发票PDF自动提取、查重并按风险分流审批

原文要点

原工作流用POST webhook接收含供应商信息和PDF文件的提交，提取PDF文本后由OpenAI转成金额、日期、行项目等结构化字段；缺关键字段时用Gmail退回供应商；在Google Sheets按invoice_number查重，重复则通知财务；非重复发票由OpenAI判断类别、优先级、风险等级和是否需审批，并校验total是否等于subtotal加tax；低值低风险自动批准，其余发审批邮件并经Wait节点等webhook回传approved或rejected，最终写表并通知财务。需@n8n/n8n-nodes-langchain包、OpenAI、Gmail OAuth2、Google Sheets凭据，并替换占位邮箱与YOUR_GOOGLE_SHEET_ID。

这次做成什么

在n8n中搭建一条发票处理流水线：webhook收票→PDF提取→OpenAI结构化→字段校验→按发票号查重→AI风险分级→低值低风险自动批准或邮件审批→写入Google Sheets台账并通知。以下为按原流程独立设计的练习方案，不涉及付费内容。

准备什么

• 一个可联网的n8n实例，且已安装@n8n/n8n-nodes-langchain包以使用Agent、Chat Model和Structured Output Parser节点
• OpenAI API凭据，或任何可替换进两个Chat Model节点的LangChain兼容模型凭据
• 已配置OAuth2的Gmail凭据，用于给供应商、审批人和财务发通知
• Google Sheets凭据和一个已建好的Invoices表，含invoice_number等列
• 能向webhook POST发票文件和元数据的途径，如表单或内部工具
• 一个自建审批端点，可向Wait节点的resume webhook地址回传decision字段

具体怎么做

1. 建表并配置三个凭据

   在Google Sheets新建Invoices工作表，首行写入invoice_number,vendor,invoice_date,due_date,subtotal,tax,total,currency,category,priority,risk_level,approval_status,processed_at。在n8n凭据页依次添加OpenAI、Gmail OAuth2、Google Sheets凭据，并在工作流中把占位符YOUR_GOOGLE_SHEET_ID替换为实际表格ID。

2. 搭建webhook接收与PDF提取

   添加Webhook节点，方法设为POST，路径如/invoice-intake，接收供应商名称、邮箱和PDF二进制文件。接PDF文本提取节点把文件内容转成纯文本，供后续AI节点读取。

3. OpenAI结构化提取与必填校验

   添加AI Agent节点挂Chat Model与Structured Output Parser，用下方提取提示词把发票文本转成invoice_number、vendor、subtotal、tax、total等字段。随后用Code节点校验必填字段，缺失时用Gmail节点给供应商发退回邮件，列出所缺字段并要求重发。

4. 按发票号在表中查重

   添加Google Sheets查找节点，按invoice_number在Invoices表检索。查到已有记录时走重复分支：用Gmail通知财务审核邮箱，标记为重复并终止；查不到才继续。

5. AI风险分级与金额校验

   第二个AI Agent用下方分析提示词输出category、priority、risk_level和requires_approval，同时用表达式校验total是否等于subtotal加tax，不等则转入人工审核分支。

6. 分流审批并落表

   用Switch节点按金额阈值和风险等级分流：低值低风险直接置approval_status为auto_approved；其余发审批邮件并用Wait节点等审批webhook回传approved或rejected。最后用Google Sheets节点写入完整记录，Gmail通知财务处理完成。

可直接复制的材料

你是发票信息提取助手。从下面的发票文本中提取字段，只输出JSON，不要输出其他文字。字段：invoice_number（发票号）、vendor（供应商名）、invoice_date（开票日期，YYYY-MM-DD）、due_date（到期日）、subtotal（小计，数字）、tax（税额，数字）、total（总额，数字）、currency（货币代码）、payment_terms（付款条件）、line_items（行项目数组，每项含description、quantity、unit_price、amount）。文本中找不到的字段填null，不要猜测。发票文本：{{ $json.pdfText }}

你是发票审核助手。根据下面的发票JSON给出审核结论，只输出JSON：category（类别，如办公用品/差旅/服务/软件订阅）、priority（low/medium/high）、risk_level（low/medium/high，金额异常大、供应商陌生、日期不一致等视为高风险）、requires_approval（true/false）、risk_reason（一句话说明）。发票数据：{{ $json.invoiceData }}

{"vendor_email":"vendor-demo@example.com","vendor_name":"杭州演示办公用品有限公司","invoice_number":"INV-2026-1042","invoice_date":"2026-09-10","due_date":"2026-10-10","subtotal":3600.00,"tax":468.00,"total":4068.00,"currency":"CNY","line_items":[{"description":"A4打印纸","quantity":20,"unit_price":180.00,"amount":3600.00}]}

输入与输出示例

本站虚构演示，数字与字段一一对应，非原作者运行结果，未在真实环境执行。

输入

向webhook提交：供应商杭州演示办公用品有限公司，发票号INV-2026-1042，开票日期2026-09-10，小计3600.00元，税额468.00元，总额4068.00元，行项目为20箱A4打印纸，供应商邮箱vendor-demo@example.com。

对应输出

结构化结果：{"invoice_number":"INV-2026-1042","vendor":"杭州演示办公用品有限公司","subtotal":3600.00,"tax":468.00,"total":4068.00}；金额校验4068.00=3600.00+468.00通过；查重未发现同号发票；AI输出category=办公用品、priority=low、risk_level=low；若自动批准阈值设为5000元且低风险，则approval_status=auto_approved并写入Invoices表。

做完检查这些

• 向webhook提交练习发票后，Sheets的Invoices表新增一行且invoice_number为INV-2026-1042
• 再次提交同一发票号时走重复分支，财务邮箱收到重复提醒且表中没有新增行
• 删除提交中的total字段后，供应商邮箱收到列出缺失字段的退回邮件
• subtotal加tax不等于total时，该发票进入人工审核分支而不是自动批准
• 低值低风险发票不经审批邮件，approval_status直接写为auto_approved

容易卡住的地方

• 必须安装@n8n/n8n-nodes-langchain包，否则Agent、Chat Model和Structured Output Parser节点无法使用，这是本条特有前提
• 占位邮箱finance-team@yourcompany.com等四个地址必须替换，否则通知全部发往无效地址
• 审批分支依赖外部端点向Wait节点的resume webhook回传decision字段，没实现该端点工作流会一直挂起
• Invoices表缺少invoice_number列时查重节点直接报错，建表列名必须与节点配置一致
• OpenAI结构化输出偶尔字段名漂移，校验节点应对缺失字段做兜底而非假定格式恒定
• OpenAI调用按用量计费，本条不承诺免费或具体费用