自动催客户补交资料：表格驱动、OpenAI按语气起草、Gmail发送

原文要点

n8n模板作者NewBrainsAI发布的免费工作流：每个工作日早8点定时运行，读取Google Sheets中Requests标签页内Status为Open的行，计算已催次数与距上次邮件天数，判断下一封是首次请求、普通提醒还是最后提醒；满足间隔且未超maxReminders上限时，用OpenAI按设定语气生成主题与正文，经Gmail以配置的reply-to地址发出，并回写Last sent为当天、Reminders加一。可配置daysBetweenReminders、maxReminders和语气。

这次做成什么

搭一条“表格驱动的资料催办流水线”：每天早上自动找出仍未交齐资料的客户，按已催次数决定首次请求、普通提醒还是最后通牒的语气，AI起草邮件、Gmail发送、表格自动记账，全程不人工盯。

准备什么

• n8n实例及Google Sheets、Gmail的OAuth凭据
• OpenAI API凭据
• 一份含Requests标签页的表格，列有Client、Email、Document、Due date、Status、Last sent、Reminders
• 用于测试的合成客户行与测试收件邮箱，勿用真实客户

具体怎么做

1. 建表并造测试数据

   新建Google Sheets，第一个标签页命名Requests，首行依次建Client、Email、Document、Due date、Status、Last sent、Reminders七列；录入3行测试数据：一行Reminders为0（触发首次请求）、一行Last sent为5天前且Reminders为1（触发普通提醒）、一行Reminders已达上限（应被跳过），Status均填Open。

2. 配置定时与读取节点

   导入模板后确认Schedule节点为工作日8:00；Google Sheets读取节点粘贴表格ID，筛选条件Status=Open，凭据挂Google OAuth。

3. 调整催办策略参数

   在Settings值里设daysBetweenReminders（如3）、maxReminders（如3）、reply-to地址和公司语气描述（如“礼貌但明确的事务所口吻”）。

4. 检查AI起草与发送节点

   OpenAI节点使用下方提示词，要求按阶段输出subject和body两段；Gmail节点收件人取Email列，正文取AI输出，reply-to取配置值。

5. 运行并核对回写

   手动执行一次流程：符合间隔的行应发出邮件，且Requests表对应行Last sent变为今天、Reminders加一；到上限的行不产生任何动作。

可直接复制的材料

你是{{firm_name}}的客户协调专员，写作语气：{{tone}}。请根据以下信息起草一封邮件，只输出JSON：{"subject":"...","body":"..."。
规则：stage为first时，语气友好，说明需要该文件及用途，给出截止日期；stage为reminder时，礼貌跟进，提及此前已请求过一次，重申截止日期；stage为final时，语气坚定但保持专业，说明这是最后一次提醒及逾期影响。
客户称呼：{{client_name}}
所需文件：{{document}}
截止日期：{{due_date}}
阶段：{{stage}}
正文控制在120字以内，结尾署名{{firm_name}}。

Client,Email,Document,Due date,Status,Last sent,Reminders
陈测试,test-chen@example.com,2025年度银行对账单,2026-10-20,Open,,0
林测试,test-lin@example.com,购销合同扫描件,2026-10-15,Open,2026-10-01,1
王测试,test-wang@example.com,发票原件,2026-09-30,Open,2026-09-25,3

输入与输出示例

本站虚构演示，非原作者运行结果。

输入

上表三行，daysBetweenReminders=3、maxReminders=3、语气为“礼貌但明确”，运行日为2026-10-06。

对应输出

陈测试收首次请求，subject：「请协助提供2025年度银行对账单」，body提及用途与10月20日截止；林测试距上次已5天收普通提醒，subject：「跟进：购销合同扫描件提交提醒」；王测试Reminders=3达上限，不发信、不回写；前两行Last sent更新为2026-10-06、Reminders分别为1和2。

做完检查这些

• Status非Open的行完全不进入处理、不发邮件
• 距Last sent不足daysBetweenReminders的行被跳过
• Reminders达到maxReminders的行既不发送也不再计数
• 发送成功的行Last sent变为运行当天且Reminders恰好加一
• AI输出包含subject与body两段且语气随stage变化

容易卡住的地方

• 列名或标签页名与模板不一致会读不到数据，必须逐字对齐
• 首次运行前Last sent为空，需确认模板对空值按首次请求处理，否则先补初始值
• OpenAI生成的措辞需人工抽查，最终通牒语气可能过重
• 时区设置错误会让“工作日早8点”在错误的本地时间触发
• 发送失败时若模板先回写会导致漏催，建议核对执行日志