维保合同台账与服务到期提醒

原文要点

Khairul Muhtadin发布的免费n8n模板（2026年10月更新），面向暖通维保合同台账。新合同经webhook（POST，路径hvac-agreement-intake-0930）录入，规范化生成agreement_id（AG-yyyyMMdd-###）等字段；缺客户名、客户邮箱、下次服务日期或办公室邮箱时不保存并邮件告知办公室。有效合同由gpt-6-luna写130词内欢迎邮件，记入Google Sheets的“Agreements”页（含16个字段，reminder_count为0）。每天07:00检查台账：3天内到期或已逾期的客户收到AI起草的120词内提醒；有逾期时办公室另收一封列明到期日、逾期天数和电话的催收清单。每周一09:00汇总活跃合同、7天内待服务、逾期与60天内续约情况发办公室。

这次做成什么

复现“webhook录入→校验→AI欢迎邮件→台账→每日到期提醒+逾期升级→每周回顾”链路。本站练习用合成合同数据走通每日检查分支，聊天模型可用任意兼容API替代gpt-6-luna。

准备什么

• 可建工作流的n8n实例（自托管或云端）
• Google Sheets OAuth2凭据及含“Agreements”标签页的表格（16列）
• Gmail OAuth2凭据
• 聊天模型API凭据
• 一个接收提醒与催收邮件的办公室测试邮箱

具体怎么做

1. 建Agreements表

   Google Sheets新建表格，标签页命名为“Agreements”，列依次为agreement_id、customer_name、customer_email、customer_phone、address、system_type、filter_size、service_frequency_months、last_service_date、next_due_date、agreement_end_date、status、office_email、welcomed_at、last_reminded_at、reminder_count（原文明确列出这16列）。把表格ID填入三个Google Sheets节点。

2. 搭录入webhook

   建Webhook节点，方法POST，路径hvac-agreement-intake-0930。后接规范化节点：无agreement_id时按AG-yyyyMMdd-###生成，status置active，写入office_email与welcomed_at。再接IF校验customer_name、customer_email、next_due_date、office_email，缺失时走“通知办公室”分支：邮件列出缺失字段与已提交值，不写表。

3. 欢迎邮件与入台账

   有效分支调聊天模型起草欢迎邮件：要求输出subject与body两个字段、正文130词内、只返回JSON（提示词可参照下方提醒邮件提示词的结构自行编写，原文即由AI写130词内欢迎邮件）；解析后合并到合同记录，Google Sheets节点追加到Agreements页（reminder_count写0），Gmail节点把欢迎邮件发给客户。

4. 每日到期检查

   Schedule Trigger每天07:00触发，读取Agreements全表，Code节点筛status为active且next_due_date距今≤3天的记录，附加days_left与is_overdue（days_left<0）。每条命中的合同调模型写120词内提醒邮件发给客户，并回写last_reminded_at、reminder_count加1。之后聚合所有is_overdue为真的记录：有逾期才给办公室发一封催收邮件，逐行列出客户名、到期日、逾期天数、电话；无逾期则不发。

5. 每周回顾

   Schedule Trigger每周一09:00触发，统计活跃合同数、7天内到期数、逾期数、agreement_end_date在60天内的续约数，把统计结果交给模型起草一周回顾邮件发办公室。激活前核对n8n时区，提醒窗口可在筛选节点中调整3天/7天/60天阈值。

可直接复制的材料

你是暖通维保公司的客户服务专员。根据下面的合同信息，给客户写一封保养提醒邮件，正文不超过120字，语气温和专业，包含：下次保养到期日、距今天数（已逾期则说明逾期天数）、建议预约方式。只返回JSON：{"subject":"...","body":"..."}
客户姓名：{{$json.customer_name}}
系统类型：{{$json.system_type}}
滤网规格：{{$json.filter_size}}
下次到期日：{{$json.next_due_date}}
距今天数：{{$json.days_left}}

{
  "customer_name": "陈立",
  "customer_email": "chenli-test@example.com",
  "customer_phone": "13800001111",
  "address": "滨江区云栖路88号3幢",
  "system_type": "中央空调VRF",
  "filter_size": "20x25x1",
  "service_frequency_months": 6,
  "last_service_date": "2026-04-15",
  "next_due_date": "2026-10-08",
  "agreement_end_date": "2027-10-14",
  "office_email": "office-test@example.com"
}

agreement_id,customer_name,customer_email,customer_phone,address,system_type,filter_size,service_frequency_months,last_service_date,next_due_date,agreement_end_date,status,office_email,welcomed_at,last_reminded_at,reminder_count
AG-20261005-001,陈立,chenli-test@example.com,13800001111,滨江区云栖路88号3幢,中央空调VRF,20x25x1,6,2026-04-15,2026-10-08,2027-10-14,active,office-test@example.com,2026-10-05 10:02:00,2026-10-05 07:00:00,1
AG-20260901-002,王芳,wangfang-test@example.com,13900002222,西湖区文三路200号,分体空调,16x20x1,12,2025-09-20,2026-09-30,2026-12-01,active,office-test@example.com,2026-09-01 09:00:00,2026-10-02 07:00:00,3

输入与输出示例

本站虚构演示，非原作者结果，未实际运行。

输入

每日检查当日为2026-10-05，台账含AG-20261005-001（next_due_date=2026-10-08，days_left=3）与AG-20260901-002（next_due_date=2026-09-30，days_left=-5，is_overdue=true）。

对应输出

陈立收到提醒邮件{"subject":"您的中央空调保养将于10月8日到期","body":"陈立您好，您地址为滨江区云栖路88号3幢的中央空调VRF维保合同将于2026-10-08到期（距今3天），请回复本邮件或致电办公室预约保养时间。"}；王芳收到含“已逾期5天”的提醒；因存在逾期记录，办公室收到一封催收清单邮件，含“王芳，到期2026-09-30，逾期5天，电话13900002222”一行。

做完检查这些

• 缺少customer_email的webhook提交不会写入Agreements，办公室收到列明缺失字段的邮件
• next_due_date距今恰为3天的合同会收到提醒，距今4天的不会
• 存在至少一条逾期记录时办公室收到一封汇总催收邮件，全部未逾期时当天不发该邮件
• 每条发出提醒的合同last_reminded_at被更新且reminder_count加1
• 周一09:00邮件包含活跃合同数、7天内到期数、逾期数和60天内续约数四项统计

容易卡住的地方

• webhook路径hvac-agreement-intake-0930是原文设定，改动后CRM或表单工具的回调地址要同步改
• 日期格式不统一（如2026/10/8与2026-10-08混用）会让到期筛选失效，规范化节点统一为ISO日期
• reminder_count不回写会导致同一客户每天重复收到提醒
• 3天/7天/60天阈值分散在筛选与统计节点，调整时两处都要改
• gpt-6-luna为原文模型名，替换模型后需核对JSON输出再激活