供应商发票自动查重、对PO、拦异常

原文要点

原模板（n8n工作流19634，作者Luca）面向财务场景：Gmail收到带PDF附件的发票邮件即触发（每5分钟轮询），从Google Sheets一次性读取Suppliers、Purchase orders、Ledger三个标签页作为对照主档；用OpenAI gpt-4o-mini抽取供应商、发票号、日期、金额、PO号、IBAN等字段；先做日期解析、合计算术、隐含VAT税率、IBAN校验，再查台账重复付款、供应商主档银行账号变更、PO与收货金额不符；按结果分流：冻结邮件通知财务、高风险/高金额走Gmail审批（最长等3天）、小额干净自动通过、读不清转人工，并append-or-update写回Ledger（以invoice_key列匹配）；每工作日08:00扫描台账发汇总异常报告。阈值、审批人邮箱等在Settings节点配置。

这次做成什么

在自有n8n实例中复刻这套发票风控流水线：收票→抽取→校验→三方对照→分级路由→台账→日报。由于原文不提供可下载工作流文件，本站按描述给出可照搭的节点顺序、字段设计和提示词，属本站独立方案，非原模板文件。

准备什么

• 一个可自建的n8n实例（云端或自托管），能加Gmail、Google Sheets、OpenAI三类凭据
• 一个Google Sheet，含Suppliers、Purchase orders、Ledger三个标签页，Ledger须有invoice_key列
• OpenAI API Key，且账号可用gpt-4o-mini；API调用按官方价格另行计费
• 一个只收测试发票的Gmail邮箱或标签，避免扫到真实财务邮件
• 若干张虚构测试发票PDF（不要用真实供应商信息）

具体怎么做

1. 建主档表格

   创建Google Sheet。Suppliers标签页列：supplier_name、iban、contact_email；Purchase orders列：po_number、supplier_name、po_amount、received_amount；Ledger列：invoice_key、supplier_name、invoice_number、invoice_date、due_date、total、gross、currency、iban、po_number、status、hold_reason、approval_status。invoice_key建议用 供应商名小写_发票号 拼接，供append-or-update匹配。

2. 配置触发与配置节点

   在n8n新建工作流，加Gmail Trigger（轮询间隔5分钟，条件：有附件且文件名以.pdf结尾），绑定Gmail凭据。其后加Set节点命名Settings，写入sheet_id、finance_email、approver_email、auto_approve_limit（如500）、manager_limit（如5000）、amount_tolerance（如0.02）、duplicate_window_days（如90）、default_currency（如EUR）。原模板中工作日读取台账步骤的Sheet ID是硬编码占位，自建时统一从Settings取值。

3. 拆分附件并抽取字段

   加Split Out节点把每封邮件拆成一附件一item；加PDF文本提取节点（n8n的Extract from File，操作选PDF）；再接OpenAI节点，model选gpt-4o-mini，用下方材料中的抽取提示词，要求只返回JSON。把返回JSON解析后与附件文件名合并为后续item。

4. 一致性校验与三方对照

   加Code节点：①日期能否解析；②total与gross差值比例是否超过amount_tolerance；③隐含VAT税率=(gross-total)/total是否在0~0.3合理带；④IBAN做MOD-97校验。再用Google Sheets节点一次读取三个标签页，Code节点比对：同invoice_key是否已在Ledger且状态为paid（重复付款）；抽取IBAN是否等于Suppliers主档IBAN（账号变更）；po_amount与received_amount差额是否超容差（PO/收货不符）。输出risk_level：blocked/high/medium/clean/unreadable。

5. 按风险分级路由

   加Switch节点按risk_level分流：unreadable→Gmail节点发人工录入通知；blocked（重复或IBAN变更）→邮件通知财务冻结并写Ledger状态hold；high或金额超manager_limit→用Gmail的发送并等待审批类节点发审批请求，超时设3天，超时视为驳回；clean且金额低于auto_approve_limit→直接写Ledger状态auto_cleared。所有分支最后都append-or-update Ledger（匹配键invoice_key）。

6. 工作日异常日报

   另建一个工作流：Schedule Trigger设工作日08:00→Google Sheets读取Ledger→Code节点筛出approval_status=pending超3天、status=hold未解决、due_date临近或逾期、同供应商同金额不同发票号的疑似重复→OpenAI节点汇总成中文摘要→Gmail发给finance_email。

可直接复制的材料

你是发票信息抽取器。从下面的发票PDF文本中抽取字段，只输出一个JSON对象，不要输出任何解释。字段：supplier_name（供应商全称）、invoice_number（发票号）、invoice_date（开票日期，YYYY-MM-DD）、due_date（到期日，YYYY-MM-DD）、currency（三字母币种）、net_total（净额，数字）、tax_amount（税额，数字）、gross_total（总额，数字）、po_number（采购订单号，无则null）、iban（收款银行IBAN，无则null）。任何字段读不到就填null，并在字段名加_prefix的布尔字段标记不可读，例如invoice_number_unreadable:true。发票文本如下：
{{$json.pdfText}}

invoice_key,supplier_name,invoice_number,invoice_date,due_date,total,gross,currency,iban,po_number,status,hold_reason,approval_status
acme gmbh_inv-1001,ACME GmbH,INV-1001,2026-08-01,2026-08-31,1000,1190,EUR,DE89370400440532013000,PO-77,paid,,

输入与输出示例

本站虚构演示，输入输出字段互相对应，未实际调用原模板或OpenAI。

输入

测试发票PDF文本：ACME GmbH, Invoice INV-1001, Date 2026-09-10, Due 2026-10-10, Net 1000.00, VAT 19% 190.00, Gross 1190.00 EUR, PO PO-77, IBAN DE89370400440532013000。Ledger中已有同invoice_key行且status=paid。

对应输出

抽取JSON：supplier_name=ACME GmbH, invoice_number=INV-1001, gross_total=1190, iban=DE89…3000。校验通过（VAT隐含税率0.19）；对照命中Ledger已付款记录→risk_level=blocked→向finance@example.com发冻结邮件，Ledger该invoice_key行更新为status=hold, hold_reason=duplicate_payment_suspected。

做完检查这些

• 给测试邮箱发一封带虚构PDF发票的邮件，5分钟内工作流触发且每个附件单独成item
• OpenAI节点返回的JSON能被解析，缺字段时带_unreadable标记而不中断流程
• Ledger已有同invoice_key已付款行时，该发票被路由到blocked并写hold记录
• 金额低于auto_approve_limit且全部校验通过的发票直接写auto_cleared，不发审批邮件
• 工作日08:00的日报工作流能列出未回复审批和hold项

容易卡住的地方

• 原模板说明中工作日读取台账步骤的Sheet ID是硬编码占位YOUR_SHEET_ID，漏改会读不到表
• Gmail审批等待最长3天是原模板设定，审批人邮箱填错会导致全部超时驳回
• gpt-4o-mini的API费用另计，本站未核实你的账号可用性；轮询频率高会增加扫描次数
• IBAN校验只对符合IBAN格式的账号有效，非IBAN地区银行账号需另行处理
• 原模板免费可复刻思路，但界面按钮名以你n8n版本为准，本站未实测