Calendly预约自动提醒与未回复跟进

原文要点

这是一个n8n免费模板（n8n.io/workflows/19999）。流程为：定时器每2小时触发，通过Calendly API拉取预约，筛选未来24小时内开始的事件并取受邀人详情，用OpenAI生成简短提醒邮件经Gmail发送，等待一段时间后搜索Gmail中该受邀人是否回信；未回则再用OpenAI起草礼貌跟进邮件发出并在Google Sheets记"Follow-Up Sent"，已回则记"Customer Replied"及Gmail会话ID。提醒窗口、等待时长、轮询间隔均可调整。

这次做成什么

在n8n中搭通"预约提醒→回复检测→跟进或记录"闭环，并用本站设计的一次手动测试（虚构预约数据）验证两条分支都能正确写入Google Sheets。

准备什么

• n8n实例（自托管或云端）及该模板的编辑权限
• Calendly个人访问令牌和自己的user URI（替换模板中的YOUR_CALENDLY_USER_URI）
• OpenAI API凭据（可能产生调用费用）
• Gmail OAuth2账号，需有发信和读取收件箱权限
• Google Sheets OAuth2账号及一张已建好的记录表

具体怎么做

1. 导入模板并配置Calendly凭据

   在n8n工作流页导入该模板，新建HTTP Bearer Auth凭据填入Calendly个人访问令牌，在Calendly请求节点把YOUR_CALENDLY_USER_URI替换为https://api.calendly.com/users/你的ID，先手动执行该节点确认能返回events列表。

2. 接通OpenAI与Gmail节点

   为两个OpenAI生成节点绑定OpenAI凭据，提示词可换成本站下方示例；为两个Gmail发送节点和一个Gmail搜索节点绑定Gmail OAuth2凭据，确认搜索节点以受邀人邮箱为查询条件。

3. 设置Google Sheets记录表

   建一张表，列含客户邮箱、预约时间、状态（Follow-Up Sent或Customer Replied）、Gmail会话ID；在追加节点中选择该电子表格和工作表，逐项映射字段。

4. 调整三个时间参数

   把定时触发间隔（默认每2小时）、未来24小时的提醒筛选窗口、发信后等待检测回复的时长按业务需要修改；测试时建议把等待时长缩短到几分钟。

5. 用虚构数据做一次手动测试

   先临时把Calendly节点改为手动输入一条24小时内的虚构预约（可用下方示例数据），点Execute Workflow，检查提醒邮件是否发出、等待后是否走了未回复分支并写入Follow-Up Sent；再给自己回一封邮件重跑，验证Customer Replied分支和会话ID记录，确认无误后激活工作流。

可直接复制的材料

你是一位会议提醒助手。请根据以下预约信息写一封简短的中文提醒邮件：
客户姓名：{{name}}
预约时间：{{start_time}}
会议主题：{{event_name}}
要求：
1. 正文不超过100字，语气友好专业。
2. 第一句说明会议时间和主题，第二句给出一条会前建议（如准备材料或确认时区）。
3. 结尾提供一句"如需改期请回复本邮件"。
4. 只输出邮件正文，不要主题行、不要解释。

你是一位客户跟进助手。客户此前收到过会议提醒但没有回复，请写一封礼貌的中文跟进邮件：
客户姓名：{{name}}
预约时间：{{start_time}}
要求：
1. 不超过80字，语气不催促、不施压。
2. 简短重申会议时间，询问对方是否仍方便参加。
3. 主动给出选项：确认参加、需要改期、或取消。
4. 只输出邮件正文，不要主题行、不要解释。

[{"event_name":"产品演示会","start_time":"{{明天上午10:00，替换为执行时24小时内的ISO时间}}","invitee":{"name":"林晓雨","email":"linxiaoyu.demo@example.com"}}]

输入与输出示例

本站虚构演示，非原作者结果，未实际运行该工作流。

输入

虚构预约：客户林晓雨（linxiaoyu.demo@example.com），明天上午10:00有一场"产品演示会"，测试时该邮箱未回信。

对应输出

提醒邮件正文示例："林晓雨您好，您预约的产品演示会将于明天上午10:00开始，建议提前确认演示环境与时区。如需改期请回复本邮件。"等待后搜索Gmail无回信，走跟进分支，Sheets追加一行：linxiaoyu.demo@example.com | 明天10:00 | Follow-Up Sent | （空）；若之后收到回信重跑，则追加：linxiaoyu.demo@example.com | 明天10:00 | Customer Replied | threadId: 18c2f9a1b3e4d567。

做完检查这些

• Calendly节点手动执行能返回事件列表，且筛选后只剩24小时内的预约
• 提醒邮件实际发送到受邀人测试邮箱，正文由OpenAI生成且不含占位符
• 无回信时Sheets出现Follow-Up Sent行，有回信时出现Customer Replied行且会话ID非空
• 定时器间隔、提醒窗口、等待时长均改为你设定的值并可保存激活

容易卡住的地方

• Gmail OAuth2凭据若只授权发信未授权读收件箱，回复搜索节点会失败
• 等待时长过短会把稍慢回复的客户误判为未回复并发出多余跟进邮件
• Calendly的user URI填成组织URI会导致请求返回空或报错
• 测试时忘记改回真实Calendly节点，激活后会一直跑手动测试数据
• 免费版Calendly或OpenAI额度不足时节点会报鉴权或配额错误