会计师事务所催客户交资料的自动化流程

原文要点

原模板为会计师事务所催收客户资料：员工表单或POST webhook提交请求后，在Google Drive建客户专属文件夹、在Google Sheets的“Document Requests”和“Activity Log”两个标签页建跟踪行，通过WhatsApp Cloud API模板消息（模板名document_request、document_reminder、documents_received需预先创建获批）和Gmail发出资料清单与专属上传链接。客户经n8n Form上传后文件存回Drive并更新已收/待收清单，收齐时邮件通知负责人；每天10:00（周一至周六）扫描未完成请求，用OpenAI（gpt-4o-mini）起草提醒文案，经WhatsApp和Gmail发出并更新提醒计数，超期升级给负责人。另有带board_key密钥的网页状态看板，密钥错误返回401。

这次做成什么

在n8n搭一条“建档→发清单→收文件→每日催收→状态看板”的催收流程，并用本站设计的两个客户合成数据走通建档与一次提醒。

准备什么

• n8n实例且有公网URL（客户要访问上传表单与看板）
• Google账号：Drive凭据、Sheets凭据、Gmail凭据各一
• OpenAI API密钥，模型按原模板设为gpt-4o-mini
• Meta开发者账号的WhatsApp Cloud API电话号ID与访问令牌（测试可先用Meta测试号码）

具体怎么做

1. 建表与配置项

   建一个Google Sheet含“Document Requests”和“Activity Log”两个标签页。Document Requests列建议：request_id、client_name、contact_phone、contact_email、due_date、doc_list、received_list、status、reminder_count、last_reminded_at、assignee_email、folder_id、upload_link。在流程配置节点填入Sheet ID、Drive根文件夹ID、团队邮箱、board_key、n8n公网base URL。

2. 受理入口与建档

   建n8n Form或Webhook接收员工提交：客户名、联系方式、截止日、所需资料清单。接Google Drive节点在根文件夹下建“客户名-请求号”文件夹，再用Sheets节点追加跟踪行，upload_link字段填n8n公网地址加该请求的上传表单路径加请求号参数。

3. 发出首次清单通知

   接WhatsApp Cloud API节点（HTTP Request，头认证，URL含你的phone_number_id与API版本）发送已获批模板document_request；并行接Gmail节点发含资料清单和专属上传链接的邮件。完成后在Activity Log追加一条“已发出首次请求”记录。

4. 接收上传与更新清单

   建第二个n8n Form作为客户上传入口，URL带request_id参数。上传后Sheets查找匹配行，Drive节点把文件存入对应folder_id，更新received_list与待收项，全部收齐则status改complete并用Gmail通知assignee_email；未收齐则发收据说明还缺什么。

5. 每日催收与看板

   加Schedule Trigger设每天10:00（周一至周六），读取Sheets中status非complete的行，OpenAI节点起草提醒文案，分别经WhatsApp模板document_reminder和Gmail发出，reminder_count加一并更新last_reminded_at；超过due_date的邮件升级给负责人。看板用一个Webhook（GET）读取Sheets汇总返回HTML，校验query参数key等于board_key，不等则返回401。

可直接复制的材料

你是会计师事务所的客户协调员。请为以下客户写一段礼貌的资料催收提醒正文，用于邮件，150字以内。

客户称呼：{{$json.client_name}}
应提交截止日：{{$json.due_date}}
尚未收到的资料：{{$json.pending_list}}
专属上传链接：{{$json.upload_link}}
这是第{{$json.reminder_count_plus_one}}次提醒。

要求：语气礼貌但明确，列出缺失资料逐项，给出上传链接，注明如有疑问可回复本邮件。只输出邮件正文，不要主题行，不要解释。

[
  {"request_id":"REQ-0001","client_name":"青叶商事株式会社","contact_phone":"+819000000001","contact_email":"keiri@aoba-test.example","due_date":"2026-10-20","doc_list":["2025年度决算报告书","银行对账单9月分","发票汇总表"],"assignee_email":"tanaka@firm-test.example"},
  {"request_id":"REQ-0002","client_name":"北川食品加工","contact_phone":"+819000000002","contact_email":"soumu@kitagawa-test.example","due_date":"2026-10-12","doc_list":["工资台帐8月分","源泉征收票"],"assignee_email":"sato@firm-test.example"}
]

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际连接Meta/Google服务。

输入

员工表单提交：客户“青叶商事株式会社”，截止2026-10-20，需收“决算报告书、银行对账单9月分、发票汇总表”三项，负责人tanaka@firm-test.example

对应输出

Sheet新增行：REQ-0001|青叶商事株式会社|2026-10-20|status=pending|reminder_count=0|upload_link=https://n8n.example.test/form/upload?request_id=REQ-0001；客户收到WhatsApp模板document_request与Gmail清单邮件；Activity Log写入“2026-10-05 10:00 已发出首次请求 REQ-0001”。

做完检查这些

• 提交测试请求后，Drive出现“青叶商事株式会社-REQ-0001”文件夹且Sheets两行数据齐全
• 上传表单提交一个文件后，文件进入对应文件夹，received_list更新且客户收到含剩余缺失项的收据
• 手动触发每日催收节点时，pending行reminder_count从0变1且last_reminded_at更新为当天
• 看板URL不带key或带错key返回401，带正确board_key能看到请求状态列表

容易卡住的地方

• WhatsApp模板document_request等三个必须先在Meta后台创建并获批，否则发送报模板不存在错误
• n8n必须公网可达，否则客户打不开上传表单与看板；base URL填错会导致链接失效
• 每日触发器时区要与事务所所在地一致，激活前核对Schedule Trigger时区设置
• 看板key是弱保护，不要把看板链接发给客户，只限内部使用
• 测试中WhatsApp与Gmail发送对象务必用测试号码和测试邮箱