收据照片自动记账进Notion

原文要点

来源是n8n.io上Rahul Joshi发布的免费工作流模板（19619）。双入口：Gmail触发器匹配收据搜索条件的新邮件，取第一个附件，PDF先抽取文本；Telegram触发器收到带照片的消息才继续，下载最高分辨率照片转base64数据URL。两路都交给gpt-4o-mini返回JSON（vendor、date、amount、currency、category、summary），规范化后在Notion费用数据库新建条目（属性含Vendor、Amount、Currency、Date、Category、Source、Notes），Telegram发确认回执；工作流出错时向Slack和Telegram告警。需替换数据库ID和两个Telegram聊天ID占位符。

这次做成什么

搭一条双入口收据记账流水线：Gmail收据附件和Telegram收据照片都自动提取商家、日期、金额、币种、类别、摘要，写入Notion费用数据库并回执确认。本站不下载原工作流，按原文描述的节点顺序自建等价练习，提示词与字段映射为本站独立示例。

准备什么

• n8n实例及Gmail OAuth2、Telegram Bot、OpenAI、Notion、Slack五套凭据
• Notion中一个费用数据库，并已建好Vendor、Amount、Currency、Date、Category、Source、Notes属性
• 用BotFather创建的Telegram机器人，且已先与它开启对话
• 一张虚构收据图片或一段合成收据文本用于测试

具体怎么做

1. 建Notion费用数据库

   在Notion新建数据库，属性依次为：Vendor（标题）、Amount（数字）、Currency（单选或文本）、Date（日期）、Category（单选）、Source（文本）、Notes（文本）。在集成设置中把数据库授权给n8n所用的Notion集成，复制数据库ID，替换工作流里的REPLACE_WITH_YOUR_NOTION_EXPENSES_DATABASE_ID占位符。

2. 配置Gmail入口

   添加Gmail Trigger节点，设置收据搜索过滤（例如主题含发票/收据类关键词且带附件，具体过滤串以你的邮箱情况为准）。后接附件处理：取第一个附件，用IF节点判断是否PDF，是则用PDF文本抽取节点取出文本内容交给OpenAI；否则把图片附件直接交给OpenAI做视觉识别。

3. 配置Telegram入口

   添加Telegram Trigger节点监听新消息，用IF节点过滤仅含照片的消息。Telegram节点下载最高分辨率的那张照片，用Code节点转成base64数据URL，连同下文提取提示词一起发给gpt-4o-mini，让模型从图片中读收据。

4. 提取JSON并规范化

   两条支路汇合到同一OpenAI调用：提示词要求只返回vendor、date、amount、currency、category、summary六个字段的JSON。后接Code节点做规范化：日期转ISO格式（YYYY-MM-DD）、amount转数字、currency统一大写、category映射到Notion单选已有选项，解析失败时抛错进入错误分支。

5. 写Notion、回执与告警

   Notion节点选Create Page，把规范化字段逐一映射到对应属性，Source字段写Gmail或Telegram标识来源。Telegram节点向REPLACE_WITH_YOUR_TELEGRAM_CHAT_ID发送确认，内容含商家、金额、日期。最后给整个工作流配置Error Trigger：出错时向指定Slack频道和YOUR_ADMIN_TELEGRAM_CHAT_ID各发一条含错误消息的告警。

可直接复制的材料

你是收据记账助手。下面是收据内容（可能是PDF提取的文本，也可能是收据照片）。\n请提取以下信息并只输出一个JSON对象，不要输出其他文字：\n{\"vendor\":\"商家名称\",\"date\":\"消费日期，YYYY-MM-DD\",\"amount\":数字金额,\"currency\":\"三字母币种代码如CNY、USD\",\"category\":\"从[餐饮,交通,办公,住宿,软件订阅,其他]中选一个\",\"summary\":\"不超过30字的消费摘要\"}\n若某字段无法识别，用null表示，不要编造。\n收据内容：\n{收据文本或图片}

const raw = JSON.parse($json.output);\nconst cats = ["餐饮","交通","办公","住宿","软件订阅","其他"];\nconst item = {\n  Vendor: raw.vendor || "未知商家",\n  Amount: Number(raw.amount),\n  Currency: (raw.currency||"CNY").toUpperCase(),\n  Date: raw.date,\n  Category: cats.includes(raw.category) ? raw.category : "其他",\n  Source: $json.source || "Telegram",\n  Notes: raw.summary || ""\n};\nif (!raw.amount || !raw.date) throw new Error("收据金额或日期缺失，需人工核对");\nreturn [{ json: item }];

{\"receipt_text\":\"云启咖啡（虚构）\\n2026-03-14 14:22\\n拿铁 x2 32.00\\n三明治 x1 18.00\\n合计 CNY 50.00\\n谢谢惠顾\"}

输入与输出示例

本站虚构演示，非原作者运行结果；gpt-4o-mini对真实小票照片的识别效果需自行验证。

输入

向Telegram机器人发送一张收据照片，内容为上面合成数据：云启咖啡（虚构），2026-03-14，拿铁两杯32元、三明治一份18元，合计50元人民币。

对应输出

提取JSON：{"vendor":"云启咖啡","date":"2026-03-14","amount":50,"currency":"CNY","category":"餐饮","summary":"咖啡与三明治工作餐"}。Notion新增条目：Vendor=云启咖啡、Amount=50、Currency=CNY、Date=2026-03-14、Category=餐饮、Source=Telegram、Notes=咖啡与三明治工作餐。Telegram回执：已记账 云启咖啡 50 CNY（2026-03-14）。

做完检查这些

• Notion数据库七个属性名称与原模板占位符要求的拼写完全一致，写入不报错
• 合成收据测试后，Notion新条目的Amount为数字50、Date为2026-03-14且Source标注正确入口
• Telegram收到含商家、金额、日期的确认回执
• 人为让金额缺失触发错误时，Slack频道和管理员Telegram都收到告警

容易卡住的地方

• Telegram触发器必须先在BotFather建机器人并主动开启对话，否则收不到照片也无法回执
• REPLACE_WITH_YOUR_NOTION_EXPENSES_DATABASE_ID等占位符必须全部替换，漏一处就运行失败
• Notion集成未授权数据库时Create Page会报权限错误
• Gmail过滤条件过宽会把普通邮件附件送进流程产生额外OpenAI调用费用
• gpt-4o-mini为付费模型，提取失败返回非JSON时规范化节点会抛错，需要错误分支兜底
• 照片模糊或币种符号歧义时模型可能读错金额，关键账目仍需人工抽查