Vapi语音座席打电话查档期并预约上门评估

原文要点

这是Ali Amin发布的免费n8n模板（工作流20300），源自其为英国家政护理机构搭建的语音预约系统。它向Vapi语音助手暴露两个webhook工具：check_assessment_availability接收日期参数，从Google Calendar取当天忙碌时段，交给Gemini生成周一到周六9点至17点的口语化一小时空档，周日直接拒绝；book_care_assessment解析多种Vapi工具调用格式，创建一小时日历事件、追加Google Sheets记录、SMTP发确认邮件，并把话术回给语音助手朗读。默认时区Europe/London，规则写在AI系统提示里。

这次做成什么

在本地n8n部署该模板并接通Vapi，让来电人通过电话就能查档期、约上门评估；配套设计一套不经真实电话线的webhook直连练习，用curl模拟Vapi的两次工具调用验证整条链路。

准备什么

• n8n实例（云端或自托管）并可访问n8n.io模板库
• Vapi账号及一个已建助手，能配置server tools
• Google Calendar、Google Sheets、Gemini API、SMTP四类凭据
• 一张建好表头的咨询记录表（如日期、姓名、电话、邮箱、备注）

具体怎么做

1. 导入模板并挂凭据

   在n8n的Templates页搜索工作流20300导入画布。在两个Google Calendar节点选同一本预约日历，时区若不是欧洲伦敦就改；Gemini聊天模型节点绑定Google AI凭据；Sheets追加节点选择你的咨询表；SMTP节点设置发件地址。

2. 在Vapi建两个server tools

   进入Vapi控制台助手的Tools配置，新建check_assessment_availability（参数date，字符串）和book_care_assessment（参数按画布列出的联系人、日期时间字段照抄），URL填n8n激活后两个webhook节点的production地址，注意不是test地址。

3. 用curl模拟查档期调用

   工作流激活后，向查档期webhook POST一条合成Vapi工具调用报文（见材料中的测试payload），观察是否返回带原toolCallId的口语化空档文本，例如"周三上午十点和下午两点有空"。

4. 用curl模拟预约调用

   向预约webhook POST包含姓名、电话、邮箱、评估日期时间的合成报文，依次核对：日历出现一小时事件、Sheets新增一行、邮箱收到确认信、webhook返回成功话术。

5. 调规则

   在AI节点的系统提示里改工作日、时段和单时长（默认周一至周六9-17点、一小时）；确认邮件HTML里替换机构名和页脚。改字段时Vapi工具参数、解析节点、Sheets表头要三处同步。

可直接复制的材料

{
  "tools": [
    {
      "type": "function",
      "function": {
        "name": "check_assessment_availability",
        "description": "查询某天的上门评估空档",
        "parameters": {
          "type": "object",
          "properties": {
            "date": {"type": "string", "description": "YYYY-MM-DD格式的目标日期"}
          },
          "required": ["date"]
        }
      },
      "server": {"url": "https://你的n8n域名/webhook/availability-prod路径"}
    },
    {
      "type": "function",
      "function": {
        "name": "book_care_assessment",
        "description": "为来电人预约一小时上门评估",
        "parameters": {
          "type": "object",
          "properties": {
            "name": {"type": "string"},
            "phone": {"type": "string"},
            "email": {"type": "string"},
            "datetime": {"type": "string", "description": "ISO格式预约开始时间"}
          },
          "required": ["name", "phone", "email", "datetime"]
        }
      },
      "server": {"url": "https://你的n8n域名/webhook/booking-prod路径"}
    }
  ]
}

{
  "message": {
    "type": "tool-calls",
    "toolCallList": [
      {
        "id": "call_test_001",
        "name": "check_assessment_availability",
        "arguments": {"date": "2026-10-07"}
      }
    ]
  }
}

你是预约档期换算助手。输入是某一天在日历上的忙碌时段列表（含起止时间）。规则：只在周一到周六9:00至17:00之间排班，周日一律回复"周日不安排评估，请换一天"。从营业时间里扣除忙碌时段后，把剩余时间切成若干一小时可约窗口，不足一小时的部分忽略。输出给语音助手朗读的口语化中文，例如："这天上午十点到十一点、下午两点到三点都有空，您想约哪个？"不要输出任何JSON或时间戳，不要提到日历、API等技术词。忙碌时段如下：\n{{ $json.busySlots }}

输入与输出示例

本站虚构演示，非模板实际运行结果；真实输出措辞取决于Gemini和你的系统提示。

输入

向查档期webhook POST：{"message":{"toolCallList":[{"id":"call_test_001","name":"check_assessment_availability","arguments":{"date":"2026-10-07"}}]}}，当天日历已有9:00-10:30和13:00-14:00两段忙碌

对应输出

{"results":[{"toolCallId":"call_test_001","result":"10月7日周三上午十点半到十一点半、十一点半到十二点半，以及下午两点到五点之间的整点时段都可以安排一小时评估，您想约哪个时间？"}]}

做完检查这些

• 激活工作流后curl查档期返回的JSON里toolCallId与请求中的id一致，且空档文本避开了日历已有的忙碌时段
• 发送周日日期时，回复明确拒绝并建议改期，不返回任何可约窗口
• curl预约调用后，目标日历出现恰好一小时的评估事件，Sheets追加一行且字段对位正确
• 测试邮箱收到确认邮件，webhook响应包含供语音助手朗读的成功话术

容易卡住的地方

• webhook必须用激活后的production URL，test URL只在画布手动执行时监听，Vapi外呼会打到不存在的地址
• 默认时区是Europe/London，国内使用不改时区会导致空档整体偏移八小时
• 原模板默认拒绝周日是写在提示里的业务规则，不是故障；改规则要同步改提示而不是改代码
• 增加或改名预约字段时只改Vapi一侧会导致解析节点取不到值，三处必须一起改
• Gemini生成措辞有随机性，不要把空档文本当作精确时段校验依据，以日历事件为准