n8n自动核对GST发票与GSTR-2B并起草催办邮件

原文要点

这是一个免费的n8n模板，每月15日上午10点自动运行：按配置的Gmail查询条件搜索发票邮件并下载PDF附件，逐张用OpenAI解析GSTIN、发票号/日期、应税金额及IGST/CGST/SGST字段，跳过非税票与重复票；再读取Google Sheets中的GSTR-2B页，按供应商GSTIN加发票号匹配，税额差在容差内也可兜底匹配；对缺票、税额不符、供应商GSTIN无效、买方GSTIN开错等问题打标，写回Reconciliation页，向财务邮箱发HTML格式ITC风险汇总，并按供应商分组用OpenAI起草催办邮件存为Gmail草稿。需要Gmail、Google Sheets、OpenAI三组凭据。

这次做成什么

用该模板搭一条每月自动核对的流水线：把练习用发票PDF放入测试Gmail邮箱，跑通“解析→对账→写表→汇总邮件→催办草稿”全流程，并用自己构造的含缺票和税额差的数据验证标记逻辑。

准备什么

• 一个n8n实例（云端或自托管）并能导入该免费模板
• 测试用Gmail账号并完成Gmail OAuth2授权，不与真实财务邮箱混用
• Google Sheets OAuth2授权及一个含GSTR-2B与Reconciliation两个页的测试表格
• OpenAI API密钥（提取与起草两个节点共用，会实际计费）

具体怎么做

1. 导入模板并配置规则参数

   在n8n导入工作流20089后，打开开头的规则设置节点，填入companyName、companyGSTIN（15位格式如27ABCDE1234F1Z5）、accountsEmail（财务收件地址）、taxTolerance（税额容差，建议先设1表示±1卢比）和returnPeriod（申报期如092026），并把Gmail搜索查询改为符合你发票到达方式的条件，例如 has:attachment filename:pdf subject:(invoice OR tax) after:2026/09/01。

2. 准备Google Sheets两个页

   建一个测试表格，GSTR-2B页至少含supplier_gstin、invoice_number、invoice_date、taxable_value、igst、cgst、sgst列；Reconciliation页留空由流程写入。把表格ID分别填进两个Google Sheets节点，替换模板中的YOUR_GOOGLE_SHEET_ID占位，并为两个节点选择对应的页名。

3. 连接三个凭据

   在Credentials中新建Gmail OAuth2（需要搜索邮件、发汇总邮件、建草稿权限）、Google Sheets OAuth2、OpenAI API Key三个凭据，逐一挂到对应节点。注意发票正文会发送给OpenAI，先确认公司数据政策允许，测试阶段只用虚构发票。

4. 投放测试发票并手动跑一次

   往测试Gmail邮箱发3封带PDF附件的邮件：2封能在GSTR-2B表里匹配到（其中1封税额差在容差内），1封在表中不存在。GSTR-2B表里再放1条没有对应邮件的记录。手动执行工作流，观察PDF拆分、OpenAI提取、匹配分支的输出。

5. 核对产出

   打开Reconciliation页确认每张票的状态（matched、missing_in_2b、tax_mismatch等）和那条“表里有票但没邮件”的记录；检查财务邮箱收到的HTML汇总里缺票数量和ITC风险金额；再到Gmail草稿箱看是否按供应商分组生成了催办草稿，确认草稿未被自动发送。

可直接复制的材料

你是印度GST发票字段提取器。从下面的发票PDF文本中提取字段，只返回JSON，不要解释。字段：supplier_gstin（15位）、buyer_gstin、invoice_number、invoice_date（YYYY-MM-DD）、taxable_value（数字）、igst、cgst、sgst（数字）。如果不是税务发票（如报价单、收据），返回{"is_tax_invoice":false}。否则返回{"is_tax_invoice":true, ...上述字段}。发票文本：{{ $json.pdfText }}

你是财务对账专员。以下是与供应商{{ $json.vendorName }}（GSTIN: {{ $json.supplierGstin }}）在申报期{{ $json.returnPeriod }}的对账问题清单：{{ $json.issueList }}。请起草一封不超过120词的英文邮件：礼貌说明这些发票在GSTR-2B中缺失或税额不符、可能造成ITC损失，请求对方在5个工作日内核对并在GST门户修正或重新开票。只输出邮件正文，语气专业。

supplier_gstin,invoice_number,invoice_date,taxable_value,igst,cgst,sgst
27AAKFL2345M1Z2,INV-1021,2026-09-05,50000,9000,0,0
29PQRTS7788K1Z4,BL-447,2026-09-12,20000,0,1800,1800
07XYZAB9001Q1Z8,SV-88,2026-09-18,12000,2160,0,0

{"companyName":"Demo Textiles Pvt Ltd","companyGSTIN":"27ABCDE1234F1Z5","accountsEmail":"accounts-demo@example.com","taxTolerance":1,"returnPeriod":"092026","gmailQuery":"has:attachment filename:pdf subject:(invoice OR tax) after:2026/09/01"}

输入与输出示例

本站虚构演示，非模板实际运行结果，金额按虚构数据计算

输入

测试邮箱收到供应商GSTIN为27AAKFL2345M1Z2的发票INV-1021，应税金额50000、IGST 9000；GSTR-2B表中同供应商同票号记录的IGST为8990，容差设为1。另有一张SV-88只在表中存在没有邮件。

对应输出

Reconciliation页出现两行：INV-1021标记tax_mismatch（差10，超出容差1）；SV-88标记missing_email_invoice。财务汇总邮件显示ITC at risk合计约11160卢比（SV-88的2160加INV-1021的9000）；Gmail草稿箱生成一封发给27AAKFL2345M1Z2供应商的催办草稿和一封发给SV-88供应商的草稿，均待人工发送。

做完检查这些

• Gmail搜索节点能按设定查询条件返回测试邮件，且每个PDF附件被拆成独立条目带发件人上下文
• OpenAI提取节点对报价单类附件返回is_tax_invoice为false并被跳过，不产生对账记录
• 税额差在容差内的发票标记为匹配，超出容差的标记tax_mismatch并进入汇总邮件
• 催办邮件只生成Gmail草稿而不自动发送，且按供应商分组每个供应商一封

容易卡住的地方

• 模板按供应商GSTIN加发票号匹配，发票号大小写或前缀空格不一致会导致误判缺票，投放测试数据前先统一格式
• 买方GSTIN开错（发票抬头不是本公司GSTIN）会被标记，测试数据里别把buyer_gstin写成别的值除非专门验证该分支
• OpenAI按调用量计费，PDF页数多时单张成本上升，测试期用小附件
• 作者页面未说明PDF为扫描件图片时是否可用，需先在原模板核对提取节点是否支持OCR
• 每月15日10点的调度基于n8n实例时区，自托管时确认服务器时区设置