HOA 建筑变更申请跟踪

原文要点

n8n免费模板（作者Khairul Muhtadin，2026年9月更新）：业主经n8n Form提交HOA建筑变更申请；流程规范化字段、生成唯一ARC ID、时间戳和30天审查期限；必填缺失时写Google Sheets“Errors”标签并Gmail通知委员会。有效申请交OpenAI节点（配置为gpt-6-luna）产出咨询性标记、给委员会的短摘要、给业主的确认语，追加到“ARC Requests”表后分别邮件双方。委员会POST hoa-arc-decision webhook（arc_id+decision: approved/conditions/denied，可选conditions_note）更新行并发决定信，载荷畸形或ID不存在则提醒委员会；每天07:00扫描5天内到期未决申请并邮件提醒。模板页未附可下载工作流JSON。

这次做成什么

在自己的n8n实例按模板描述重建这条“提交→AI摘要→双表记录→决定回写→到期提醒”的跟踪流程，并用合成测试数据走通三条分支（缺字段、正常、webhook决定）。模板页只给文字描述，本站以下为依描述设计的搭建方案，节点与字段名为本站设定，细节需在n8n模板页核对。

准备什么

• 一个可用的n8n实例（自托管或n8n Cloud），能创建并激活工作流
• OpenAI API凭据（模板配置模型为gpt-6-luna，调用可能另收费）
• Google Sheets与Gmail的OAuth2凭据，及含ARC Requests、Errors两个工作表的空表格
• 用于接收通知的委员会测试邮箱，替换模板占位地址user@example.com

具体怎么做

1. 建表与表单触发器

   Google Sheets建“ARC Requests”表，列依次为ARC ID、业主姓名、邮箱、物业地址、变更类型、描述、提交时间、审查截止日、AI标记、AI摘要、状态；另建“Errors”表放原始载荷与缺失字段。n8n中新建工作流，加Form Trigger节点，字段设：姓名、邮箱、物业地址、变更类型（下拉：加建/外墙/围栏/景观/其他）、变更描述，发布后把表单URL发给业主。

2. 规范化、编号与必填校验

   接Set或Code节点：trim各字段，生成ARC ID（本站方案：'ARC-'+提交时间戳），写入submitted_at=当前时间、deadline=当前时间+30天、status=Pending。再接IF节点判断姓名/邮箱/地址/描述任一为空：是→Google Sheets追加到Errors→Gmail发委员会“无效申请”邮件；否→走下一步。

3. AI摘要与双路通知

   有效分支接OpenAI节点（凭据选你的OpenAI账号，模型按模板配置gpt-6-luna），提示词见材料二，要求返回JSON：advisory_flags、board_summary、owner_ack。随后Google Sheets把申请连同AI输出追加到ARC Requests；Gmail发业主确认信（含ARC ID与30天截止日），再发委员会新申请通知（含AI标记与摘要）。

4. 决定webhook与状态回写

   加Webhook节点，方法POST、路径hoa-arc-decision。后接Google Sheets按arc_id查行：未找到或decision不在approved/conditions/denied内→Gmail提醒委员会“载荷异常”；找到→Switch按decision分支，更新该行状态（conditions时附带conditions_note），并Gmail发业主决定信。注意激活工作流后生产webhook URL才生效。

5. 每日到期提醒

   加Schedule Trigger设每天07:00（注意n8n实例时区），接Google Sheets读取ARC Requests全部行，用Filter/Code筛status=Pending且deadline距当天≤5天的行，汇总成清单经Gmail发委员会。无匹配行时不发信。

可直接复制的材料

{
  "arc_id": "ARC-{submission_timestamp}",
  "owner_name": "表单.姓名",
  "owner_email": "表单.邮箱",
  "property_address": "表单.物业地址",
  "change_type": "表单.变更类型",
  "description": "表单.变更描述",
  "submitted_at": "提交时刻ISO时间",
  "deadline": "submitted_at + 30天",
  "ai_flags": "OpenAI输出.advisory_flags",
  "ai_summary": "OpenAI输出.board_summary",
  "status": "Pending | approved | conditions | denied"
}

你是HOA建筑审查委员会的咨询助手。根据以下申请信息，仅输出JSON，含三个字段：advisory_flags（数组，列出需委员会留意的风险点，如结构、外观协调性、施工期影响，无则空数组）、board_summary（80字内给委员会的中文摘要）、owner_ack（60字内给业主的礼貌确认语，不含审查结论）。申请信息：姓名={{owner_name}}，地址={{property_address}}，类型={{change_type}}，描述={{description}}。AI意见仅为咨询性质，不作决定。

{
  "arc_id": "ARC-1759334400",
  "decision": "conditions",
  "conditions_note": "围栏高度不得超过1.8米，施工限于工作日9:00-17:00"
}

{
  "form_valid": {"姓名": "测试业主甲", "邮箱": "owner1@example.com", "物业地址": "樱花路12号", "变更类型": "围栏", "变更描述": "后院加装1.5米木质围栏"},
  "form_invalid": {"姓名": "", "邮箱": "owner2@example.com", "物业地址": "", "变更类型": "外墙", "变更描述": ""},
  "reminder_seed": {"arc_id": "ARC-1759334400", "status": "Pending", "deadline": "今天+4天"}
}

输入与输出示例

本站虚构演示，非模板实测运行结果

输入

业主提交表单：姓名“测试业主甲”、邮箱owner1@example.com、地址“樱花路12号”、类型“围栏”、描述“后院加装1.5米木质围栏”，提交时间2026-10-01 09:00。

对应输出

生成ARC ID如ARC-1759312800，submitted_at=2026-10-01T09:00，deadline=2026-10-31T09:00，status=Pending；ARC Requests新增一行并附AI摘要与标记；业主收到确认信（含ARC ID与10月31日截止日），委员会收到新申请通知。之后POST {"arc_id":"ARC-1759312800","decision":"approved"}，该行状态更新为approved，业主收到批准决定信。

做完检查这些

• 缺字段的form_invalid提交后，Errors表出现一行且委员会收到无效申请邮件，ARC Requests不新增
• 有效提交后ARC Requests恰新增一行，ARC ID唯一，deadline=提交时间+30天，业主与委员会各收到一封邮件
• POST合法decision后对应行状态更新且业主收到决定信；POST未知arc_id时委员会收到告警且表无改动
• 把某Pending行deadline改为4天内，手动执行或等待07:00调度后委员会收到含该ARC ID的提醒清单

容易卡住的地方

• 模板页未提供可导入的工作流JSON，本指南是依其文字描述重建，节点名与界面细节请以模板页和你的n8n版本核对
• 模板配置模型为gpt-6-luna，需你自己的OpenAI凭据，调用费用以OpenAI计价为准，本站未核实该模型可用性
• 所有模板里的占位邮箱user@example.com必须替换成真实委员会邮箱，否则通知会发丢
• webhook测试URL与生产URL不同，工作流未激活时委员会POST会失败
• 07:00调度受n8n实例时区影响，跨时区部署需先确认时区设置
• 30天期限与5天提醒窗口是模板设定，可按你所在HOA章程调整