自动追款并对账的应收账款流程

原文要点

原作者流程以 Google Sheets 作应收账款台账，含 Customers、Invoices、Payments、Chase log 四个标签页。工作日 7 点读取银行入账行与未结发票，按参考号解析、精确金额匹配或发票组合匹配做核销，回写余额并把入账行标记为已分配/部分分配/未分配；匹配异常（组合歧义、未知付款方、短付、超付）汇总一封邮件给 AR 专员。9 点按宽限期、付款承诺、争议、未匹配现金、最低余额阈值决定每客户一个催收动作，经 Gmail 发合并逾期对账单，争议或超额度升级给客户经理，移交催收前需财务主管审批。Gmail 每 15 分钟轮询回复，用 OpenAI（GPT-4 Mini）抽取意图，更新承诺日期或争议状态。

这次做成什么

在 n8n 中搭一个可手动触发的练习版应收核销加催收决策流程：用合成测试表格验证入账匹配、余额回写、异常汇总和催收动作分支，再按需接 Gmail 与 OpenAI 回复识别。

准备什么

• 一个可登录的 n8n 实例（云端或自托管均可）
• Google 账号，并已配置 Google Sheets 与 Gmail 的 OAuth2 凭据
• OpenAI API 密钥，用于回复意图识别练习步骤
• 一个专门测试用 Google Sheets，勿用真实客户财务数据

具体怎么做

1. 建测试台账

   新建 Google Sheets，建四个标签页 Customers、Invoices、Payments、Chase log；Invoices 列用 invoice_no、customer、amount、balance、status、due_date、promise_date、dispute，Payments 列用 payment_id、payer、reference、amount、alloc_status。粘贴下文合成数据。

2. 配凭据与参数

   在 n8n 凭据里添加 Google Sheets、Gmail、OpenAI 三组凭据；用一个 Set 节点集中放收款政策参数：grace_days=5、chase_floor=1000、fee_tolerance=10、max_combo=3，以及 AR 专员、财务主管、客户经理三个测试邮箱。

3. 做核销分支

   用 Schedule Trigger（练习时先改 Manual Trigger）→ Google Sheets 读 Payments 未分配行和 Invoices 未结行 → Code 节点按三级规则匹配：先解析 reference 中的发票号，再做精确金额匹配，最后枚举不超过 max_combo 张发票的组合求和匹配；命中则 Invoices 余额减记、Payments 标记 allocated，多解或无解标 unallocated 并进异常清单。

4. 做催收决策与回写

   第二个分支读取四张表，对每个客户计算逾期金额与账龄，按优先级判定：有争议或缺邮箱→升级客户经理；逾期超 grace_days 且无承诺→发合并对账单；有承诺未到期→skip；余额低于 chase_floor→skip。判定结果追加到 Chase log（customer、action、level、reason、amount、date），供下次运行做间隔控制。

5. 接回复识别

   Gmail Trigger 每 15 分钟轮询回复邮件 → OpenAI 节点用下文提示词抽取 intent（promise/dispute/query/payment_notice）与承诺日期 → Switch 节点按 intent 更新对应 Invoices 行的 promise_date 或 dispute 状态，无法处理的转发给 AR 专员邮箱。

可直接复制的材料

Invoices 标签页 CSV：
invoice_no,customer,amount,balance,status,due_date,promise_date,dispute
INV-1041,Acme 贸易,5000,5000,open,2026-09-10,,no
INV-1042,Acme 贸易,12000,12000,open,2026-09-05,,no
INV-1043,Beta 科技,8000,8000,open,2026-09-01,,yes
INV-1044,Gamma 工作室,3000,3000,open,2026-09-12,2026-09-25,no

Payments 标签页 CSV：
payment_id,payer,reference,amount,alloc_status
PAY-501,Acme 贸易,"Payment for INV-1042",12000,
PAY-502,Acme 贸易,"INV-1041 part",2000,
PAY-503,未知账户,"no ref",8000,
PAY-504,Gamma 工作室,"INV-1044",3000,

{
  "grace_days": 5,
  "chase_floor_cny": 1000,
  "fee_tolerance_cny": 10,
  "max_invoice_combination": 3,
  "handover_after_chases": 3,
  "emails": {
    "ar_clerk": "ar-test@example.com",
    "finance_lead": "finance-test@example.com",
    "account_manager": "am-test@example.com"
  }
}

你是应收账款助理。阅读下面这封客户回复邮件，只输出 JSON，不要输出其他文字。

字段说明：
intent：只能是 promise（承诺付款）、dispute（对账单有异议）、payment_notice（声称已付款）、query（一般询问）、other 之一。
promised_date：客户承诺的付款日期，格式 YYYY-MM-DD；未提及则为 null。
dispute_reason：争议原因一句话概括；无争议则为 null。
invoice_refs：邮件中提到的发票号数组，没有则空数组。
confidence：0 到 1 的置信度。

邮件主题：{{ $json.subject }}
邮件正文：{{ $json.snippet }}

输入与输出示例

本站虚构演示，按上述规则手工推演，非原作者运行结果，未实际调用任何服务。

输入

Payments 行 PAY-501（payer=Acme 贸易，reference="Payment for INV-1042"，amount=12000），Invoices 中 INV-1042 余额 12000、INV-1041 余额 5000

对应输出

核销结果：PAY-501 参考号命中 INV-1042，alloc_status=allocated，INV-1042 balance 由 12000 改为 0、status=paid；PAY-503 无参考号且无 8000 精确匹配（INV-1043 处于争议中排除组合），标记 unallocated 并写入异常汇总邮件；9 点分支中 Beta 科技因 dispute=yes 升级客户经理，Acme 贸易逾期余额 5000 超阈值且无承诺，动作=发送合并对账单并追加 Chase log 一行。

做完检查这些

• PAY-501 这类带明确参考号的入账行被核销，对应发票余额清零且状态更新
• 部分付款行（PAY-502，2000）标记为 part-allocated，发票余额减记而非清零
• 未知付款方行进入异常清单并汇总成一封邮件，而不是逐条发送
• 处于争议状态的客户不收到催收邮件，而是出现在升级清单中
• Chase log 每次运行都追加一行含 action、level、reason、amount 的记录

容易卡住的地方

• Schedule Trigger 的时区默认可能是 UTC，7 点与 9 点两个触发器需在 n8n 设置里核对时区，否则会错时运行
• 组合匹配枚举量随未结发票数增长，务必保留 max_invoice_combination 上限，否则 Code 节点会很慢
• Gmail send-and-wait 审批节点需要公开可访问的 n8n webhook 地址，本地实例用 localhost 会收不到审批回调
• OpenAI 调用按量计费，练习时先用 Manual Trigger 和固定测试邮件，避免 15 分钟轮询空跑产生费用
• 合成数据之外绝不要把真实客户邮箱填进测试表，催收邮件一旦误发无法撤回