Slack收票审批直通Xero应付发票

原文要点

该免费n8n工作流由Intuz发布：Slack文件上传触发并下载文件，过滤收据图片后送AWS Textract AnalyzeExpense提取商家、总额、日期、币种；OpenAI按固定清单归类科目并校验置信度，低置信在Slack请对方重拍，够高则发Slack审批请求并暂停等待经理决定。批准后把科目映射为Xero账户代码、经两条Xero请求之一创建已授权ACCPAY发票、把原收据作为发票附件挂上，批准与驳回都写入Google Sheets审计表。要求已配置Xero租户ID、OpenAI与AWS凭据、名为ExpenseAudit的表。

这次做成什么

照着搭一条测试通道：收据照片进Slack后自动提取、归类、经理点按钮审批，批准即在Xero生成应付发票并留审计行。先在工作区测试通道与隔离账套演练，再切正式。

准备什么

• n8n实例（云或自托管）及发布工作流权限
• Slack工作区可建bot并开file_share事件与交互消息
• AWS IAM账号具备Textract AnalyzeExpense权限
• OpenAI API Key有余额
• Xero组织OAuth2接入与Tenant ID
• Google账号及一张含ExpenseAudit标签页的测试表

具体怎么做

1. 接入Slack并设触发

   在Slack API后台建bot，订阅file_share事件，给files:read、chat:write权限；在n8n加Slack Trigger指向#收据-测试频道，确认能拿到file_id并下载为binary数据。原模板含审批交互按钮，需在Slack开启Interactivity并把请求URL指向n8n。

2. 配置Textract提取

   添加AWS凭据（IAM策略允许textract:AnalyzeExpense），把上一步下载的binary图片直接作为Textract节点的输入文档；运行一次手工测试，检查输出里有VENDOR_NAME、TOTAL、INVOICE_RECEIPT_DATE等字段及置信度分值。

3. 配置OpenAI归类与置信度分支

   添加OpenAI凭据，把Textract字段和下方固定科目清单一起发给模型，要求只回一个科目名和归一化JSON；在其后设IF分支：任一关键字段置信度低于你设的阈值（练习可用85）就走Slack消息“请重拍更清晰照片”，否则进入审批。

4. 发起Slack审批并暂停

   用带Approve/Reject按钮的Slack消息节点发给测试经理（先填你自己），该节点会暂停工作流直到点击；在两个回调分支分别接后续动作。

5. 批准分支写Xero与附件

   添加Xero OAuth2凭据，在请求头确认Xero-tenant-id指向你的组织；用科目映射表把科目转成账户代码，创建Status=AUTHORISED、Type=ACCPAY的发票（练习把联系人设为测试供应商、到期日设发票日后30天，税率按你账套选），再调附件接口把原收据binary挂到该发票。

6. 驳回分支与审计日志

   驳回分支在Slack通知上传者“已被驳回：原因”；两条分支末尾都向Google Sheets的ExpenseAudit页追加一行（时间、上传人、商家、金额、科目、结果）。全部测试通过后把草稿发布为上线版本。

可直接复制的材料

{"Meals":"429","Travel":"493","Office Supplies":"461","Software & Subscriptions":"485","Marketing":"500","Utilities":"445","Other - Requires Review":"999"}

你是费用会计助手。下面是AWS Textract从一张收据提取的字段JSON：
{{textract_fields}}
任务：
1. 只从以下固定清单中选一个最匹配的科目：Meals, Travel, Office Supplies, Software & Subscriptions, Marketing, Utilities, Other - Requires Review
2. 把金额规范为数字（不含货币符号），日期规范为YYYY-MM-DD，币种用ISO三字母代码。
3. 只输出一个JSON对象，不要任何解释：{"category":"...","vendor":"...","total":0.00,"date":"YYYY-MM-DD","currency":"XXX"}

timestamp,slack_user,vendor,total,currency,category,xero_invoice_id,status,note
2026-09-28T10:15:00Z,@testuser,Acme Office Store,128.60,USD,Office Supplies,INV-TEST-0001,approved,manager clicked approve
2026-09-28T10:42:00Z,@testuser,Cab Ride Co,36.00,USD,Travel,,rejected,out of policy

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际运行，发票号与返回值均为示意。

输入

测试员在#收据-测试频道上传一张虚构收据照片：Acme Office Store，2026-09-27，合计USD 128.60，Textract各字段置信度均≥92。

对应输出

OpenAI返回{"category":"Office Supplies","vendor":"Acme Office Store","total":128.60,"date":"2026-09-27","currency":"USD"}；Slack审批消息发出，点击Approve后Xero出现Status=AUTHORISED、Type=ACCPAY、账户代码461的发票且带收据附件；ExpenseAudit新增一行status=approved。

做完检查这些

• 上传清晰收据照片后，Slack测试频道出现含Approve/Reject按钮的审批消息，且点击前工作流处于暂停等待状态
• 点击Approve后Xero测试账套出现已授权ACCPAY发票且附件可打开原收据图
• ExpenseAudit表按结果各追加approved与rejected至少一行
• 上传模糊照片时收到要求重拍的Slack回复且不进入审批

容易卡住的地方

• Slack未开Interactivity或未配回调URL时审批按钮点击无反应
• Xero请求缺Xero-tenant-id头或连错租户会报401/403
• 草稿状态的工作流不会响应真实事件，必须发布
• 科目映射代码与Xero账套不符时发票创建失败或记错科目
• Textract对手写收据置信度天然偏低，阈值过高会大量走重拍分支