用n8n自动分流供应商发票审批

原文要点

n8n模板库中Khairul Muhtadin发布的免费发票审批工作流，2026年9月更新。发票由POST webhook（ap/invoice端点）提交，字段为vendor_name、vendor_email、invoice_number、amount及可选currency/category/due_date；先校验三项必填，缺失走Telegram告警加邮件通知。合法件由OpenAI参照Google Sheets的VendorMaster与ApprovalPolicy两个标签页输出决定、建议审批人、理由与置信度；确定性规则强制金额超50万或供应商不在名单时转人工。每条结果追加到Invoices标签页，经Gmail与Telegram通知供应商、财务或审批人，需配置Sheets/Gmail OAuth2、OpenAI API与Telegram机器人凭据。

这次做成什么

在自有n8n实例上复刻这条“收件→校验→AI分流→确定性兜底→存档→双通道通知”的发票审批流水线。本站设计一套纯合成数据的独立搭建练习：逐节点说明连线与配置，附可直接粘贴的决策提示词、供应商主数据、策略表、测试报文与规则代码，跑通一次自动通过与一次强制转人工。

准备什么

• 一个可登录的n8n实例（云端或自托管），版本支持Webhook、Code、AI Agent节点
• 一个Google账号，已建含VendorMaster、ApprovalPolicy、Invoices三个标签页的表格
• OpenAI计费账户API密钥、Gmail OAuth2凭据与Telegram机器人及目标chat ID
• curl或Postman等POST测试工具，以及本站提供的合成供应商数据

具体怎么做

1. 建表并填入合成主数据

   在Google Sheets新建三个标签页。VendorMaster列：vendor_name、vendor_email、contact_person、known；ApprovalPolicy列：rule_name、applies_to、threshold_amount、currency、approver_email；Invoices列：invoice_number、vendor_name、vendor_email、amount、currency、decision、approver、reason、confidence、logged_at。把本站VendorMaster与ApprovalPolicy合成CSV粘贴进去，并记下文档ID。

2. 配置Webhook收件与字段校验

   添加Webhook节点，方法POST，路径填ap/invoice，激活后复制生产URL。其后接Code节点校验vendor_email、invoice_number非空且amount为可解析的正数；任一缺失走错误分支：Telegram节点向财务群发“录入字段缺失”告警，Gmail节点向录入负责人发错误通知，该分支到此结束、不写Invoices。

3. 接入AI决策节点

   添加AI Agent节点挂OpenAI Chat Model（需OpenAI凭据），先用两个Google Sheets读取节点把VendorMaster与ApprovalPolicy整表读入，作为上下文与发票字段一起套进本站决策提示词，要求模型只输出含decision、approver、reason、confidence的JSON。

4. 加确定性兜底规则

   AI节点后接Code节点：try/catch解析模型JSON，解析失败按review处理；随后强制执行两条硬规则——amount大于500000或vendor_email不在VendorMaster名单内时，无论AI说什么都改为review，并计算默认审批截止日期。此步骤不依赖模型自觉，是分流可信度的关键。

5. 存档并分支通知

   Sheets追加节点把结果写入Invoices标签页。IF节点按decision分流：auto_approve分支用Gmail向供应商与finance收件箱发确认、Telegram发通过摘要；review分支用Gmail向approver邮箱发复核请求、Telegram向财务告警。更新所有收件人为本站示例之外的实际地址。

可直接复制的材料

你是应付账款审批助手。根据下面提供的供应商主数据与审批策略，对单张发票给出审批判断，只允许输出一个JSON对象，不要输出任何其他文字。
字段定义：decision只能取"auto_approve"或"review"；approver为建议审批人邮箱，自动通过时填finance@example.com；reason用一句中文说明依据；confidence为0到1之间的小数。
判断要求：1) 供应商必须出现在供应商主数据中且known为true，否则输出review；2) 金额或类别命中审批策略中需要复核的规则时输出review；3) 信息矛盾、字段可疑或无法判断时一律输出review。
供应商主数据：{{VendorMaster表内容}}
审批策略：{{ApprovalPolicy表内容}}
待审发票：供应商={{vendor_name}}，邮箱={{vendor_email}}，发票号={{invoice_number}}，金额={{amount}} {{currency}}，类别={{category}}，到期日={{due_date}}
输出格式示例：{"decision":"review","approver":"ap.manager@example.com","reason":"金额超过类别阈值","confidence":0.86}

vendor_name,vendor_email,contact_person,known
恒锐办公用品,ap@hengrui.example,王磊,true
蓝桥物流服务,billing@lanqiao.example,陈芳,true
明澈清洁服务,invoices@mingche.example,刘洋,true
捷达设备租赁,finance@jieda.example,赵敏,true
新星广告传媒,billing@xinxing.example,孙倩,false

rule_name,applies_to,threshold_amount,currency,approver_email
小额自动通过,amount<=100000,100000,CNY,finance@example.com
市场费用人工复核,category=marketing,0,CNY,ap.manager@example.com
设备租赁复核,category=equipment_rental,200000,CNY,ops.lead@example.com
默认人工复核,amount>500000,500000,CNY,ap.manager@example.com

const invoice = $json.invoice ?? $json;
let ai;
try { ai = typeof $json.ai_output === 'string' ? JSON.parse($json.ai_output) : ($json.ai_output || {}); } catch (e) { ai = {}; }
const knownVendors = $json.known_vendors || [];
const amount = Number(invoice.amount) || 0;
let decision = ai.decision === 'auto_approve' ? 'auto_approve' : 'review';
let reason = ai.reason || 'AI未给出有效判断，按安全默认转人工';
if (amount > 500000) { decision = 'review'; reason = '金额超过500000，确定性规则强制人工复核'; }
if (!knownVendors.includes(invoice.vendor_email)) { decision = 'review'; reason = '供应商不在已知名单，确定性规则强制人工复核'; }
const now = new Date();
const deadline = new Date(now.getTime() + 2*24*3600*1000).toISOString().slice(0,10);
return [{ json: { ...invoice, decision, approver: ai.approver || 'finance@example.com', reason, confidence: ai.confidence ?? 0, approval_deadline: deadline, logged_at: now.toISOString() } }];

POST到 https://你的n8n域名/webhook/ap/invoice
Content-Type: application/json
{
  "vendor_name": "蓝桥物流服务",
  "vendor_email": "billing@lanqiao.example",
  "invoice_number": "INV-2026-0917",
  "amount": 86000,
  "currency": "CNY",
  "category": "logistics",
  "due_date": "2026-10-15"
}
需替换项：n8n域名、Gmail通知收件人（供应商/财务/审批人）、Telegram chat ID、Sheets文档ID。

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际运行，结果格式与阈值均为练习设定。

输入

用上方测试报文POST：蓝桥物流服务（在名单内且known=true）发票INV-2026-0917，金额86000 CNY，类别logistics。

对应输出

{"invoice_number":"INV-2026-0917","decision":"auto_approve","approver":"finance@example.com","reason":"供应商在名单内且金额86000未超小额阈值100000","confidence":0.93,"approval_deadline":"2026-09-19"}；Invoices追加一行，Gmail向供应商与finance@example.com发出通过确认，Telegram财务群收到摘要。另测一笔金额600000的报文：即使AI返回auto_approve，兜底规则仍强制decision=review，Gmail改发ap.manager@example.com请求复核。

做完检查这些

• 提交缺失invoice_number的报文，工作流走错误分支：Telegram收到告警、Invoices无新增行
• 提交金额86000且在名单内的合成发票，Invoices出现decision为auto_approve的完整一行
• 提交金额600000的报文，最终decision为review且reason注明确定性规则强制复核
• 提交known=false的新星广告传媒发票，结果被强制转人工并通知ap.manager@example.com
• 故意停用Sheets凭据后执行，n8n执行日志出现明确报错而不是静默成功

容易卡住的地方

• 模型输出不一定是合法JSON，解析必须带try/catch兜底，否则整张发票在流水线中丢失
• 确定性规则要用代码强制执行，只写进提示词依赖模型遵守会在临界金额上失效
• Sheets标签页列名与映射必须逐字符一致，多余空格或改表头都会导致追加失败
• Webhook测试URL与生产URL不同，正式联调前需激活工作流，否则外部系统收到404
• OpenAI按量计费且Telegram机器人需先与目标会话建立联系，凭据要用测试专用账号
• 示例阈值与邮箱为本站设定，正式上线前须在ApprovalPolicy中核定真实数值