Gemini自动分拣Gmail、登记发票并推送急件

原文要点

n8n上的免费模板20313：定时触发Gmail收件箱（排除促销、社交和自己发出的邮件），交给Google Gemini返回JSON分类、摘要、紧急标记、可选回复文本和发票字段；随后确保对应Gmail标签存在并贴上、在同一线程建草稿、发票追加到Google Sheets、紧急件推Telegram，并把处理日志写入n8n Data Table。模板设置项含姓名、业务描述、语气、Sheets文档ID、Telegram chat ID和create_drafts开关。

这次做成什么

在本站从零复刻一条与模板同思路的自动分拣流程：每5分钟扫收件箱→Gemini分类→打标签/建草稿/记台账/发提醒，并用一封虚构发票邮件跑通全链路。本站不提供原工作流下载，只给可照着搭的节点方案；若要原模板请到n8n.io/workflows/20313导入，导入前请核对各节点界面是否与本站描述一致。

准备什么

• 一个n8n云或自托管实例（支持Gmail、Google Sheets、Telegram节点）
• Gmail凭据（允许读取、加标签、建草稿）与Google Gemini API Key
• 已建一张发票台账Google Sheets并知道其文档ID（可选）
• 一个Telegram Bot Token和自己的chat ID（可选，不发急件可跳过）

具体怎么做

1. 建触发器与过滤器

   新增Schedule Trigger设为每5分钟，接Gmail节点的Get Many Messages；查询条件排除促销、社交分类和自己发的邮件，例如label:inbox -category:promotions -category:social -from:me，limit设10，只取未读。接一个Gmail Get Message取完整正文，因为列表只给片段。

2. 组装Gemini提示词并解析JSON

   接一个AI节点（Gemini模型），System部分放本站artifact里的分类提示词，用户部分用表达式拼入发件人、主题、正文。模型输出后接Code节点做JSON.parse并兜底：解析失败时把分类标为other、紧急置false，避免整条流程中断。

3. 打标签分支

   按category字段走Switch：Clients、Invoices、Newsletter、Other四类。每类先调Gmail节点查标签是否存在（如AI/Clients），不存在则Create Label，再对该邮件执行Add Labels。标签名统一加前缀AI/便于在Gmail侧一眼区分。

4. 草稿分支

   增加Settings节点存create_drafts布尔值。Gemini返回needs_reply=true且开关为true时，用Gmail Create Draft，threadId取原邮件的threadId、收件人取From字段、正文用Gemini给的reply_text。开关false则整条分支跳过。

5. 发票台账分支

   category=Invoices且Settings里的sheets_doc_id非空时，用Google Sheets Append Row写入台账，列映射严格对应表头：Date、Issuer、Number、Net、VAT、Total、Currency、Subject、Link to the email，其中邮件链接用https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/加邮件ID拼出。

6. 急件提醒与日志

   urgent=true且chat_id已填时发Telegram消息（发件人+主题+一句话摘要）。最后不论走哪个分支，都向n8n Data Table插入一行：收到时间、发件人、主题、分类、是否紧急、摘要、是否建草稿、是否写台账，便于之后检索核对。

可直接复制的材料

你是一名商务邮箱助理，为{{你的名字}}工作。业务背景：{{业务描述}}。请阅读下面这封邮件，只输出一个JSON对象，不要输出其他文字，字段如下：
category：只能是 Clients、Invoices、Newsletter、Other 之一。含发票、账单、付款通知的归为Invoices；客户咨询或合作沟通归Clients；订阅推送归Newsletter；其余归Other。
summary：不超过40字的中文一句话摘要。
urgent：布尔值，涉及付款截止、服务中断、当天必须响应的请求时为true。
needs_reply：布尔值，对方明确等待回复时为true。
reply_text：needs_reply为true时给一段符合{{语气}}的中文草稿回复，否则为空字符串。
invoice：仅当category为Invoices时给出对象{issuer, number, net, vat, total, currency}，金额保留数字不带符号，取不到的字段填空字符串；其余情况为null。
邮件信息：
发件人：{{From}}
主题：{{Subject}}
正文：{{Body}}

{"sheetHeaders":["Date","Issuer","Number","Net","VAT","Total","Currency","Subject","Link to the email"],"mapping":{"Date":"{{ $json.receivedAt }}","Issuer":"{{ $json.invoice.issuer }}","Number":"{{ $json.invoice.number }}","Net":"{{ $json.invoice.net }}","VAT":"{{ $json.invoice.vat }}","Total":"{{ $json.invoice.total }}","Currency":"{{ $json.invoice.currency }}","Subject":"{{ $json.subject }}","Link to the email":"https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/{{ $json.messageId }}"}}

输入与输出示例

本站虚构演示数据，非模板实际运行结果；邮件ID与输出以真实运行为准。

输入

测试邮件：发件人 accounting@nordwind-demo.example，主题 Invoice NW-2041 for October hosting，正文：Hi, attached is invoice NW-2041, net 1200 EUR, VAT 228 EUR, total 1428 EUR, payment due within 14 days, please confirm receipt.

对应输出

Gemini示意输出：{"category":"Invoices","summary":"Nordwind十月托管发票NW-2041，含税1428欧元，14天内付款","urgent":false,"needs_reply":true,"reply_text":"您好，发票NW-2041已收到，我们将在期限内安排付款，谢谢。","invoice":{"issuer":"Nordwind","number":"NW-2041","net":"1200","vat":"228","total":"1428","currency":"EUR"}}；台账追加一行：2026-10-05 | Nordwind | NW-2041 | 1200 | 228 | 1428 | EUR | Invoice NW-2041... | https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/19ab...；同时贴上AI/Invoices标签并在原线程建好草稿。

做完检查这些

• 发一封测试发票邮件后，Gmail中出现AI/Invoices标签且邮件已挂上
• Google Sheets台账新增一行，九列值与邮件内容对应，邮件链接点击能打开原邮件
• 把create_drafts设为false后再次触发，不再产生草稿但分类、台账、日志照常
• Data Table中每封处理过的邮件都有一行记录，草稿与台账标记与实际一致

容易卡住的地方

• Gmail列表节点只返回片段，必须再取一次完整正文，否则摘要会缺内容
• Gemini偶发输出非纯JSON，没有解析兜底时整条流程会报错中断
• Telegram和Sheets的ID为空时对应分支必须跳过，否则凭据节点直接失败
• 5分钟轮询有延迟，作者流程如此设计，不代表邮件能秒级处理