执。次日（9月13日）cron运行时该条距截止恰好2天，满足'≤今天+2天'条件，进入待办汇总邮件。

做完检查这些

• POST缺少rfi_id的载荷返回400，办公室收到Discord/Gmail通知，Airtable无新增记录
• 完整载荷提交后RFI Register出现对应行，category、priority、状态open均非空
• needs_review为true时三条升级通道（Discord紧急、Telegram、工程师邮件）各有且仅有一条消息
• 向rfi/answer提交匹配rfi_id后记录变answered，提交人收到答复邮件；提交不存在编号时办公室收到提醒
• 每日cron在无临期项时发'平安'汇总，有临期项时列出编号与截止日期

容易卡住的地方

• gpt-6-luna是作者配置的模型名，你的OpenAI账号若无此模型会在分类节点报错，需在原模板或节点中更换，本站未核实该模型是否存在
• Airtable字段名必须与映射完全一致（含中英文），否则写记录报字段不存在
• AI返回若带markdown代码块会导致JSON解析失败，fallback逻辑要提前配好
• Discord/Telegram的频道ID和chat_id用测试值，别直接把真实项目群ID写进练习流
• webhook路径rfi/intake与rfi/answer不要写反，答复进错入口会全部不匹配