自动跟进未成交报价：邮件加短信三触达

原文要点

原工作流由AI Automation Playbook发布在n8n模板库（免费模板）：每天上午10点定时运行，读取Google Sheets的Quotes标签页，按发送日期与触达次数挑出到期的未成交且未退订报价（第2天邮件、第7天短信、第14天最后短信）；先HTTP调用CRM/报价系统确认报价仍为open，再用OpenAI按业务口吻生成跟进文案；首触经Gmail、后续经Twilio短信发出；每次触达写入Touches表，发现已关闭的报价记入ClosedLog表。需配置的占位包括CONFIG中的业务名、Twilio发送号码、目标表格ID，以及CRM查询端点URL（含鉴权）。前置条件为OpenAI密钥、Google账号、Twilio账号含号码、可HTTP查询的CRM。原说明还给出自定义方向：改触达节奏、改系统提示词口吻、加第四次触达或末次优惠。

这次做成什么

在自有n8n中重建这条报价跟进流程：定时扫描→CRM状态复核→AI文案→分渠道发送→双表记账。先用三行合成报价数据跑通分支逻辑，确认只对到期且仍为open的报价发消息。

准备什么

• 一个可定时运行的n8n实例（自托管或云）
• Google账号，可建Sheet并完成Sheets与Gmail的OAuth2授权
• OpenAI API密钥
• Twilio账号及一个可发短信的发送号码（先用试用号与已验证收件号）
• 一个可通过HTTP查询报价状态的CRM或报价工具端点；没有时可用Mock端点代替

具体怎么做

1. 建表

   建一个Google Sheet，三个标签页。Quotes列：quote_id、sent_date、touch_count、status、opted_out、email、phone、amount、customer_name；Touches列：quote_id、touch_no、channel、sent_at、message；ClosedLog列：quote_id、closed_at、detected_via。把表ID写入工作流CONFIG。

2. 定时与筛选

   Schedule Trigger设为每天10:00。Google Sheets节点读Quotes全表，后接Code节点计算每条报价的到期情况：touch_count=0且sent_date距今≥2天→邮件；=1且≥7天→短信；=2且≥14天→最后短信；status≠open或opted_out=true一律跳过。输出待处理数组。

3. CRM复核分支

   对每条待处理报价，HTTP Request节点GET你的CRM端点（如https://crm.example.com/api/quotes/{{quote_id}}，鉴权按CRM要求配Header或Token）。IF节点判断返回status：closed→写入ClosedLog并把Quotes中status改为closed，不发消息；open→继续；接口超时或404→本次跳过该条并留待人工核查，不写入Touches、不增加touch_count，避免把失败请求记为已触达。

4. AI生成文案

   OpenAI节点用材料中的提示词，按触达次数生成对应文案：第一次生成邮件主题+正文，第二、三次生成160字符内短信。把业务名、报价金额、报价ID作为变量传入，保持口吻一致。

5. 发送与记账

   touch_count=0走Gmail节点发邮件；其余走Twilio节点发短信（From为CONFIG中的Twilio号码，To为Quotes的phone）。发送成功后Google Sheets节点向Touches追加一行，并把Quotes中该报价touch_count加1、更新last_touch_date。

可直接复制的材料

你是【业务名】的销售助理，为未成交报价写跟进文案。规则：
- touch_no=1：写邮件，含主题行与正文，正文不超过120词，询问报价是否有疑问，附一句可约15分钟电话
- touch_no=2：写短信，不超过160字符，友好提醒报价仍有效
- touch_no=3：写最后一条短信，不超过160字符，说明报价即将到期，给客户一个明确回复期限，语气不施压
- 使用客户名字与报价编号，金额以人民币元呈现
- 不使用夸张促销词，不承诺折扣
输入：{"customer_name":"王女士","quote_id":"Q-2026-0188","amount_cny":12800,"touch_no":2,"business_name":"恒信暖通"}
只输出文案本身，邮件格式为“主题：...”加正文，短信直接输出文本。

quote_id,customer_name,sent_date,touch_count,status,opted_out,email,phone,amount_cny
Q-2026-0188,王女士,2026-10-11,0,open,false,wang@example.com,+8613800000001,12800
Q-2026-0175,李先生,2026-10-04,1,open,false,li@example.com,+8613800000002,8600
Q-2026-0160,张经理,2026-09-28,2,closed,false,zhang@example.com,+8613800000003,21500
Q-2026-0195,陈小姐,2026-10-12,0,open,true,chen@example.com,+8613800000004,5400

{
  "business_name": "恒信暖通",
  "google_sheet_id": "1DemoSheetIdReplaceMe",
  "twilio_from_number": "+15005550006",
  "crm_status_endpoint": "https://crm.example.com/api/quotes/",
  "touch_schedule_days": [2, 7, 14],
  "daily_run_hour": 10
}

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际运行；Twilio试用号只能发给已验证号码。

输入

2026-10-13上午10点定时触发，Quotes表为上面CSV四行合成数据，CRM端点对Q-2026-0160返回closed、其余返回open

对应输出

处理结果：Q-2026-0188走Gmail发出首触邮件，Touches追加{quote_id:Q-2026-0188,touch_no:1,channel:email}且touch_count→1；Q-2026-0175走Twilio发短信，touch_count→2；Q-2026-0160被写入ClosedLog{quote_id:Q-2026-0160,detected_via:crm_recheck}且不发任何消息；Q-2026-0195因opted_out=true直接跳过。本批共2次触达、1条关闭记录、1条跳过。

做完检查这些

• 四行测试数据各走预期分支：邮件、短信、关闭登记、退订跳过，无一行走错渠道
• 同一报价当天重复触发流程不会重复发送（sent_date+touch_count判定幂等）
• CRM端点返回非open状态时不发消息且ClosedLog有对应记录
• Touches中每行的message与OpenAI输出一致，Quotes的touch_count与Touches行数吻合
• 短信文案长度不超过160字符，超出时提示词或节点需截断处理

容易卡住的地方

• CRM端点URL与鉴权是占位配置，未改成真实地址时HTTP节点全线报错，建议先用Mock端点联调
• sent_date列格式必须统一为YYYY-MM-DD，否则日期差计算出错导致整批漏发或错发
• Twilio试用账号只能向已验证号码发短信，未验证号码会返回错误但流程可能仍记账，需把发送失败也纳入IF分支
• opted_out判定若只查Quotes而不查CRM最新状态，客户退订信息不同步会造成骚扰投诉
• 定时时区取决于n8n实例设置，容器默认UTC时上午10点会对应到错误当地时间