n8n把Zoom辅导录像变成课后总结、作业清单和催办邮件

原文要点

原模板把Zoom辅导录像变成客户跟进材料：Zoom webhook先处理endpoint校验再确认recording完成事件；有转写文本就直接下载，没有则下载音频用OpenAI Whisper转录；按会议ID或主题在Google Sheets的Clients页匹配客户，跳过停用客户和已记录场次；转写加客户背景交给GPT-4o-mini生成JSON行动计划，含课程回顾、亮点、洞察、带截止日期的作业和进度评分；组装HTML邮件经Gmail发客户并抄送教练，场次写入Session Log、作业逐条写入Homework Tracker；每天上午10点再跑一轮，按客户汇总临近或轻微逾期作业，用OpenAI起草简短催办邮件发出并更新催办次数与日期。

这次做成什么

搭一条“录像完成→总结邮件→作业催办”的双段流程：第一段处理Zoom录制事件并产出结构化行动计划与HTML邮件，第二段每日扫描作业表发跟进邮件。本站设计一个虚构客户与单节课的演练方案。

准备什么

• Zoom账号及Marketplace webhook应用，订阅录制完成事件并开启录制下载token
• Google表格一个，含Clients、Session Log、Homework Tracker三个标签页及OAuth凭据
• Gmail账号OAuth凭据，用于发送总结与催办邮件
• OpenAI API密钥，同时供GPT-4o-mini生成计划和Whisper转录音频

具体怎么做

1. 配置Zoom webhook与校验

   在Zoom Marketplace建webhook应用，订阅recording.completed事件，把回调地址指向本流程的webhook节点。流程第一段需原样返回Zoom的endpoint校验响应；把HMAC校验步骤里的secret替换为你Zoom应用的secret token，并确认录制下载请求带上了下载token。

2. 建表并接通客户匹配

   建Google Sheet，三个标签页命名为Clients、Session Log、Homework Tracker，把表格ID填入所有Sheets节点。Clients页至少含client_name、email、zoom_meeting_id、topic_keyword、status、coach_notes列。匹配节点先用会议ID精确匹配，失败再按会议主题包含topic_keyword模糊匹配；status为inactive或Session Log已存在该场次时直接跳过。

3. 获取转写并生成行动计划

   录制完成事件到达后先尝试下载Zoom自带转写，不存在则下载音频走Whisper。将转写全文与coach_notes拼入GPT-4o-mini提示词（见材料1），要求输出固定JSON。之后组装HTML邮件：回顾、亮点、洞察、作业列表和进度评分，Gmail发客户、抄送教练，并把场次与作业分别追加到两个标签页。

4. 配置每日催办轮次

   加一个每天10:00的Schedule Trigger，读取Homework Tracker，筛选截止日期在未来窗口内或轻微逾期且未完成的作业，按客户分组，每位客户用OpenAI起草一封简短跟进邮件发出，随后把对应行的nudge_count加1、last_nudge_date写为当天。窗口天数、最大催办次数、间隔天数和逾期截止天数在nudge规则配置节点里调整。

可直接复制的材料

你是教练助理。根据下面的辅导课程转写和客户背景，生成课后行动计划，严格只输出JSON：
{"recap":"150字内课程回顾","wins":["亮点1","亮点2"],"insights":["洞察1","洞察2"],"homework":[{"task":"具体可执行作业","due_date":"YYYY-MM-DD"}],"progress_score":1}
要求：作业2至4条，每条动词开头、可在一周内完成；due_date根据课程中提到的下周节奏推算；progress_score为1到10的整数，反映客户当前进展；不要编造转写中没有的承诺。
客户背景：{{$json.coach_notes}}
课程日期：{{$json.session_date}}
转写全文：{{$json.transcript}}

{
  "homework_tracker_headers": ["task_id", "client_email", "session_date", "task", "due_date", "status", "nudge_count", "last_nudge_date"],
  "nudge_rules": {
    "due_soon_window_days": 2,
    "overdue_cutoff_days": 5,
    "max_nudges": 3,
    "min_spacing_days": 2,
    "daily_run_time": "10:00"
  }
}

输入与输出示例

本站虚构演示，未真实调用OpenAI或发送邮件；字段与数字仅为结构示意。

输入

虚构客户“林悦”（email: linyue@example.com，meeting_id 81234567890，status active），2026-09-29一节45分钟职业发展课转写约3000字，课上约定更新简历并约两位内行人聊。

对应输出

示意输出：GPT-4o-mini返回recap一段、wins两条、insights两条、homework两条（如“重写简历首页成果段，due_date 2026-10-03”），progress_score为6；HTML邮件发至linyue@example.com并抄送教练；Session Log新增一行，Homework Tracker新增两行。10月2日10:00催办轮次检测到该作业临期，发出一封跟进邮件并把两行nudge_count从0改为1。

做完检查这些

• Zoom endpoint校验能原样返回，伪造签名的请求被HMAC步骤拒绝
• 同一会议ID重复触发时被Session Log去重跳过，停用客户也被跳过
• 无转写的录像自动降级为音频加Whisper路径，且行动计划JSON字段完整可解析
• 每条作业在Homework Tracker独立成行，邮件中的作业列表与表内行一一对应
• 催办轮次只选中窗口内或轻微逾期且未达max_nudges的作业，发出后nudge_count正确递增

容易卡住的地方

• Zoom录制下载链接通常带时效token，事件到达后要尽快下载，重放旧事件可能拿到过期链接
• 按主题模糊匹配客户容易误配，建议优先维护准确的zoom_meeting_id列
• 转写全文较长时注意模型上下文与费用，可在提示词前加截断或分段策略
• 催办判定依赖Homework Tracker里status与due_date的填写规范，格式不统一会漏发或重发
• Gmail发送走OAuth，抄送教练的地址和reply-to需在配置节点里改成真实地址