Gmail发票自动入账并预测应付现金流

原文要点

原模板（Jeffy Thomas）监听Gmail中未读且带PDF附件的邮件，下载附件并提取PDF文本，用OpenAI Chat Model（默认gpt-5-mini）抽取结构化发票字段、分类并生成一句话摘要；随后按发票总额划分High/Normal优先级（默认阈值1000），把记录追加到Google Sheets，再读取整张台账计算当月累计支出和未来30天应付金额，用Gmail发送现金流提醒邮件，高价值发票走单独的审批提醒；另有每周一上午9点的定时分支，读取台账生成含总额、分类占比和7天内到期发票的HTML周报并邮件发出。Google Sheets表头示例：vendor、invoice_number、invoice_date、due_date、currency、total_amount、tax_amount、category、priority、summary、email_from、received_at。

这次做成什么

在n8n中搭一条发票入账流：Gmail收到带PDF的发票邮件后自动抽取字段、按金额分优先级、写入表格台账，汇总当月支出与30天内应付后邮件提醒，高价值发票单独发审批提醒；并用一个定时分支每周生成应付周报。以下提示词、字段映射和测试数据为本站独立设计的可照做方案，节点名称以原模板为准，具体界面参数需在你的n8n实例中核对。

准备什么

• 一个可用的n8n实例（云端或自托管），并能导入或重建该工作流节点
• Gmail账号及OAuth2凭据，触发器与发送邮件两处都要连接
• OpenAI API凭据，且Chat Model节点所用模型账号内有访问权限
• Google账号及OAuth2凭据，已建好一张含指定表头的Google Sheets发票台账
• 一个用于接收提醒与周报的邮箱地址，以及明确的高价值金额阈值

具体怎么做

1. 准备Google Sheets台账

   新建一张Google Sheets，工作表第一行依次填入表头：vendor、invoice_number、invoice_date、due_date、currency、total_amount、tax_amount、category、priority、summary、email_from、received_at。在n8n的每个Google Sheets节点（追加与读取）中连接Google OAuth2，并选中这张表和这个工作表标签。

2. 配置Gmail触发与附件提取

   添加Gmail Trigger节点，连接Gmail OAuth2，事件选收到新邮件，过滤条件设为仅未读且包含附件的邮件。其后接下载附件的步骤取得PDF二进制，再接PDF文本提取步骤，把发票正文转成纯文本供模型处理。

3. 用OpenAI抽取结构化字段

   接OpenAI Chat Model（原模板默认gpt-5-mini，可换成你账号可用的模型），使用本页artifacts中的抽取提示词，要求模型只返回JSON：供应商、发票号、开票日、到期日、币种、总额、税额、费用分类和一句话摘要。之后接一个规范化步骤：把金额转数字、日期统一为YYYY-MM-DD。

4. 按阈值分优先级并记录元信息

   在规范化后比较total_amount与高价值阈值（默认1000，可在该步骤中改），高于等于阈值记为High，否则Normal；同时记录发件人email_from与收到时间received_at。

5. 追加台账并汇总现金流

   追加一条记录到Google Sheets；随后读取整张台账，用代码或汇总步骤计算两个指标：当月累计支出（invoice_date在本月的total_amount之和）和未来30天应付（due_date在未来30天内的total_amount之和）。

6. 发送提醒与周报分支

   用Gmail发送节点把两个现金流指标发给收件人；priority为High时改走高价值审批提醒邮件（主题和内容单独写）。另建Schedule Trigger（每周一上午9点）→读取台账→生成含总额、分类占比、7天内到期发票的HTML表格→Gmail发送的独立分支。

可直接复制的材料

你是发票信息抽取助手。从下面的发票文本中抽取字段，只输出一个JSON对象，不要输出任何其他文字。字段要求：
vendor：供应商名称（字符串）
invoice_number：发票号（字符串，找不到填空字符串）
invoice_date：开票日期，格式YYYY-MM-DD
due_date：付款到期日，格式YYYY-MM-DD
currency：币种代码，如USD、CNY
total_amount：含税总额（数字，不带千分位）
tax_amount：税额（数字，没有则为0）
category：费用分类，只能从 office_supplies、software、travel、utilities、services、other 中选一个
summary：用一句中文概括这张发票
发票文本：
{{ $json.pdfText }}

vendor,invoice_number,invoice_date,due_date,currency,total_amount,tax_amount,category,priority,summary,email_from,received_at
恒达办公用品,INV-2026-0912,2026-09-05,2026-10-05,CNY,1356.00,156.00,office_supplies,High,采购打印纸与墨盒一批,billing@hengda.example,2026-09-06T09:12:00
云启软件,YS-8831,2026-09-08,2026-09-22,CNY,499.00,0.00,software,Normal,年度协作工具续费,invoice@yunqi.example,2026-09-08T14:40:00

{
  "highValueThreshold": 1000,
  "priorityRule": "total_amount >= highValueThreshold 时 priority=High，否则 Normal",
  "monthToDateSpend": "invoice_date 落在当前自然月内的所有 total_amount 求和",
  "dueNext30Days": "due_date 介于今天与今天+30天之间且未标记付款的 total_amount 求和",
  "weeklyDigest": {"schedule": "每周一 09:00", "include": ["当月累计支出", "各category占比", "未来7天内到期的发票清单"]}
}

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际调用OpenAI或Gmail；日期窗口以2026-09-08为“今天”推算。

输入

合成测试邮件：发件人 billing@hengda.example，主题“9月发票 INV-2026-0912”，附件PDF正文含：恒达办公用品，发票号INV-2026-0912，开票2026-09-05，到期2026-10-05，合计¥1356.00（税额¥156.00），内容为打印纸与墨盒采购。台账中另有9月软件费499.00（到期日2026-10-20，在30天窗口之外）和9月差旅800.00（到期日2026-10-31，在30天窗口之外）。

对应输出

抽取JSON示意：{"vendor":"恒达办公用品","invoice_number":"INV-2026-0912","invoice_date":"2026-09-05","due_date":"2026-10-05","currency":"CNY","total_amount":1356.00,"tax_amount":156.00,"category":"office_supplies","summary":"采购打印纸与墨盒一批"}。因1356.00≥1000，priority=High，走审批提醒邮件。台账追加后当月累计支出=1356+499+800=2655.00元，未来30天应付（到期日在窗口内）=1356.00元，提醒邮件正文含这两个数字。

做完检查这些

• 给Gmail触发器发送一封带PDF附件的测试邮件后，Google Sheets台账新增一行，12个表头字段全部有值
• 总额1356.00的测试发票priority为High且收到审批提醒邮件，499.00的为Normal且只收普通通知
• 提醒邮件中当月累计支出等于台账本月total_amount手工求和，30天应付金额与到期日筛选结果一致
• 周一9点定时分支生成的HTML周报含当月总额、分类占比和未来7天到期清单，且成功发到指定邮箱

容易卡住的地方

• Gmail触发器与发送节点要分别连接OAuth2，漏连任一处会导致监听不到或发不出
• OpenAI Chat Model默认gpt-5-mini，你的API账号若无该模型权限需在节点中换成可用模型
• Sheets表头必须与追加字段完全一致，大小写或拼写不一致会写入失败或错位
• 高价值阈值默认1000且不带币种判断，多币种发票混用时直接比较会误判优先级
• PDF若是扫描图片而非文本层，文本提取结果为空，抽取字段会全空，需另接OCR（原文未含此节点）