Fireflies会议结束自动整理进HubSpot

原文要点

原模板接收Fireflies“会议完成”webhook（路径fireflies-meeting-completed），经Fireflies GraphQL API拉取全文转写，校验去重、跳过无转写会议，按内部域名列表筛出外部参会人，逐一在HubSpot查联系人和关联商机，再把转写与HubSpot可写字段结构交给Google Gemini，产出Markdown纪要、意向/情绪判断、跟进任务和字段映射更新，随后更新联系人/公司/商机、建笔记和任务，高意向或陌生联系人在Slack提醒，执行出错也告警。配置项含INTERNAL_EMAIL_DOMAINS、UNKNOWN_CONTACT_ACTION、SLACK_CHANNEL、AI_MODEL及多个更新/任务/告警开关。

这次做成什么

把会后整理自动化：会议一结束，纪要、CRM字段更新、跟进任务和Slack提醒自动落地。本站提供独立编写的Gemini抽取提示词、合成webhook测试数据和配置核对清单。

准备什么

• Fireflies账号且已开启API访问，能配置会议完成webhook
• HubSpot私有应用令牌，具备联系人、公司、商机的读写权限
• Google Gemini API密钥及n8n对应凭据
• Slack OAuth2凭据及一个可发消息的频道
• 已导入该模板，四条凭据在n8n中创建完成

具体怎么做

1. 接入四类凭据

   在n8n分别创建Fireflies（Header Auth，请求头带API密钥）、HubSpot私有应用令牌、Google Gemini、Slack OAuth2凭据，并在工作流各对应节点逐一选上。

2. 配置webhook与Fireflies

   复制工作流webhook节点的URL，到Fireflies的集成设置中把“meeting completed”事件指向该URL（模板路径fireflies-meeting-completed）；先用测试URL配合合成数据调通再启用正式URL。

3. 填写工作流配置项

   在配置节点填入INTERNAL_EMAIL_DOMAINS（如yourcompany.com）、SLACK_CHANNEL、AI_MODEL，决定UNKNOWN_CONTACT_ACTION取值，并按需打开或关闭公司/商机更新、任务创建和高意向提醒开关。

4. 用合成数据试运行

   向测试webhook POST本站提供的合成payload，观察流程是否走完：GraphQL取转写、筛外部参会人、查HubSpot联系人、Gemini产出结构化结果、写回CRM并发Slack。

5. 核对写回结果

   在HubSpot检查联系人属性更新、新建笔记与任务，在Slack频道确认高意向或陌生联系人提醒；制造一次凭据失效验证错误告警分支。

可直接复制的材料

你是CRM会议纪要助手。输入是一次会议的完整转写文本、外部参会人邮箱列表，以及HubSpot联系人/公司/商机的可写字段结构（JSON Schema）。
只返回严格JSON，不要输出任何其他文字，格式：
{"summary_md":"Markdown纪要，含决议、要点、待办三节","intent":"high|medium|low","sentiment":"positive|neutral|negative","followup_task":{"title":"跟进任务标题","due_date":"YYYY-MM-DD","body":"任务说明"},"property_updates":{"contact":{"字段内部名":"新值"},"company":{"字段内部名":"新值"},"deal":{"字段内部名":"新值"}}}
规则：property_updates只允许使用Schema中出现的字段内部名；转写中没有依据的字段不要填；intent根据客户表达的采购信号判断，没有明确信号填low；无跟进必要时followup_task填null。
转写文本：{{transcript}}
外部参会人：{{external_attendees}}
字段结构：{{hubspot_schemas}}

{
  "eventType": "Transcription completed",
  "meetingId": "ff-test-0001",
  "title": "山雾咖啡×辰光商贸 合作洽谈",
  "date": "2026-09-02T10:00:00Z",
  "attendees": [
    {"email": "li.wei@yourcompany.com", "name": "李薇"},
    {"email": "zhao.qian@chenguang-trade.cn", "name": "赵倩"}
  ]
}

{
  "INTERNAL_EMAIL_DOMAINS": "yourcompany.com",
  "UNKNOWN_CONTACT_ACTION": "create|skip|alert_only（三选一，按团队策略）",
  "SLACK_CHANNEL": "#crm-sync",
  "AI_MODEL": "按模板下拉可选值填写，以模板实际选项为准",
  "UPDATE_COMPANY": true,
  "UPDATE_DEAL": true,
  "CREATE_TASK": true,
  "ALERT_HIGH_INTENT": true,
  "ALERT_UNKNOWN_CONTACT": true
}

输入与输出示例

本站虚构演示，非模板实际运行结果；字段内部名为示意，需以HubSpot实际Schema为准。

输入

POST合成payload：meetingId=ff-test-0001，参会人含内部li.wei@yourcompany.com与外部zhao.qian@chenguang-trade.cn；转写中客户表示“下个月先订200杯试供应，价格合适就签年度合同”

对应输出

{"summary_md":"## 决议\n- 辰光商贸下月试订200杯桂花拿铁\n## 要点\n- 价格条款待我方报价单确认\n## 待办\n- 李薇本周内发送报价单","intent":"high","sentiment":"positive","followup_task":{"title":"向赵倩发送试供应报价单","due_date":"2026-09-05","body":"根据会议决议，提供200杯试供应报价及年度合同条款"},"property_updates":{"contact":{"hs_lead_status":"IN_PROGRESS"},"company":{},"deal":{"dealstage":"appointmentscheduled"}}}

做完检查这些

• 内部域名邮箱被排除，只有外部参会人触发HubSpot联系人查询与更新
• 重复投递同一meetingId时流程被去重分支拦截，不产生第二条笔记
• 无转写的会议被跳过且不写CRM，按开关决定是否发Slack摄取通知
• intent为high时Slack频道收到高意向提醒；凭据失效时收到错误告警

容易卡住的地方

• webhook路径必须与Fireflies侧配置完全一致（模板为fireflies-meeting-completed），否则收不到事件
• HubSpot字段更新只允许Schema中存在的内部名，提示词约束不严时Gemini可能编造字段导致写入失败
• UNKNOWN_CONTACT_ACTION选create会为新邮箱自动建联系人，需团队确认数据策略后再开
• 去重依赖执行记录或外部存储，清历史执行数据可能导致重复处理旧会议
• Gemini与Slack、HubSpot调用均按各自服务计费，免费模板不等于零成本