分包商报价邮件自动比对、追报价与定标

原文要点

这是n8n官网免费的工程采购工作流模板。它监听Gmail中匹配报价条件的邮件并下载附件，从PDF抽文本（读不出就回信要文字版PDF），用OpenAI把报价匹配到n8n Data Tables里开标的包件，逐清单项抽取范围覆盖，算缺项并按补贴金额（plug）算出拉平总价，版本化写入bid_quotes表；范围不清会自动回信让分包商澄清。每天早7点更新逾期包件为closing、催未报价者、对结标包件按拉平总价排序并让OpenAI起草定标建议，经估价师邮件批准后发中标意向和落选通知。设置要求scope_checklist用Item=allowance格式，还需先跑一次手动setup触发器建表。

这次做成什么

在本地n8n中导入该免费模板，用虚构的分包商报价邮件跑通“收报价→抽范围→算拉平总价→回信确认”这一段核心链路，并验证每日扫标的分支逻辑；定标建议环节先只到“起草待批准”为止。

准备什么

• 可自建的n8n实例（需含Data Tables功能，建议较新版本）
• 一个用于测试的Gmail账号及其OAuth2凭据（收发分离测试，勿用真实客户邮箱）
• OpenAI API Key（调用会产生费用，需自行控制额度）
• 从n8n官网模板页/workflows/19637导入模板，本站不提供可导入JSON

具体怎么做

1. 导入模板并初始化数据表

   在n8n画布中通过模板页导入该工作流，先手动执行作者内置的setup触发器一次，让它自动创建bid_packages和bid_quotes两张Data Tables；建好后打开表确认列结构（包件名、状态、scope_checklist、报价版本等）与本练习字段对应。

2. 填入虚构开标包件

   在bid_packages表插入一条测试包件：名称“机电安装分包”，status填open，scope_checklist严格按“桥架敷设=4000; 防火封堵=3500; 垃圾清运=2000”格式填写，等号后为缺项补贴金额（美元），截止日期填三天后。

3. 配置两处设置节点与凭据

   按作者说明更新两个settings步骤：公司名、估价师联系邮箱、复核收件箱、最低匹配置信度、默认plug金额、截止前催报天数；然后给Gmail节点绑定OAuth2、给两个OpenAI节点绑定API Key，注意读邮件与发邮件是同一组Gmail凭据。

4. 发送测试报价邮件

   用另一个邮箱向测试Gmail发送主题为“报价-机电安装分包”的邮件，附一份可提取文字的PDF（用下方artifact中的报价文本生成），触发器匹配到后观察执行流：PDF抽文本→OpenAI匹配包件并逐项判断范围→算拉平总价→写入bid_quotes→回信。

5. 核对分支与手动验证每日扫标

   若报价缺项，检查回信是否要求分包商确认缺项范围；再手动执行每日7点的定时分支，确认逾期包件状态改为closing、有报价的包件按拉平总价排序并生成待估价师批准的定标建议草稿，批准邮件不回就不发中标/落选通知。

可直接复制的材料

package_name: 机电安装分包
status: open
due_date: 2026-10-01
scope_checklist: 桥架敷设=4000; 防火封堵=3500; 垃圾清运=2000
invited_subs: sub-a@example.test, sub-b@example.test

你是工程采购估价助手。已知开标包件的范围清单如下，格式为“清单项=缺项补贴金额”：
桥架敷设=4000; 防火封堵=3500; 垃圾清运=2000
请阅读下面分包商报价邮件正文与附件文本，输出严格JSON，不要多余文字：
{"package_matched":true或false,"confidence":0到1,"quoted_total":数字,"items":[{"item":"清单项","covered":true或false,"note":"依据原文短句"}],"exclusions":["报价中声明排除的内容"]}
判定规则：报价明确包含或列出该项则covered为true；声明排除或只字未提则为false。报价邮件全文：
{{邮件与附件文本}}

致 示例建设公司 估价部：
我方就机电安装分包报价如下：
总报价：182,000 美元
报价范围：桥架敷设、电缆穿线及设备安装调试均包含在内。
除外条款：本报价不含防火封堵；现场建筑垃圾清运由总包负责。
报价有效期：30天。
分包商：示例机电工程有限公司

输入与输出示例

本站虚构演示，非模板实际运行结果；补贴金额为本站练习设定。

输入

测试包件“机电安装分包”（清单：桥架敷设=4000; 防火封堵=3500; 垃圾清运=2000）收到报价邮件：总价182,000美元，明确排除防火封堵，垃圾清运只字未提。

对应输出

抽取结果JSON：quoted_total=182000，items中桥架敷设covered=true、防火封堵covered=false（注明“除外条款声明不含”）、垃圾清运covered=false（注明“未提及”）；缺项补贴3500+2000=5500，拉平总价leveled_total=187500；系统自动回信请分包商确认垃圾清运是否包含，随后该报价以revision形式写入bid_quotes表。

做完检查这些

• bid_quotes表中新行的leveled_total等于报价总价加上所有covered=false项的补贴之和（182000+5500=187500）
• 缺项或范围存疑时，Gmail里能找到系统发出的澄清回信，而不是直接确认完成
• 手动跑每日分支后，逾期包件status变为closing，未报价的被邀请分包商收到催报邮件
• 定标建议草稿发出后，在估价师回复批准前不会产生中标意向或落选通知

容易卡住的地方

• scope_checklist必须严格用“项=金额; 项=金额”格式，缺等号或全角符号会导致解析失败
• 扫描版图片PDF抽不出文本，只会触发回信索要文字版，不会进入比对
• 最低匹配置信度设太高会把正常报价判为不匹配包件而被跳过
• OpenAI调用与Gmail发送均真实生效，测试务必用隔离邮箱，避免给真实分包商发信
• 模板免费但OpenAI API按用量另收费，每日扫标会放大调用次数