拍照转发单据自动建档并邮件提醒运营

原文要点

原文描述一条单据入口工作流：webhook接收POST来的image_url或image_base64及可选doc_type、note、submitter；校验有图后调用OpenAI gpt-5.6-terra视觉模型，要求返回结构化JSON；解析出单据类型、标题、摘要、金额、币种、日期、置信度；可识别时UPSERT进Postgres的biz_documents表（doc_id唯一，有status字段）并用Gmail发摘要给运营；缺图或无法识别时发“无法读取”邮件；每天08:00（Asia/Jakarta）查超过24小时未标记done的单据，邮件催办。模板未附可下载文件，表结构以模板说明为准。

这次做成什么

搭一条“webhook收单据照片→视觉模型抽取结构化JSON→Postgres建档→Gmail摘要/异常通知→每日催办”的单据入口流程，并用一张虚构发票图片URL完成端到端测试。

准备什么

• 可访问的n8n实例，能对外暴露webhook URL（自托管需公网可达）
• OpenAI API Key，且账户能访问gpt-5.6-terra这一视觉模型
• 一个Postgres数据库及有建表、写表权限的账号
• Gmail账号并完成OAuth2授权，可代发邮件
• 运营收件邮箱地址，用于摘要、异常和催办三处收件人
• 用于测试的图片公网URL或可转成base64的单据照片

具体怎么做

1. 建Postgres表

   在Postgres执行下方材料C的建表SQL，得到biz_documents表（doc_id唯一约束、status默认open）。在n8n凭据里添加Postgres连接并用SELECT 1测试连通。

2. 配置webhook入口

   新建工作流，加Webhook节点，HTTP方法POST，路径填docintake，响应模式选“立即响应”或“最后节点响应”均可（练习选最后节点响应便于看结果）。保存后复制Test URL。

3. 校验是否带图

   加IF节点，条件为{{$json.body.image_url}}不为空或{{$json.body.image_base64}}不为空。为空的分支直接连Gmail节点发“无法读取单据：未检测到图片”通知给运营邮箱，并结束。

4. 调用视觉模型抽取字段

   有图分支加OpenAI节点（Chat Completions），模型填gpt-5.6-terra，消息用下方材料D的提示词，图片以image_url内容块传入（base64时用data:image/jpeg;base64,...拼接）。要求模型只返回JSON。

5. 解析JSON并判定置信度

   加Code节点：try{data=JSON.parse(模型输出)}catch{data=null}。再判断data为null或confidence<0.5时走“无法识别”分支：Gmail发“无法读取”通知（附submitter和note）；否则进入建档分支。

6. UPSERT建档并发摘要邮件

   识别分支加Postgres节点执行INSERT ... ON CONFLICT (doc_id) DO UPDATE（语句见材料C后半段），doc_id可用doc_type+日期+随机后缀生成。随后Gmail节点发摘要邮件：主题“新单据已建档：{{title}}”，正文列类型、金额、币种、日期、置信度和摘要。

7. 配置每日催办并测试

   加第二个触发工作流（或同图新分支）：Schedule Trigger每天08:00、时区Asia/Jakarta，Postgres查询SELECT * FROM biz_documents WHERE status<>'done' AND created_at < NOW()-INTERVAL '24 hours'，有结果时Gmail把清单（每行doc_id+标题+金额）发给运营。最后用下方示例数据POST到webhook Test URL走通全流程。

可直接复制的材料

CREATE TABLE IF NOT EXISTS biz_documents (
  doc_id TEXT PRIMARY KEY,
  doc_type TEXT,
  title TEXT,
  summary TEXT,
  amount NUMERIC(12,2),
  currency TEXT,
  doc_date DATE,
  confidence NUMERIC(3,2),
  status TEXT NOT NULL DEFAULT 'open',
  submitter TEXT,
  note TEXT,
  created_at TIMESTAMPTZ NOT NULL DEFAULT NOW()
);

INSERT INTO biz_documents (doc_id, doc_type, title, summary, amount, currency, doc_date, confidence, submitter, note)
VALUES ($1,$2,$3,$4,$5,$6,$7,$8,$9,$10)
ON CONFLICT (doc_id) DO UPDATE SET
  doc_type=EXCLUDED.doc_type, title=EXCLUDED.title, summary=EXCLUDED.summary,
  amount=EXCLUDED.amount, currency=EXCLUDED.currency, doc_date=EXCLUDED.doc_date,
  confidence=EXCLUDED.confidence, submitter=EXCLUDED.submitter, note=EXCLUDED.note;

你是单据录入助手。阅读这张单据照片，只输出一个JSON对象，不要输出markdown代码块或其他文字。
字段：
- doc_type：单据类型，取值invoice/receipt/purchase_order/delivery_note/other之一；
- title：一行中文标题，概括单据主体与用途；
- summary：80字以内中文摘要；
- extracted：对象，含vendor（对方单位）、items（品名数组，最多5条）；
- amount：数字，含税总额，找不到填null；
- currency：三字母币种代码，如CNY/USD，找不到填null；
- doc_date：单据日期，YYYY-MM-DD，找不到填null；
- confidence：0到1的置信度，图片模糊或字段缺失时降低；
- readable：布尔值，完全无法辨认时填false，其余字段尽量填null。
提交人备注（可能为空）：{{$json.body.note}}

输入与输出示例

本站虚构演示，非真实模型输出，图片URL不存在，数字仅为字段映射示例。

输入

POST到/webhook/docintake的body：{"image_url":"https://img.example.com/test/fapiao-0091.jpg","doc_type":"invoice","submitter":"阿May","note":"9月办公用品采购"}

对应输出

模型返回{"doc_type":"invoice","title":"某文具公司办公用品采购发票","summary":"采购打印纸与硒鼓一批，含税合计486.00元。","extracted":{"vendor":"某文具（深圳）有限公司","items":["A4打印纸10包","硒鼓2支"]},"amount":486.00,"currency":"CNY","doc_date":"2026-09-02","confidence":0.93,"readable":true}；Postgres中biz_documents新增doc_id=invoice-20260902-0091一行status=open，运营邮箱收到主题“新单据已建档：某文具公司办公用品采购发票”的摘要邮件。

做完检查这些

• POST示例body后，biz_documents表出现一行，amount=486.00、currency=CNY、status=open，且运营邮箱收到摘要邮件
• POST一个不含image_url和image_base64的body，运营邮箱收到“无法读取”通知而不是流程静默成功
• POST一张模糊图片（或用confidence阈值模拟），走无法识别分支并收到通知邮件
• 把某行created_at改到25小时前且status保持open，手动执行催办分支后收到含该doc_id的清单邮件

容易卡住的地方

• gpt-5.6-terra为原文指定模型名，你的OpenAI账户若无该模型权限会在调用时报错，需先确认可用模型列表
• 自托管n8n的webhook默认可能只在内网可达，手机拍照转发场景需公网域名或隧道
• base64图片体积大，注意webhook与节点的请求体大小限制，大图建议走image_url
• 置信度阈值0.5是本站设定的练习参考值，需按实际识别质量调整，不代表模板原设定
• Asia/Jakarta时区与业务不符时要在Schedule Trigger中改时区，否则催办时间会偏移
• 不要向测试webhook POST含真实个人信息或真实财务单据的图片，用合成测试图