收件箱发票自动登记与到期催款

原文要点

WeblineIndia在n8n.io发布的免费模板，由两条支线组成：每小时触发的Gmail监听，筛选收件箱中主题含invoice或bill且带附件的邮件，下载PDF提取文本交OpenAI返回供应商、发票号、金额、到期日的结构化JSON；先查Google Sheets台账，发票号已存在则发Slack重复告警，新发票以Pending状态和创建时间戳入账。另一条支线每天9:00读取台账，计算距到期天数并分配提醒类型和优先级，通过Gmail向配置的收件人发催款邮件、Slack发提醒，逾期发票在表里改为OVERDUE。表列要求vendor_name、Invoice_number、amount、due_date、status、created_at，更新依赖row_number。

这次做成什么

在n8n搭好“收件箱发票→PDF提取→OpenAI结构化→Sheets查重入账→每日分级催款”的闭环，并用一封合成发票邮件和一张4行台账完成登记与催款全流程演练。

准备什么

• n8n实例（云端或自托管），可连接Gmail
• Gmail凭据，同时开通触发器读取和发送邮件两种权限
• OpenAI API Key，且OpenAI节点所选模型在账号可用
• Google Sheets OAuth2凭据及一张按规范建好列的台账表
• Slack OAuth2凭据和一个用于告警的频道
• 一个用于接收催款提醒的测试邮箱（勿用真实客户邮箱）

具体怎么做

1. 建立发票台账表

   在Google Sheets新建电子表格，第一个工作表第一行严格按顺序建列：vendor_name、Invoice_number、amount、due_date、status、created_at。在n8n的Sheets节点中选中该表格和工作表；注意更新状态的操作依赖row_number定位行，测试时先手动预填3行数据（1张未到期、1张3天内到期、1张已逾期），status统一填Pending。

2. 配置Gmail触发器与PDF提取

   在Gmail Trigger节点添加Gmail凭据，触发条件保留模板的每小时轮询，过滤设置为收件箱、主题含invoice或bill、且带附件。用测试邮箱向该Gmail发送一封主题为"Invoice INV-2026-0901 from 恒信印务"、附一份PDF发票（可用材料中的合成字段自制PDF）的邮件。下载附件节点后接PDF文本提取，执行一次确认能输出PDF全文文本。

3. 配置OpenAI结构化抽取

   在OpenAI节点添加API凭据，提示词要求只返回JSON，字段为vendor_name、Invoice_number、amount、due_date（示例见材料）。用第2步的邮件执行，确认输出是合法JSON且四个字段齐全；若返回带解释文字，需在提示词中强调"只输出JSON对象，不要任何其他文字"或用JSON解析节点兜底。

4. 查重与入账分支

   Sheets查询节点按提取出的Invoice_number在台账中查找：找到则走重复分支，向Slack频道发"重复发票告警"并结束；未找到则追加新行，status写Pending，created_at写当前时间戳。演练：先发INV-2026-0901确认入账，再转发同一封邮件，确认第二次触发的是Slack重复告警而不是新增行。

5. 每日催款支线演练

   保留每天9:00定时节点（测试时手动执行）。该支线读取台账全部行，计算due_date与当天差值分配提醒类型：对需要行动的行，Gmail节点向配置的提醒收件人发送催款邮件、Slack发提醒，逾期行在Sheets把status更新为OVERDUE。用第1步预填的3行验证：3天内到期行触发提醒，已逾期行状态变OVERDUE，远期到期行不动作。最后把催款收件人从测试占位地址改成你的真实财务邮箱，再把定时改回9:00并激活。

可直接复制的材料

你是发票信息抽取助手。从下面的发票PDF文本中提取4个字段，只输出一个JSON对象，不要任何解释文字、不要代码块标记。
字段要求：
- vendor_name：开票方公司名称（字符串）
- Invoice_number：发票编号（字符串，保持原文大小写和连字符）
- amount：含税总金额（数字，不带货币符号和千分位）
- due_date：付款到期日（字符串，统一输出YYYY-MM-DD格式；若原文只写"Net 30"等账期，以开票日加账期推算）
若某字段无法确定，填null。
发票文本：{{pdf_text}}

vendor_name,Invoice_number,amount,due_date,status,created_at
恒信印务,INV-2026-0812,12800.00,2026-09-05,Pending,2026-08-06 10:22:00
蓝桥云计算,INV-2026-0833,4600.50,2026-09-09,Pending,2026-08-10 14:05:00
明远办公用品,INV-2026-0841,899.00,2026-10-15,Pending,2026-08-15 09:31:00

输入与输出示例

本站虚构演示，JSON与台账行为按提示词和流程推演的示意，非原作者实测结果，未实际调用API。

输入

测试邮箱收到主题"Invoice INV-2026-0901 from 恒信印务"的邮件，附件PDF正文含：发票编号INV-2026-0901，开票方恒信印务，含税合计15200.00元，付款到期日2026-09-30。台账中无此发票号。

对应输出

OpenAI节点输出：{"vendor_name":"恒信印务","Invoice_number":"INV-2026-0901","amount":15200,"due_date":"2026-09-30"}；查重未命中，Sheets追加一行：恒信印务 | INV-2026-0901 | 15200 | 2026-09-30 | Pending | 2026-09-07 08:00:00；不触发Slack重复告警。

做完检查这些

• 发送带PDF的测试发票邮件后一小时内，Sheets新增一行且六个列值全部正确非空
• 再次转发同一封邮件，走重复分支：Slack收到重复告警，Sheets行数不增加
• 手动执行每日支线，已逾期行的status被更新为OVERDUE且催款邮件发到测试邮箱
• 主题不含invoice或bill、或无附件的邮件不会触发任何处理

容易卡住的地方

• Gmail凭据需要同时授权读取和发送，只开读权限会让催款邮件发送失败
• due_date输出格式若不统一为YYYY-MM-DD，到期天数计算会出错，需在提示词或后续节点强制格式
• 更新状态依赖row_number，删除或移动台账行后可能更新错位
• 模板按Invoice_number查重，同一供应商换编号重开票不会被识别为重复
• 催款收件人默认是占位地址，忘记替换会把提醒发到无效邮箱或遗漏
• 每天9:00为模板默认值，可按需要在定时节点调整，但两条支线都要先手动验证再激活