邮件进来自动开出带编号的PDF发票

原文要点

Peter Hallander发布的免费n8n模板：每分钟轮询Gmail中主题匹配发票/订单请求的未读邮件，用Anthropic Claude提取客户、账单信息和明细行，校验必填字段与币种，以整数分为单位算小计、税额、总额；无效或超审批上限的请求转Google Sheets复审标签页并邮件通知主人。通过后查发票日志去重、分配年度递增发票号、生成HTML，用MintPDF社区节点渲染A4 PDF，存档Drive、回复原线程并写入Sheets日志。卖家信息、税率、币种、上限都在设置节点改。

这次做成什么

装好社区节点和四组凭据后，用一封虚构订单邮件走完'提取→校验→编号→生成PDF→回复→存档→记日志'全流程，并验证无效邮件被正确转入复审。

准备什么

• 自托管n8n（安装社区节点需要）或支持社区节点的n8n Cloud
• MintPDF API密钥（免费计划每月100份PDF）
• Gmail、Google Sheets、Google Drive、Anthropic四组凭据
• 含Invoices与Review两个标签页且列名匹配模板的Google表格

具体怎么做

1. 安装MintPDF社区节点并配密钥

   在n8n设置中安装n8n-nodes-mintpdf社区节点，然后在Credentials里新建MintPDF API凭据填入密钥。Cloud实例需确认允许社区节点。

2. 配齐四组凭据和两处ID

   分别新建Gmail、Google Sheets、Google Drive、Anthropic凭据。在'Invoice settings'节点填入卖家名称地址、主人邮箱、币种、税率、审批上限、付款条件，并把Google Sheet ID和Drive文件夹ID换成你自己的。

3. 建好Sheets两个标签页

   在测试表格建Invoices和Review两个标签页，列名严格按模板追加的字段设置（发票号、日期、客户、金额、Drive链接等）。列名不匹配会写入失败。

4. 发一封虚构测试邮件

   用另一个邮箱向受监控的Gmail发一封主题为'Invoice request'的邮件，正文用下方虚构示例（含客户名、两行明细、单价数量）。等轮询触发或手动执行，观察Claude提取出的结构化数据。

5. 验证两条分支

   正常邮件：确认拿到年度递增发票号、Drive里出现A4 PDF、原线程收到带附件回复、Invoices页新增一行。再发一封缺明细或金额超审批上限的邮件，确认它进入Review标签页且主人收到通知邮件。

6. 核对金额口径

   检查小计、税额、总额是否按整数分计算无浮点误差，重复发送同一封邮件确认被日志去重跳过，不再分配新发票号。

可直接复制的材料

你是开票助手。请从下面这封邮件正文中提取开票信息，只返回一个合法JSON对象，不输出其他文字。
格式：{"customer_name":"","customer_email":"","billing_address":"","currency":"EUR","line_items":[{"description":"","quantity":0,"unit_price_cents":0}]}
规则：金额一律换算为整数分；币种只接受EUR/USD/GBP，其他币种返回{"error":"unsupported_currency"}；缺少客户名或明细时返回{"error":"missing_required_fields"}。
邮件正文：{{ $json.body }}

{
  "seller_name": "示例设计工作室",
  "seller_address": "示例市示例路1号",
  "owner_email": "owner@example.com",
  "currency": "EUR",
  "tax_rate_percent": 21,
  "approval_limit_cents": 500000,
  "payment_terms": "30天内付款",
  "google_sheet_id": "替换为你的表格ID",
  "drive_folder_id": "替换为你的文件夹ID"
}

输入与输出示例

本站虚构演示，非实际运行结果；发票号接续取决于日志中已有行数。

输入

测试邮件正文：'你好，请为Acme咨询公司开票：品牌Logo设计1项，单价800.00欧元；名片排版2项，单价150.00欧元。账单地址：示例大道10号。'

对应输出

提取结果：{"customer_name":"Acme咨询公司","currency":"EUR","line_items":[{"description":"品牌Logo设计","quantity":1,"unit_price_cents":80000},{"description":"名片排版","quantity":2,"unit_price_cents":15000}]}；小计110000分、税额23100分（21%）、总额133100分即1,331.00欧元，分配发票号2026-0007，Drive存档PDF并回复原线程。

做完检查这些

• MintPDF渲染成功，Drive目标文件夹出现排版正确的A4 PDF
• 原邮件线程收到带PDF附件的自动回复，Invoices标签页新增含Drive链接的一行
• 重复邮件被日志去重跳过，不产生第二个发票号
• 缺明细或超审批上限的邮件进入Review标签页并触发主人通知邮件

容易卡住的地方

• MintPDF免费计划每月100份PDF，超出需付费或渲染失败（模板会邮件通知主人）
• 审批上限、税率、币种都在设置节点硬编码，换业务时务必同步改
• Sheets列名与模板追加字段不一致会导致日志写入失败
• Claude提取可能漏行或错读币种，建议先小额测试并对Claude节点输出做人工抽查