逾期发票的智能催款跟进

原文要点

原模板每天上午9点（美国中部时区）运行，从Google Sheets的Invoices页读取逾期且未暂停、未人工介入的发票；对每张发票在Gmail中检索与客户的近期往来，若同阶段催款主题已发过则只对账标记，近期有对话则顺延；否则把邮件线程摘要交给OpenAI分类为SEND/DEFER/HUMAN，带置信度门槛并校验JSON输出；判为SEND才生成对应阶段的催款邮件经Gmail发出，把已发阶段和下次跟进日期写回表格。配置项含表格ID、签名、回溯窗口、近期对话小时数。

这次做成什么

搭建一条每日运行的逾期发票催款流水线：表格筛选→Gmail查重与近期对话检测→OpenAI三分类→按阶段发信→回写表格，全程有重复检查和置信度门槛，避免重复催款打扰客户。

准备什么

• n8n实例（自托管或云端均可）
• Google Sheets、Gmail、OpenAI三组凭据已配置
• 一个含Invoices工作表的Google表格，含Invoice ID唯一键等模板要求的列
• OpenAI账户可用的模型ID，需与模板Configuration步骤中的模型一致
• 用于测试的合成发票数据，不要用真实客户邮箱

具体怎么做

1. 建发票表

   在Google Sheets新建表格，建名为Invoices的工作表，按模板说明列出必需列：Invoice ID（唯一键）、客户邮箱、金额、到期日、当前阶段、收款状态（paid/void/closed/on hold/human review等）、下次跟进日期等，列名须与模板注释完全一致，先填3至5条合成测试行。

2. 配凭据与参数

   在n8n中分别添加Google Sheets、Gmail、OpenAI凭据；打开模板的Configuration节点，填入Sheet ID、工作表名、发件人姓名与签名、Gmail回溯窗口、近期对话小时数（例如72小时），并确认OpenAI模型ID是你账户可用的模型。

3. 理解筛选与查重逻辑

   流程每日9点（America/Chicago）触发，只取未付/未作废/未暂停/未人工介入且逾期时长达到下一催款阶段的行；对每张发票在Gmail搜索与该客户的近期邮件，若发现同阶段主题邮件已发过，则标记为已催款并更新表格；若窗口期内有新对话则顺延下次跟进。

4. 配置OpenAI分类

   把邮件线程压缩摘要发给OpenAI，要求只输出JSON，含decision（SEND/DEFER/HUMAN）、confidence、reason字段；流程对输出做解析校验和置信度门槛判断，低于门槛或解析失败转人工标记。

5. 发信与回写

   判定SEND时按当前阶段生成固定结构的提醒邮件（可含一句安全的往来引用），经Gmail发出，并把已发阶段和下次跟进日期写回该行；DEFER/HUMAN则更新收款状态和跟进时间或转入人工审核。

6. 先草稿模式测试

   先把Gmail发送改为存草稿或人工确认，用合成发票跑几遍，核对表格回写是否正确、重复运行不会重复发信，确认无误后再开启定时。

可直接复制的材料

你是应收账款的催款决策助手。下面是某张逾期发票的信息和与客户的近期邮件往来摘要。请判断下一步动作，只能输出一个JSON对象，不要输出任何其他文字。

判断规则：
- SEND：客户近期没有回复或明确表示会付款但未付，适合按当前阶段发出提醒邮件。
- DEFER：客户近期正在沟通（如承诺付款日期、提出异议、要求延期），应暂缓催款。
- HUMAN：出现争议、法律措辞、投诉或无法判断的情况，转人工处理。

输出格式：{"decision":"SEND|DEFER|HUMAN","confidence":0到1之间的小数,"reason":"一句中文理由"}

发票信息：发票号={{invoice_id}}，金额={{amount}}元，逾期天数={{days_overdue}}天，当前催款阶段={{stage}}
邮件往来摘要：{{thread_summary}}

invoice_id,client_email,amount,due_date,stage,collection_status,next_followup_date
INV-9001,test-a@example.com,12000,2026-08-01,stage1,open,
INV-9002,test-b@example.com,5800,2026-08-10,stage1,open,
INV-9003,test-c@example.com,30000,2026-07-20,stage2,human_review,
INV-9004,test-d@example.com,9600,2026-08-15,stage1,on_hold,
INV-9005,test-e@example.com,4500,2026-08-05,stage1,paid,

{
  "google_sheet_id": "替换为你的表格ID",
  "sheet_name": "Invoices",
  "sender_name": "财务部 李敏",
  "signature": "XX公司财务部\n电话：010-00000000",
  "lookback_days": 14,
  "recent_conversation_hours": 72
}

输入与输出示例

本站虚构演示，非作者运行结果；日期和置信度为示意设定。

输入

INV-9002，客户test-b@example.com，金额5800元，逾期26天，当前stage1；Gmail线程摘要：客户8月28日回复“发票收到，本月资金紧张，9月10日前安排付款”，此后无新邮件。

对应输出

OpenAI输出{"decision":"DEFER","confidence":0.86,"reason":"客户已承诺9月10日前付款，属于正在沟通"}；流程不发催款邮件，把该行collection_status更新为deferred，next_followup_date设为2026-09-11。

做完检查这些

• 连续两天定时运行后，同一发票不会重复收到同阶段催款邮件
• OpenAI返回非JSON或confidence低于门槛时，该行被标记为人工审核而不是发信
• 发信成功后表格中stage与next_followup_date被正确更新
• on_hold、paid、human_review状态的行在筛选阶段就被排除
• 近期对话窗口内有客户新邮件的发票被顺延而非催款

容易卡住的地方

• Invoices表的列名必须与模板注释完全一致，差一个字符筛选就会失效
• 模板定时为America/Chicago上午9点，国内使用需换算或改时区
• OpenAI模型ID必须换成你账户可用的模型，否则节点直接报错
• 默认行为是真发邮件，未先切换草稿模式测试可能打扰真实客户
• Gmail回溯窗口太短会漏掉客户近期回复，导致重复催款