n8n流程：发票自动提取、记账和Slack审批

原文要点

这是 n8n 模板库中的免费发票处理工作流（模板页 19845）。触发器每分钟检查 Gmail 未读邮件的发票附件和指定 Google Drive 文件夹的新文件，只处理 PDF 与图片；Google Gemini 把发票提取为结构化 JSON 并归类费用类别；按发票号在 Google Sheets 查重；低于金额门槛直接写入台账标记 Approved，超额则发带 Approve/Reject 按钮的 Slack 消息，最多等待三天后把 Approved/Rejected/No Response 回写到台账；提取不完整或金额对不上会发 Slack 提醒，错误可经 Error Trigger 发 Slack。

这次做成什么

把该免费模板导入自己的 n8n，用一封合成测试发票邮件跑通“收票→Gemini 提取→查重→按金额分流→Slack 审批→回写台账”的完整链路，并理解每个分支的字段映射。

准备什么

• 一个可访问 Google 与 Slack 的 n8n 实例（云版或自托管均可）
• Gmail、Google Drive、Google Sheets、Google Gemini（PaLM API）、Slack 五套凭据
• 一个含 invoices 工作表的 Google Sheets 文档和一个可配置交互功能的 Slack 应用
• 用于测试的合成发票 PDF 或图片，不含真实供应商与个人信息

具体怎么做

1. 导入模板并挂接五套凭据

   在 n8n 模板页 19845 把免费工作流复制到自己的实例，逐节点打开，把 Gmail、Drive、Sheets、Gemini、Slack 凭据替换为自己的；任何节点出现红叉先解决凭据再继续。

2. 建台账表并统一字段映射

   在 Google Sheets 新建 invoices 工作表，表头按原模板写为 vendor_name、invoice_number、invoice_date、due_date、subtotal、tax、total、currency、category、source、needsApproval、status 共 12 列，并在所有 Google Sheets 节点里选中这份文档，保证 Gemini 提取字段与列名一一对应。

3. 设置监听范围与审批分流参数

   在 Gmail 触发节点确认只查含附件的未读发票邮件，在 Drive 触发节点选定要监听的文件夹；找到金额门槛判断节点，按自己的报销制度设置阈值（本站练习设为 500 元），并确认每个 Slack 节点都指向同一目标频道。

4. 配置 Slack 交互回调

   在 Slack 应用后台开启 Interactivity，把 Request URL 填为本工作流等待节点的 webhook 地址，把 bot token 和 signing secret 填进 Slack 凭据；这一步决定 Approve/Reject 按钮点击后能否回传结果。

5. 开启错误通知并用合成发票测试

   在工作流设置里把本工作流设为 error workflow（或确认 Error Trigger 已启用），激活后向被监听的 Gmail 发一封带合成发票附件的邮件，一分钟内观察执行记录走完提取、查重、分流和 Slack 消息全过程。

可直接复制的材料

你是发票信息提取器。阅读附件中的发票或收据，只输出一个 JSON 对象，不要输出其他文字。字段：vendor_name（开票方名称，字符串）、invoice_number（发票号，字符串）、invoice_date（开票日期，YYYY-MM-DD）、due_date（到期日，YYYY-MM-DD，无则 null）、subtotal（税前金额，数字）、tax（税额，数字）、total（含税总额，数字）、currency（三字母货币代码）。要求：subtotal 加 tax 必须等于 total，若不等则在 JSON 中增加 "reconcile_error": true；任何字段无法从票面确认就填 null，不要猜测。

vendor_name,invoice_number,invoice_date,due_date,subtotal,tax,total,currency
启航办公用品（虚构）,INV-2026-TEST-001,2026-09-20,2026-10-20,420.00,54.60,474.60,CNY
启航办公用品（虚构）,INV-2026-TEST-002,2026-09-21,2026-10-21,1200.00,156.00,1356.00,CNY

{"sheet":"invoices","columns":["vendor_name","invoice_number","invoice_date","due_date","subtotal","tax","total","currency","category","source","needsApproval","status"],"branches":{"duplicate_invoice_number":"跳过写入并 Slack 提醒","total_below_threshold":"写入台账，status=Approved，needsApproval=false","total_above_threshold":"写入台账，status=Pending Review，发 Slack 按钮消息","wait_result":"三天内按按钮回写 Approved 或 Rejected，超时回写 No Response"}}

输入与输出示例

本站虚构演示的预期流转，非真实运行记录；类别名取决于 Gemini 归类结果，可能不同。

输入

向监听邮箱发送一封主题为『9 月办公用品发票』的未读邮件，附件为合成发票 PDF：发票号 INV-2026-TEST-002，税前 1200.00 元，税额 156.00 元，合计 1356.00 元，练习阈值 500 元。

对应输出

Google Sheets 新增一行：vendor_name=启航办公用品（虚构），invoice_number=INV-2026-TEST-002，total=1356.00，currency=CNY，category=办公用品，needsApproval=true，status=Pending Review；同一分钟 Slack 频道收到含 Approve 与 Reject 按钮的审批消息；点击 Approve 后该行 status 更新为 Approved。

做完检查这些

• Gmail 与 Drive 两个触发器都能在一分钟周期内发现测试文件，非 PDF/图片的文件被跳过并触发 Slack 通知
• Gemini 提取结果解析后 12 个台账字段齐全，subtotal 加 tax 与 total 对不上时会发 Slack 提醒而非静默入账
• 重复发票号的第二次提交被识别为重复，不新增台账行并有 Slack 提示
• 超额发票点击 Slack 按钮后台账状态被回写，三天无操作则回写为 No Response

容易卡住的地方

• Slack 审批必须先在 Slack 应用后台开启 Interactivity 并把 Request URL 指向本工作流的等待 webhook，否则按钮点击无响应
• 台账列名与原模板不一致会导致写入错位或查重失效，改列名要同步改所有 Sheets 节点
• 错误通知依赖在工作流设置中启用 error workflow 或 Error Trigger，漏配则失败静默
• Gemini（PaLM API）调用可能产生费用，免费额度与单价以 Google 官方为准，模板本身免费
• 每分钟轮询会在无人提交时也产生执行记录，自托管需注意执行日志体积