每 15 分钟跑的个人行政助理

原文要点

原作者流程每 15 分钟触发一次，并行做四项检查：Gmail 未读邮件、未来 24 小时 Google 日历事件、近 15 分钟 Slack 提及、当前是否早上 7 点。邮件由 OpenAI 分级并起草回复，可选择先发 Slack 审批再回复，或直接存为 Gmail 草稿，同时按 AI 生成的标题与描述建 ClickUp 任务。日历重叠时由 OpenAI 拟改期说明，经 Slack 批准后才更新事件。Slack 提及可立即回复或审批后回复。若到 7 点，汇总今日到期 ClickUp 任务、未读邮件与当日日程，经 Gmail 和 Slack 发晨报。配置需四处 OAuth2 凭据、ClickUp API、替换 YOUR_CLICKUP_LIST_ID 和 Slack 频道 ID（原值为 C0AN1UGL0RM）。

这次做成什么

搭一个可手动演练的 15 分钟行政助理练习版：先打通“未读邮件→OpenAI 分级→Slack 审批→存草稿→建 ClickUp 任务”这一条主链路，再按同样模式接日历冲突与晨报分支。

准备什么

• 可长期运行的 n8n 实例（7 点晨报分支依赖持续激活）
• Gmail、Slack、Google Calendar 三组 OAuth2 凭据及 OpenAI API 密钥
• 一个 ClickUp 工作区及其 API token 和目标列表 ID
• 一个专用 Slack 测试频道用于审批与发帖，勿用真实工作频道

具体怎么做

1. 建触发与并行入口

   放一个 Schedule Trigger 设为每 15 分钟；练习阶段先手动执行。触发后分四路：Gmail 搜索未读、Calendar 取未来 24 小时事件、Slack 读测试频道近 15 分钟消息、IF 节点判断当前小时是否为 7。

2. 配凭据与占位参数

   在 n8n 添加 Gmail、Slack、Calendar、OpenAI 四组凭据；ClickUp 用 HTTP Request 节点并在 Header 放 Authorization: 你的 API token；在 Set 节点集中放 clickup_list_id、slack_channel_id、approver_slack_user 三个参数，替换掉原模板占位值。

3. 打通邮件分级主链路

   Gmail 未读邮件 → OpenAI 节点用下文提示词输出 priority、summary、draft_reply、task_title、task_description → Switch：priority 为 high 走 Slack 审批消息（含草稿预览），批准后 Gmail 发送回复；其余直接创建 Gmail 草稿。两条路径都接着用 HTTP Request 调 ClickUp 创建任务接口 POST /api/v2/list/{listId}/task，body 用 name=task_title、description=task_description。

4. 接日历冲突分支

   Calendar 节点取事件后，用 Code 节点两两比较 start/end 找重叠对；发现冲突 → OpenAI 拟一段改期说明 → Slack 发审批 → 批准后用 Calendar 更新事件时间。练习时先在测试日历造两个重叠会议验证。

5. 接晨报分支

   IF 判断为 7 点时，HTTP Request 拉 ClickUp 今日到期任务（due_date 过滤），连同未读邮件摘要和当日事件交给 OpenAI 汇总成晨报文本，再经 Gmail 发给自己并 post 到 Slack 测试频道。

可直接复制的材料

你是行政助理。分析下面这封未读邮件，只输出 JSON。

字段：
priority：high / normal / low。需要本人当天答复、涉及截止期或金钱的为 high；需回复但不急为 normal；通知类、营销类为 low。
summary：一句话中文摘要（不超过 40 字）。
draft_reply：可直接发送的中文回复草稿，语气礼貌简洁；若无需回复则为 null。
task_title：对应跟进任务的短标题。
task_description：任务描述，含邮件关键信息与建议动作。

发件人：{{ $json.from }}
主题：{{ $json.subject }}
正文：{{ $json.snippet }}

{
  "slack_channel_id": "C012TEST000",
  "approver_slack_user": "U012TEST000",
  "clickup_list_id": "9012TEST00",
  "gmail_unread_query": "is:unread newer_than:1d",
  "calendar_window_hours": 24,
  "briefing_hour": 7
}

[
  {
    "from": "li.wei@example-client.com",
    "subject": "请确认周五演示会议时间",
    "snippet": "你好，原定周五下午 3 点的产品演示，我们这边需要提前到上午 10 点，是否可以？另外请带上最新报价单。"
  },
  {
    "from": "newsletter@example-shop.com",
    "subject": "本周特惠：全场八折",
    "snippet": "限时促销，点击查看更多优惠信息……"
  }
]

输入与输出示例

本站虚构演示，为按设计规则的示意输出，非原作者运行结果，未实际调用服务。

输入

上文合成邮件第一条：li.wei@example-client.com 请求把周五演示从下午 3 点提前到上午 10 点并索要报价单

对应输出

OpenAI 输出：{"priority":"high","summary":"客户要求周五演示提前至上午10点并索要报价单","draft_reply":"李老师您好，时间可以调整到周五上午10点，我会带上最新报价单，届时见。","task_title":"准备周五演示及报价单","task_description":"客户将演示改至周五上午10点，需更新日历并准备最新报价单"}。因 priority=high，流程向 Slack 测试频道发审批消息；批准后 Gmail 发送该回复，并以 task_title/task_description 在 ClickUp 列表建任务。第二条营销邮件判为 low，直接存草稿。

做完检查这些

• high 优先级邮件先出现在 Slack 审批频道，批准后才会真正发送回复
• normal/low 邮件不打扰审批流，只生成 Gmail 草稿和 ClickUp 任务
• ClickUp 任务的标题与描述与 OpenAI 输出的 task_title、task_description 完全一致
• 构造两个重叠日历事件时，改期说明先经 Slack 批准，事件时间才会被更新
• 把 briefing_hour 设为当前小时后手动触发，晨报同时到达 Gmail 收件箱与 Slack 频道

容易卡住的地方

• 晨报依赖工作流持续激活且时区正确，自托管实例默认 UTC 时 7 点判断会偏移 8 小时
• ClickUp 是 HTTP Request 节点而非官方节点，接口路径 /api/v2/list/{listId}/task 以 ClickUp 当前文档为准，练习前先在文档核对
• Slack 审批按钮走 n8n webhook，本地 localhost 实例收不到回调，需公网地址或隧道
• 每 15 分钟四路并行都会消耗 OpenAI 额度，练习期建议拉长间隔或先只启用邮件一路
• 日历更新是不可逆写操作，务必用测试日历验证冲突检测逻辑后再接真实日历