Telegram拍发票，AI按规则审报销

原文要点

该n8n模板由Telegram触发器收收据照片并取最大尺寸图，无照片则回消息提醒。用GPT-4o-mini视觉提取商家、日期、总额、币种、税额、类别和置信度，从Google Sheets的Policy标签页读规则（Category|LimitPerReceipt|ApprovalAbove|Allowed|Notes），在Expenses标签页查重复收据键。逻辑：限额内自动批准、重复或字段缺失退回、不允许或超类别限额拒绝、超限或低置信度或超60天票龄发经理审批，Telegram按钮最长等3天。结果写入Expenses并回复员工，批准照片转发财务群；每月1日8点汇总批准记录生成HTML月报经Gmail发财务。置信度下限70%。

这次做成什么

搭一条“员工拍发票→AI读票→按自己的报销规则表自动批准/退回/拒绝/转经理→入表→月初邮件汇总”的完整链路。本页给出可直接复制的视觉提取提示词、两张表的示例数据和判定代码，先用合成数据走通再换真实凭据。

准备什么

• n8n实例且有公网URL（经理批准按钮要经webhook恢复流程）
• Telegram机器人token（@BotFather免费申请）及经理、财务群的chat ID
• OpenAI API密钥且账号可用gpt-4o-mini模型
• Google OAuth2凭据（Sheets权限）和一个含Policy、Expenses两个标签页的表格
• Gmail连接凭据和接收月报的财务邮箱

具体怎么做

1. 建报销政策与记录两张表

   在Google Sheets新建表格。Policy表首行填 Category | LimitPerReceipt | ApprovalAbove | Allowed | Notes；Expenses表首行填 SubmittedAt | Employee | TelegramUserId | ChatId | Merchant | Date | Amount | Currency | Tax | Category | Description | Status | Decision | DecisionNote | ReceiptFileId | Month。把下方artifact的CSV内容粘贴进对应表，记下spreadsheet ID。

2. 接Telegram触发并取照片

   用Telegram Trigger节点监听机器人消息，后面接Telegram的get file/download操作取附件中最大尺寸的收据照片；加一个IF判断消息里有没有photo，没有就用Telegram节点回复“请把收据以照片形式发送”。

3. AI视觉提取票面字段

   把图片发给OpenAI节点的gpt-4o-mini模型，提示词用下方artifact中的完整版本，要求只输出JSON。随后用Code节点把金额转数字、日期统一成YYYY-MM-DD、类别映射到Policy里的类目，并生成重复检查键（如商家+日期+金额）。

4. 按规则判定四种结果

   读取Policy表，在Expenses表按重复键查重。判定顺序与模板逻辑一致：重复→拒绝；照片不可读（字段缺失或置信度极低）→退回员工重拍；Allowed为否或超过LimitPerReceipt→拒绝；金额超过ApprovalAbove、识别置信度低于0.7或票龄超过60天→转经理审批；其余自动批准。用Switch节点实现这些分支。

5. 经理审批与结果落地

   对需审批项用Telegram的Send and Wait发带批准/驳回按钮的消息给经理chat ID，等待上限3天，超时按驳回处理。所有结果append到Expenses表，Telegram回复员工结论和原因，批准的收据照片转发到财务群。

6. 月初自动生成月报

   加Schedule Trigger设为每月1日8点，读取Expenses中Status为批准且Month为上月的记录，用Code节点按员工和类别汇总金额生成HTML，再经Gmail节点发给财务邮箱。

可直接复制的材料

你是一名报销票据识别助手。请阅读这张收据照片，只输出一个JSON对象，不要输出任何其他文字。字段如下：merchant（商家名称）、date（开票日期，统一为YYYY-MM-DD，无法判断填null）、total（含总额的数字）、currency（币种代码，如CNY/USD/EUR）、tax（税额数字，没有填0）、category（从以下类别中选一个：餐饮、交通、住宿、办公用品、其他）、description（一句话概括消费内容）、confidence（你对整体识别结果的置信度，0到1之间的小数）。如果照片不是收据、严重模糊或关键信息不可读，请将confidence设为低于0.3并在description中说明原因。

Category,LimitPerReceipt,ApprovalAbove,Allowed,Notes
餐饮,300,200,是,仅限工作日午餐
交通,500,400,是,含打车与高铁
住宿,800,600,是,需出差审批单
办公用品,200,150,是,
娱乐,0,0,否,一律不予报销

const e = $json; // AI提取并规范化后的票面数据
const policy = $('Read Policy').first().json; // 匹配到的政策行
const duplicate = $('Check Duplicates').first().json.found;
let status, note;
if (duplicate) { status = 'rejected'; note = '重复提交'; }
else if (e.confidence < 0.3 || !e.date || !e.total) { status = 'returned'; note = '照片不清晰或字段缺失，请重拍'; }
else if (e.confidence < 0.7) { status = 'pending_manager'; note = '识别置信度偏低，需经理确认'; }
else if (policy.Allowed !== '是') { status = 'rejected'; note = '类别不允许报销'; }
else if (e.total > Number(policy.LimitPerReceipt)) { status = 'rejected'; note = '超过单笔限额'; }
else if (e.total > Number(policy.ApprovalAbove)) { status = 'pending_manager'; note = '超过自动批准线'; }
else { status = 'approved'; note = '限额内自动批准'; }
return [{ json: { ...e, status, decisionNote: note } }];

SubmittedAt,Employee,TelegramUserId,ChatId,Merchant,Date,Amount,Currency,Tax,Category,Description,Status,Decision,DecisionNote,ReceiptFileId,Month
2026-09-10 12:31,测试员工A,100001,200001,示例咖啡连锁(虚构),2026-09-10,86.00,CNY,4.87,餐饮,团队工作午餐,approved,auto,限额内自动批准,file_test_001,2026-09

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际运行流程；金额为合成值，不代表真实识别结果。

输入

测试员工A向机器人发送一张虚构收据照片：示例咖啡连锁(虚构)，2026-09-10，合计86.00元（税额4.87元），类别餐饮；Policy中餐饮限额300、批准线200、允许报销；Expenses表无同键记录，AI置信度0.93。

对应输出

判定结果 status=approved，decisionNote=限额内自动批准；机器人回复员工：“报销已自动批准：示例咖啡连锁(虚构) 86.00 CNY（餐饮）”；Expenses表追加上述artifact中的那行记录，ReceiptFileId=file_test_001；收据照片转发至财务群；该笔计入2026-09月报。

做完检查这些

• Policy与Expenses两个标签页首行与本页列名完全一致，spreadsheet ID已填入所有Google Sheets节点
• 发送无照片的文字消息时，机器人回复提示用照片提交收据
• 金额86元低于批准线200时状态为approved并回复员工，金额500元（超批准线但未超限额500边界外类别）进入经理待审
• 同一商家+日期+金额再次提交时被识别为重复并拒绝
• Telegram批准按钮点击后流程能恢复执行，说明n8n公网URL和webhook配置正确

容易卡住的地方

• 经理批准/驳回按钮依赖n8n的公网webhook，本地无公网地址时审批会卡住
• Send and Wait默认等待3天，超时分支未配置会导致单据悬挂
• Policy表Allowed列的值（是/否）必须与判定代码中的比较字符串一致，否则全部误判
• 置信度下限0.7和票龄60天是模板默认值，改动后两张表口径要同步
• OpenAI、Telegram、Google、Gmail四类凭据缺一就会在对应节点报错，先用测试账号逐段验证
• GPT-4o-mini读图按次计费（原文称每张约一美分），批量测试时注意用量