会计师合规截止提醒与客户文件归集

原文要点

原模板面向印度 CA 事务所：每月 1 日与 15 日 6 点读 Google Sheets 客户名册与 Compliance_Tracker，生成 TDS/GST/ROC 待办并跳过已存在任务后追加；每天 9 点按客户分组需提醒的未结任务，通过 WhatsApp Business API（Meta Graph）每客户发一条汇总并更新提醒日期与次数；WhatsApp Trigger 收 inbound 消息，文字则回复当前清单，文件则经 WhatsApp API 下载、上传到客户 Drive 文件夹，用 OpenAI gpt-4o-mini 匹配待办项后更新 Compliance_Tracker 与 Upload_Log 并回确认。需替换 PHONE_NUMBER_ID 占位。

这次做成什么

在站内搭一套可自测的合规提醒闭环：三张 Google Sheets 表结构照抄本页→手动造两行客户数据→跑「生成待办」与「每日提醒」两段逻辑（提醒先用 webhook.site 代替 WhatsApp 验证分组与文案）→再按原模板说明接真实 WhatsApp Business API。印度税制仅为场景，字段可换成任意截止日管理。

准备什么

• Google 账号及 Sheets、Drive 的 OAuth2 凭证（n8n 中配置）
• OpenAI API key 且可用 gpt-4o-mini（仅文件归类步骤需要）
• 正式发送才需要：Meta 开发者账号、WhatsApp Business API access token 与 phone_number_id
• 一个公网可达的 n8n webhook 地址供 Meta 回调（本地跑可用隧道）

具体怎么做

1. 建三张表

   按材料中的表结构建 Clients、Compliance_Tracker、Upload_Log 三个 sheet（同一 spreadsheet 或分开均可，记下 ID）。Clients 每客户一行，含 drive_folder_id——在 Drive 建好客户文件夹后把文件夹 ID 填进去。

2. 跑待办生成

   Schedule Trigger 设每月 1、15 日 6:00。Sheets 读 Clients 中 status=active 的客户，Code 节点为每客户按当月生成 TDS/GST/ROC 三类任务行；读取现有 Compliance_Tracker，按 client_id+task_type+period 去重后 Append 新行。手动执行一次验证生成行数。

3. 验证每日提醒分组

   第二个 Schedule Trigger 设每天 9:00。读 Compliance_Tracker 中 status≠done 的行，按 client_id 分组，拼一条汇总文案（材料中有模板）。正式版用 HTTP Request 发 WhatsApp；自测先把 URL 改成 webhook.site 临时地址，确认每个客户只收到一条且内容正确。

4. 接 inbound 文件归类

   配好 Meta 应用回调指向 n8n 的 WhatsApp Trigger。收到文件消息时：HTTP GET 调 Meta Graph 下载媒体（需 Header Auth token），Drive 节点上传到该客户文件夹，OpenAI Chat 节点用材料中的归类提示词匹配 pending 待办项，更新 Compliance_Tracker 状态并写 Upload_Log，最后发确认消息。自测可用 Trigger 的手动执行+固定 JSON 模拟。

5. 替换占位并激活

   把原模板两处发送 URL 里的 REPLACE_WITH_PHONE_NUMBER_ID 换成你的 phone_number_id，Header Auth 凭证填 access token，激活三个触发器。token 用测试号码体系验证后再上线。

可直接复制的材料

Clients: client_id,client_name,whatsapp_number,status,drive_folder_id
C001,德鑫贸易有限公司,+919800000001,active,1AbCdEfGh_folder
C002,晨光咨询服务社,+919800000002,active,1ZyXwVuTs_folder

Compliance_Tracker: row_id,client_id,task_type,period,due_date,status,missing_docs,reminder_count,last_reminder_at
R1001,C001,GSTR-3B,2026-09,2026-10-20,open,销售明细表,0,
R1002,C001,TDS-24Q,2026-Q2,2026-10-31,open,,0,

Upload_Log: upload_id,client_id,file_name,drive_file_id,matched_task,uploaded_at
U9001,C001,sales_sept.pdf,1FileIdXyz,GSTR-3B,2026-10-15T10:02:00Z

【合规提醒】{{client_name}} 您好，您有以下待办事项：
{{#tasks}}· {{task_type}}（{{period}}），截止 {{due_date}}{{#missing_docs}}，缺件：{{missing_docs}}{{/missing_docs}}
{{/tasks}}
请直接回复本消息并附上对应文件，我们会自动归档并更新状态。——{{firm_name}}

你是会计师事务所的文件归类助手。客户 {{client_name}} 刚发来一个文件，文件名：{{file_name}}。
该客户当前未完成的待办清单如下（JSON）：
{{pending_tasks}}
请判断这个文件最可能对应哪一项待办。只输出 JSON：{"matched_row_id":"行ID或null","confidence":0到1的小数,"reason":"一句话理由"}
若没有把握（confidence<0.6），matched_row_id 输出 null。

输入与输出示例

本站虚构演示，未运行原模板；模型返回为示意。

输入

10 月 15 日 9:00 每日提醒运行时，C001 德鑫贸易有 GSTR-3B（缺销售明细表，10-20 截止）和 TDS-24Q（10-31 截止）两条 open 任务；同日该客户从 WhatsApp 发来 sales_sept.pdf。

对应输出

9:00 该客户收到一条汇总：「· GSTR-3B（2026-09），截止 2026-10-20，缺件：销售明细表 / · TDS-24Q（2026-Q2），截止 2026-10-31」，reminder_count 变 1。文件到达后：sales_sept.pdf 存入其 Drive 文件夹，OpenAI 返回 {"matched_row_id":"R1001","confidence":0.87,"reason":"文件名含 sales 与九月，对应 GST 申报缺件"}，R1001 状态更新、Upload_Log 新增 U9001，客户收到确认「已收到销售明细表，已更新 GSTR-3B 状态」。

做完检查这些

• 每月任务生成对同一 client_id+task_type+period 不产生重复行
• 每日提醒每个客户只发出一条汇总消息而非逐任务一条
• 提醒发出后 reminder_count 递增且 last_reminder_at 写入当天
• 上传文件后 Upload_Log 与 Compliance_Tracker 同步更新且客户收到确认
• OpenAI 置信度低时不强行更新状态

容易卡住的地方

• WhatsApp Business API 的主动消息必须使用 Meta 审核通过的模板，自由文本只能在 24 小时会话窗内回复
• access token 有过期机制，长期运行需考虑 token 刷新，原文未覆盖这部分
• REPLACE_WITH_PHONE_NUMBER_ID 占位在两处 URL 都要替换，漏一处发送即 404
• drive_folder_id 缺失时需有根文件夹兜底，否则上传步骤失败
• TDS/GST/ROC 截止规则是印度税制，搬到其他场景要重写任务生成逻辑
• 场景涉及真实客户手机号，测试请用 Meta 测试号码，别向真实客户发测试消息