保修登记加AI提醒短信的一体化售后流程

原文要点

来源说明保修登记可从n8n Form或DMS/POS webhook进入，归一化后计算保修结束与下次保养日，按序列号/VIN对Google Sheets保修台账去重；客户upsert进GoHighLevel并加标签备注，台账追加登记，发欢迎短信和HTML保修证书邮件。每日09:30扫台账，判断保养到期、逾期、保修将到期阶段，用OpenAI gpt-4o-mini写短信邮件，经GoHighLevel发送并更新阶段；续保/付费服务周期开始会建商机并把ID回写台账。需GoHighLevel Private Integration token、Sheets OAuth、OpenAI凭据，并设置location、pipeline/stage、sheet、链接与渠道。

这次做成什么

做一条可演练的售后闭环：用表单合成登记进入测试webhook，先算日期、去重、写台账，再把发送替换为测试输出，验证三类提醒的阶段判断和gpt-4o-mini文案提示词；续保商机只做ID回写演练，真实GoHighLevel字段、scope与pipeline回到原模板核对。

准备什么

• n8n测试环境，可建Form/Webhook、Schedule和Google Sheets测试副本
• GoHighLevel沙箱或暂时禁用发送；需要token时再按contacts、conversations/messages、notes/tags、opportunities范围创建
• OpenAI凭据，来源指定gpt-4o-mini，账户无该模型则换可用小模型
• Warranty Registry测试表和合成顾客，不含真实手机号、身份证或密钥

具体怎么做

1. 建保修台账

   Google Sheets建Warranty Registry，列用registrationId,fullName,phone,email,serial,product,purchaseDate,warrantyMonths,serviceIntervalDays,warrantyEnd,nextServiceDate,reminderStage,opportunityId。stage初始为none，日期用ISO。

2. 接收登记并归一化

   Form字段收集姓名、邮箱、电话、serial、product、purchaseDate；DMS/POS走测试webhook。Code节点trim字段，计算warrantyEnd=purchaseDate+warrantyMonths，nextServiceDate=purchaseDate+serviceIntervalDays，时区固定为业务所在地。

3. 序列号去重

   追加前先读台账serial/VIN列，发现相同serial且warrantyEnd未过期则返回“已登记”，不upsert、不发欢迎信息；仅历史已过期才允许新建周期并保留旧行。

4. 同步客户与欢迎包

   测试期GoHighLevel HTTP请求替换为Webhook Respond/日志，输出将执行的upsert联系人、tag warranty-active、note与欢迎短信、HTML证书邮件草稿。真实接入再按原模板填locationId与Header Auth。

5. 每日提醒扫描

   Schedule设09:30，读取active登记：nextServiceDate<=今天且reminderStage=none为service_due；超过nextServiceDate为overdue；warrantyEnd-今天<=30天为warranty_expiring。每类只取合成测试行，发送前限制每手机号每日一条。

6. AI写提醒并更新阶段

   把单行台账字段送入提醒提示词，输出sms<=90汉字、emailSubject、emailHtml；经代码检查不含真实链接占位后，测试环境只记录payload。发送成功才把reminderStage改为service_due_sent等下一阶段。

7. 续保商机演练

   当测试payload标renewalPaid=true，先在日志生成opportunityDraft，含contactId、pipelineId、stageId占位；得到测试ID后回写opportunityId。未核对原模板pipeline/stage前不创建真实商机。

可直接复制的材料

{"fullName":"林测试","email":"lin.test@example.com","phone":"+8613900000000","serial":"SN-DEMO-88421","product":"家用空气处理机A2","purchaseDate":"2025-10-20","warrantyMonths":24,"serviceIntervalDays":180,"renewalPaid":false}

你是售后关怀文案助手。根据登记JSON输出JSON：{"sms":"<=90汉字","emailSubject":"<=24汉字","emailHtml":"一段含姓名、产品、到期日、预约链接占位BOOKING_LINK的HTML"}。语气简洁，不恐吓，不承诺免费，不编造折扣。stage为service_due强调预约保养；overdue强调已逾期并给补救；warranty_expiring强调保修将到期和续保选项。登记：{{JSON.stringify($json.registryRow)}}

registrationId,fullName,phone,email,serial,product,purchaseDate,warrantyMonths,serviceIntervalDays,warrantyEnd,nextServiceDate,reminderStage,opportunityId
WR-TEST-001,林测试,+8613900000000,lin.test@example.com,SN-DEMO-88421,家用空气处理机A2,2025-10-20,24,180,2027-10-20,2026-04-18,none,

{"mode":"dry-run","locationId":"replace_with_test_location","headers":{"Authorization":"Bearer replace_with_private_integration_token","Content-Type":"application/json"},"scopesToVerify":["contacts","conversations/messages","notes/tags","opportunities"],"testTags":["warranty-active","reminder-service-due"],"pipelineId":"replace_after_template_check","stageId":"replace_after_template_check"}

输入与输出示例

本站虚构演示，未调用GoHighLevel/OpenAI；BOOKING_LINK是占位，发送前必须替换。

输入

林测试以SN-DEMO-88421登记，购买日2025-10-20，保修24个月、保养间隔180天；运行日设为2026-10-09时nextServiceDate=2026-04-18已过期，reminderStage=none。

对应输出

扫描判定stage=overdue；提示词输出示意：{"sms":"林测试您好，您的家用空气处理机A2保养已逾期，可在BOOKING_LINK预约检查。","emailSubject":"保养已逾期提醒","emailHtml":"<p>林测试您好，家用空气处理机A2（SN-DEMO-88421）保养日2026-04-18已逾期，请通过BOOKING_LINK预约。</p>"}；dry-run记录后reminderStage更新为overdue_sent，不重复发。

做完检查这些

• 同一serial在保修未到期时重复登记必须被拦截，不产生重复联系人或欢迎短信
• 2025-10-20加180天得到2026-04-18，加24个月得到2027-10-20，日期列均为ISO格式
• overdue行发送成功后reminderStage从none变为overdue_sent，同一天重扫不再发送
• AI输出通过占位检查：不含真实密钥、不含未替换BOOKING_LINK时才允许进入发送队列
• 续保测试只在renewalPaid=true时生成opportunityDraft并把测试ID回写同一registrationId

容易卡住的地方

• 每日09:30要按业务时区确认，服务器UTC会造成提前或延后提醒
• GoHighLevel token scope不足会在联系人、会话或商机任一步失败，dry-run不能替代权限核对
• 提醒文案可能生成优惠或绝对承诺，需模板层禁止并人工抽检规则
• Sheet行数增大后每日全量扫描会变慢，应加active过滤和索引列；具体性能不硬推保证
• 模板本身免费，但短信、邮件、模型和GoHighLevel用量可能计费