发票自动录入与校验流水线

原文要点

原模板是一条n8n发票处理工作流：webhook接收上传的发票PDF，校验文件类型并提取文本，用OpenAI结构化读出供应商、票号、日期、总额、币种和行项目；读取Google Sheets的Invoices标签页按供应商名+票号查重，校验行项目合计与总额，需要人工复核时用Gmail发邮件；合格发票通过可配置的HTTP请求POST到记账系统，并把带状态的记录写回Sheets，每天早8点还有一条定时分支汇总仍为review状态的发票发提醒邮件。需要OpenAI API key、Google账号（Sheets+Gmail）和QuickBooks或Xero等记账系统账号。原页面称模板免费，涉及的第三方服务费用以各服务商为准。

这次做成什么

在本站指导下搭建一条「上传发票PDF→AI提取→查重与金额校验→自动入账/人工复核」的练习版流水线，并用合成发票数据走通查重、合计校验和复核分支三种路径。

准备什么

• 一个可自建的n8n实例（云端或本地部署均可）并具备添加凭据的权限
• OpenAI API key，以及开通了Sheets和Gmail的Google账号并配置好OAuth2凭据
• 一个测试用Google Sheets文档，含名为Invoices的标签页，表头至少为date、status、vendor_name、invoice_number、total_amount、currency
• 一个可接收POST的记账系统测试端点；没有QuickBooks/Xero测试账号时可先用webhook.site之类的临时接收地址代替

具体怎么做

1. 准备台账表和凭据

   在Google Sheets新建文档，第一个标签页重命名为Invoices，第一行依次填入date、status、vendor_name、invoice_number、total_amount、currency六列；手动写入一行历史数据作为查重基准，例如2026-09-15、posted、恒宇办公用品、INV-2026-0915、1130.00、CNY。在n8n的Credentials里分别添加OpenAI、Google Sheets OAuth2、Gmail OAuth2三个凭据并各自测试连接。

2. 接入webhook入口并配置CONFIG节点

   从n8n模板库打开20743号工作流副本，找到发票上传的Webhook节点，激活工作流后复制其Production URL；在两个CONFIG节点里把owner_email改成你自己的邮箱、把Google Sheets文档ID填进去（文档ID是表格URL中/d/与/edit之间那段字符串）。先用curl或Postman向该URL以multipart/form-data方式POST一个发票PDF文件，确认能收到received的JSON响应。

3. 核对提取与校验逻辑

   打开OpenAI提取节点，确认输出schema包含vendor、invoice_number、invoice_date、total、currency、line_items（每项含description、quantity、amount）；在Code节点里阅读查重逻辑（按vendor_name+invoice_number匹配已有行）与合计校验逻辑（行项目amount之和与total的差值在容差内则通过）。用三张合成发票分别触发：全新发票、票号与台账已有行重复的重复发票、行项目合计与总额差5元的异常发票，观察各自走向。

4. 配置入账HTTP节点并测试

   找到名为Post to Accounting - HTTP的节点，把URL改成你的记账系统测试端点或临时接收地址，认证方式按目标系统选Header Auth或OAuth2；发送一条合格发票后，到接收端检查payload里是否带齐vendor、invoice_number、total、currency字段，再到Sheets确认追加了一行status为posted的记录。

5. 验证复核与每日提醒分支

   发送重复发票和合计异常发票，确认两张都触发了Gmail复核邮件且Sheets里对应行status为review；然后手动把Schedule Trigger（每天8:00）节点临时改成几分钟后触发一次来测试，确认收到的提醒邮件里列出了所有仍为review的发票行，测完改回每天8:00。

可直接复制的材料

你是发票信息提取助手。请从下面的发票文本中提取结构化字段，只输出JSON，不要输出任何解释文字。
输出格式：{"vendor":"供应商全称","invoice_number":"发票号码","invoice_date":"开票日期YYYY-MM-DD","currency":"三字母币种代码","total":含税总额数字,"line_items":[{"description":"项目名称","quantity":数量,"amount":"金额数字"}],"confidence":0到1之间的置信度}
规则：1) 找不到的字段填null；2) total必须与发票上的含税总额一致，不要自己计算；3) line_items逐项列出，金额保留两位小数；4) 文本模糊或字段缺失时降低confidence。
发票文本如下：
{{从PDF提取出的纯文本}}

发票A（合格）：供应商：晨光文具；发票号：INV-2026-1001；日期：2026-10-08；项目：A4复印纸10箱×28.00=280.00，签字笔50支×2.40=120.00；含税总额：400.00 CNY。
发票B（重复，票号与台账已有行一致）：供应商：恒宇办公用品；发票号：INV-2026-0915；日期：2026-09-15；项目：打印墨盒5个×226.00=1130.00；含税总额：1130.00 CNY。
发票C（合计异常）：供应商：蓝海物流；发票号：INV-2026-1002；日期：2026-10-09；项目：市内配送费300.00，仓储费200.00；含税总额：495.00 CNY。

{
  "vendor_name": "{{OpenAI提取.vendor}}",
  "invoice_number": "{{OpenAI提取.invoice_number}}",
  "invoice_date": "{{OpenAI提取.invoice_date}}",
  "total_amount": "{{OpenAI提取.total}}",
  "currency": "{{OpenAI提取.currency}}",
  "line_items": "{{OpenAI提取.line_items}}"
}

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际运行该模板，邮件措辞以模板实际配置为准。

输入

上传合成发票C（蓝海物流，INV-2026-1002，行项目300.00+200.00=500.00，但票面总额为495.00，差5.00元），台账中无此票号

对应输出

Sheets追加一行：2026-10-09, review, 蓝海物流, INV-2026-1002, 495.00, CNY；Gmail复核邮件正文含「蓝海物流 / INV-2026-1002 / 行项目合计500.00与总额495.00相差5.00，请人工核对」；webhook返回{"status":"received","flag":"review"}

做完检查这些

• 台账中已有的恒宇办公用品INV-2026-0915被识别为重复，触发Gmail重复提醒邮件且Sheets中该行status为review
• 发票C因行项目合计与总额差5.00元被标记review，复核邮件中能看到差额提示
• 全新合格发票A成功POST到测试接收端，payload包含vendor、invoice_number、total、currency，且Sheets追加status为posted的行
• 定时分支触发后，提醒邮件列出且只列出当前status为review的发票
• webhook每次上传后都返回含received字样的JSON响应

容易卡住的地方

• CONFIG节点里的Sheets文档ID填错会导致查重读不到台账，所有发票都会被当作新票直接入账，务必先用一条已知重复数据验证查重分支
• 工作流未激活时webhook只有Test URL可用，测试URL只在手动监听时响应一次，正式联调必须激活后用Production URL
• Gmail和Sheets是两个独立的OAuth2凭据，漏配任何一个会在对应节点报401而不是给出中文提示
• 合计校验的容差写在Code节点里，原模板未在页面说明具体数值，接入前应打开节点确认并按业务需要调整
• 模板让记账端点可自由配置，但未附带任何具体记账系统的字段映射，QuickBooks/Xero的真实字段名需查官方文档
• PDF为纯扫描图片时文本提取可能为空导致低置信度，这类票会走人工复核分支，属于预期行为而非故障