WhatsApp订座机器人：语音转写、查档与人工接管

原文要点

原模板面向单门店时段预约：接收WhatsApp Business Cloud API webhook，订阅请求回验证挑战，消息事件回EVENT_RECEIVED；无入站消息则忽略。按手机号查Airtable Conversations，人工模式即停止不回。语音先取WhatsApp媒体URL、HTTP下载音频、OpenAI转文字；文字直接从payload取正文和号码。之后OpenAI代理可查Airtable档期与商家信息，建待确认预订、确认、取消或升级人工；代理有回复且非无需回复时，经WhatsApp发回。需WhatsApp商业号、已计费OpenAI、Airtable三张表，媒体下载还要HTTP Header Auth。

这次做成什么

做成一个单门店订座机器人练习版：收到文字或语音WhatsApp消息后，先判断人工模式静默，再把输入统一成文本，让代理读Airtable可约档期和商家信息，输出待确认、确认、取消、FAQ或升级，最后只在需要时回WhatsApp。站内方案用三张Airtable表、一个webhook验证段、一个人工模式闸门、一个语音转写支路和OpenAI代理提示词完成，不假装提供原工作流下载。

准备什么

• WhatsApp Business Cloud API测试号、Phone Number ID和可把webhook指到n8n的应用设置权限
• 已开通计费的OpenAI API key，同时供聊天代理和音频转写节点使用
• Airtable可编辑库，含Bookings、Business Info、Conversations三表及自增booking_id
• n8n可公网访问的webhook地址，另建HTTP Header Auth凭证下载WhatsApp媒体

具体怎么做

1. 建Airtable三表并放合成样例

   Conversations列表头：phone、human_mode、last_session、updated_at；Bookings列表头：booking_id用Autonumber，另加phone、customer_name、slot_date、slot_time、party_size、status、notes；Business Info列表头：key、value、language。导入下方合成CSV。把所有Airtable节点中的base/table占位ID替换为练习库ID，字段名与表头完全一致，避免代理工具找不到列。

2. 完成webhook验证与消息闸门

   Webhook节点接收WhatsApp GET验证：当query含hub.mode=subscribe与hub.verify_token时返回hub.challenge；POST消息立即回EVENT_RECEIVED。Switch节点过滤无messages数组或statuses回执的事件，只保留入站消息。再接Airtable Conversations按phone查询；IF条件human_mode=true直接NoOp结束，不发任何自动回复。字段映射：phone={{$json.entry[0].changes[0].value.messages[0].from}}，msg_type={{$json...messages[0].type}}。

3. 语音支路转文字，文字支路直取正文

   IF按msg_type分流。text分支Set：customer_text=messages[0].text.body。audio分支先用WhatsApp节点按messages[0].audio.id取media URL，再用HTTP Request下载，URL={{$json.media_url}}，认证选HTTP Header Auth，头名Authorization，值填Bearer 你的隔离token；响应设binary。接OpenAI Transcribe，file取二进制，输出text写回customer_text。两支路合并为统一{phone,customer_text,message_id}。

4. 接OpenAI代理并挂Airtable工具

   Agent节点系统提示词用下方订座代理全文，模型选已具备凭证的聊天模型，不新增作者未提模型名。工具只配置三项：Airtable Search读Business Info与Bookings空档，Airtable Create在Bookings写status=pending，Airtable Update按phone+booking_id把pending改confirmed或cancelled。升级人工不调用真实外呼，只Update Conversations.human_mode=true并返回固定提示。代理输出JSON字段：reply、action、booking_id、no_response_needed。

5. 回复发送与静默控制

   Agent后接Code解析JSON；若no_response_needed=true或action=human_handoff且human_mode已为真，则不发送。否则WhatsApp Send节点选同一Phone Number ID，to=phone，text=reply。确认码练习沿用原文提到的2/3：客户回2把最新pending改confirmed，回3改cancelled；如要按钮需自行核对你账号是否支持。每次发送后更新Conversations.last_session与updated_at。

6. 用合成事件跑三种结局

   先在Meta开发者面板把webhook指向n8n测试URL并完成验证。用下方example.input发文字预约，期待Bookings新增pending；再发内容为2的消息，期待同一booking_id变confirmed；把Conversations中该phone改human_mode=true，再发任意消息，执行日志应停在闸门且无WhatsApp发送记录。语音测试用本地假media URL走HTTP节点，不要把真实客户音频拉进练习库。

可直接复制的材料

Conversations.csv
phone,human_mode,last_session,updated_at
8613800001111,FALSE,sess-wa-demo-01,2026-09-15 09:00
8613900002222,TRUE,sess-wa-demo-02,2026-09-15 09:05

Bookings.csv
booking_id,phone,customer_name,slot_date,slot_time,party_size,status,notes
1,8613800001111,测试甲,2026-09-20,19:00,2,pending,靠窗
2,8613900002222,测试乙,2026-09-21,12:30,4,cancelled,人工处理

Business Info.csv
key,value,language
hours,周二至周日 11:30-22:00,zh
address,滨河路88号一层,zh
policy,预订保留15分钟；取消需提前2小时,zh

你是单门店时段预约助手，只处理一个地点。可用事实仅来自Airtable的Business Info与Bookings；查不到就说无法确认，不编造营业时间、地址、价格或空档。
输入：phone={{phone}}，customer_text={{customer_text}}。
任务：1）咨询：用Business Info回答；2）预约：缺slot_date、slot_time、party_size就追问，齐了在Bookings创建status=pending；3）客户只回2：把该phone最新pending改为confirmed；只回3：改为cancelled；4）客户要求投诉、退款、人工、开发票或连续两次无法理解：action=human_handoff并把Conversations.human_mode置true；5）已是人工模式时不要回复。
输出严格JSON：{"reply":"中文短句","action":"faq|create_pending|confirm|cancel|human_handoff|none","booking_id":null,"no_response_needed":false}。reply不超过120字；需要静默时reply为空且no_response_needed=true。

Webhook解析：phone=$json.entry[0].changes[0].value.messages[0].from；msg_type=$json.entry[0].changes[0].value.messages[0].type；message_id=$json.entry[0].changes[0].value.messages[0].id；text_body=$json.entry[0].changes[0].value.messages[0].text.body；audio_id=$json.entry[0].changes[0].value.messages[0].audio.id。Conversations查询：filterByFormula={phone}='{{phone}}'。闸门：human_mode=true时Stop。语音：media_url来自WhatsApp媒体读取；HTTP Request Method=GET，Authentication=Header Auth，Header Name=Authorization，Header Value=Bearer <隔离媒体token>，Response=File。合并后字段固定为phone、customer_text、message_id、source=text|audio。

工具白名单JSON：{"tools":[{"name":"airtable_search_business","allowed_tables":["Business Info"],"max_records":10},{"name":"airtable_search_bookings","allowed_tables":["Bookings"],"filters":["slot_date","status"],"max_records":20},{"name":"airtable_create_booking","allowed_fields":["phone","customer_name","slot_date","slot_time","party_size","status","notes"],"fixed_status":"pending"},{"name":"airtable_update_booking","allowed_fields":["status","notes"],"require_match":"phone+latest_pending"},{"name":"set_human_mode","allowed_fields":["human_mode","updated_at"],"fixed_value":true}]}。禁止代理读写payment、身份证、银行卡字段；本练习不放这些列。

{"object":"whatsapp_business_account","entry":[{"id":"WABA_DEMO","changes":[{"value":{"messaging_product":"whatsapp","metadata":{"phone_number_id":"PNID_DEMO"},"messages":[{"from":"8613800001111","id":"wamid.demo1","timestamp":"1757900000","type":"text","text":{"body":"你好，9月20日晚上7点两个人还有位吗？想订靠窗。"}}]},"field":"messages"}]}]}

输入与输出示例

本站虚构演示，未真实调用WhatsApp/OpenAI/Airtable；数字与字段均对应上述合成输入。

输入

上一条POST事件：来自8613800001111，文字“你好，9月20日晚上7点两个人还有位吗？想订靠窗。”；Conversations中human_mode=FALSE；Bookings里2026-09-20 19:00尚无confirmed冲突。

对应输出

闸门结果human_mode=false继续；source=text，customer_text=原句。代理查询Business Info得hours与policy，查Bookings发现19:00可约，创建booking_id=3：phone=8613800001111，slot_date=2026-09-20，slot_time=19:00，party_size=2，status=pending，notes=靠窗。代理JSON：{"reply":"已为你预留9月20日19:00两位，备注靠窗；保留15分钟。回复2确认，回复3取消。","action":"create_pending","booking_id":3,"no_response_needed":false}。WhatsApp Send到8613800001111发送该reply；客户回2后同一booking_id改confirmed。

做完检查这些

• GET验证返回hub.challenge，POST无message或仅statuses时只确认不进入代理
• Conversations.human_mode=true时执行停止，Airtable不新增、WhatsApp不发送
• 语音audio支路能把二进制交给转写节点，最终与text支路合并成同一customer_text字段
• 预约信息齐全才创建pending，缺日期时间人数时reply只追问不建单
• 客户回2或回3只影响该phone最新pending，确认后Conversations.updated_at被刷新

容易卡住的地方

• WhatsApp回执statuses被当成入站消息，会导致空文本进入代理，必须先过滤
• media下载缺Authorization头会401，练习用隔离token，不指导复用真实客户凭据
• OpenAI key未开计费或模型无权限时聊天与转写会失败，勿承诺免费可用
• Airtable占位base/table ID未替换，代理会读写错库或找不到booking_id
• 原文说单门店；多门店必须自己加location字段并改提示词，不能宣称模板已支持
• 人工模式字段若是文本TRUE而非布尔，IF判断会失效，需统一勾选字段类型