展会名片拍照后自动生成跟进邮件草稿

原文要点

该n8n模板（Handshake AI）面向展会场景：Telegram发名片照片、语音或文字均可建档，照片用OpenAI视觉提取（一张图可含多张名片，会自我回调逐个处理），语音经Groq转写后再由OpenAI结构化；联系人规范化后先查Google Sheets的Contacts页去重，再用OpenAI联网搜索补充背景、给出线索评分并生成个性化跟进文案；有邮箱时创建或替换Gmail草稿，同时发带按钮的Telegram卡片（查看/发送/重写草稿、稍后提醒、标记状态、WhatsApp/LinkedIn链接、存vCard），点「发送」才真正寄出，草稿优先。支持/ask、/search、/people、/top、/stats、/recap、/nudges、/match等命令；每天9:00提醒到期跟进和久未联系的人，周日18:00基于存量联系人给引荐建议。模型设定为gpt-4.1-mini；只有allowedChatId里的聊天能用，未配置时机器人只回使用指南和你的chat ID；Contacts页A1必须先写id。

这次做成什么

完成「拍名片→提取查重→联网研究打分→Gmail草稿→Telegram卡片审批→点发送才寄出」的搭建，并用本站设计的一张虚构名片走通从图片到待审批草稿的全流程，确认不点发送就不会有任何邮件发出。

准备什么

• @BotFather创建的Telegram机器人token及n8n Telegram凭据
• OpenAI API凭据（模板设定gpt-4.1-mini，含联网搜索，会产生费用）
• Gmail与Google Sheets账号及对应OAuth凭据
• 可选：Groq API key（仅语音转写需要，免费档可申请）
• 一个新建Google Sheet，含Contacts标签页且A1单元格填id
• 可公网访问的n8n实例

具体怎么做

1. 建表与拿chat ID

   建Google Sheet，标签页命名Contacts，A1填id，B1起依次填name、company、role、email、phone、event、lead_score、status、last_contact、follow_up_date、notes、draft_id。激活工作流后给机器人发/start，把回复末尾的chat ID粘贴进Config的allowedChatId（多人用逗号分隔，第一个为接收提醒和可发邮件的owner）；在此之前机器人只回指南。

2. 配Config与凭据

   在Config节点填：你的名字、职位、一句话offer、默认展会名、语言与语气、followUpDays（跟进提醒天数，建议先设3）、allowedChatId、时区。添加OpenAI、Google Sheets、Gmail三个凭据；如需语音，再加一个HTTP Header Auth凭据，Name填Authorization、Value填Bearer 你的Groq key，挂到Transcribe voice note节点。

3. 名片照片处理链

   Telegram Trigger后按消息类型分流：photo分支下载图片送OpenAI视觉节点（提示词见材料），返回一个或多个联系人JSON；voice分支先Groq转写再走文本提取；text分支直接结构化。一张图多张名片时模板会自我回调逐个处理，搭建时保留这个回路。

4. 查重、研究与草稿

   拿到联系人后先读Contacts页，按邮箱或「姓名+公司」模糊匹配，命中则更新原行而非新增；未命中则用OpenAI联网搜索补充公司与此人公开信息，产出1到10的lead_score和一段个性化跟进文案。有邮箱时调Gmail节点创建草稿（已存在该联系人草稿则替换），并把draft_id写回表格。

5. 审批卡片与定时任务

   向allowedChatId第一个ID发带按钮的Telegram卡片：显示联系人摘要、评分和草稿开头，按钮含查看草稿/发送/重写/稍后。回调分支里「发送」按钮才调Gmail发送草稿并更新status为contacted；其余按钮只改表或重新生成。Schedule Trigger两个：每天9:00读Contacts中follow_up_date到期或久未联系的人发提醒；周日18:00读全部联系人让模型给两两引荐建议，必要时生成Gmail引荐草稿同样走审批。

可直接复制的材料

你是展会名片信息提取助手。识别这张图片里的名片（可能有多张），只返回JSON数组，每张名片一个对象：{"name":"","company":"","role":"","email":"","phone":"","website":"","raw_notes":"牌面上的其他信息"}
规则：不确定的字段填空字符串，不要猜；邮箱和电话保持原始字符；多张名片按从左到右、从上到下顺序排列；完全无法识别时返回[]。

你是{my_name}（{my_role}）的展会跟进助手。基于以下信息写一封中文跟进邮件正文：
联系人：{contact_json}
展会：{event_name}
调研结果：{research_summary}
我的offer：{my_offer}
要求：120到180字；第一句提及展会上聊过的具体内容或对方公司近况（用调研结果里的真实信息）；中间说明我能帮什么，与对方业务挂钩；结尾提一个具体的下一步（如15分钟电话，给两个候选时段）；语气{tone}。只输出正文，不要主题行、不要签名。

id,name,company,role,email,phone,event,lead_score,status,last_contact,follow_up_date,notes,draft_id
CT-0001,林晓岚,星桥物流,运营总监,xiaolan.lin@example.com,+8613800000000,2026亚洲供应链展,8,new,,2026-10-08,聊到冷链仓配成本偏高,

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际运行原模板；草稿文案为示意，真实输出取决于模型与调研结果。

输入

在展会拍一张虚构名片发给机器人：林晓岚，星桥物流运营总监，xiaolan.lin@example.com，+8613800000000；随后对着卡片点「查看草稿」，不点发送。

对应输出

提取得到联系人JSON并写入Contacts行CT-0001；联网调研补充「星桥物流近期扩展东南亚冷链业务」，lead_score=8；Gmail生成草稿，开头为「晓岚您好，周三在供应链展上聊到星桥冷链仓配成本的问题，您提到旺季运力紧张……」；Telegram收到卡片显示评分8与草稿摘要，附发送/重写/稍后按钮。由于未点发送，Gmail里只有草稿没有任何已发邮件；follow_up_date自动设为3天后，当天9:00的定时任务会在未跟进时提醒你。

做完检查这些

• 发送名片照片后Contacts页新增一行，name、company、email字段与牌面一致
• 重复发送同一张名片不会新增第二行，而是更新已有行
• 不点「发送」按钮时Gmail中只存在草稿，已发送文件夹为空
• 未把chat ID加入allowedChatId前，机器人对所有输入只回复指南和chat ID
• 修改Config的followUpDays后，新建联系人的follow_up_date按新天数计算

容易卡住的地方

• Contacts页A1必须是id且所有读写节点用同一列结构，换表或改名会让查重失效产生重复联系人
• allowedChatId第一个ID是唯一能触发发送邮件的owner，顺序填错会把发信权给别人
• Groq凭据要用HTTP Header Auth手动配（Authorization: Bearer key），不是下拉选现成类型，漏配只影响语音分支
• 联网搜索和gpt-4.1-mini都按量计费，展会集中录入几十张名片前先跑两三张估成本
• 模板默认语言语气偏英文商务，中文场景要在Config和邮件提示词里一起改，否则草稿中英混杂
• 「发送」按钮的回调要校验chat ID等于owner，否则群里其他人点卡片也能发信