汽修店保养到期提醒邮件自动化

原文要点

该免费模板每天上午9点定时读取Google Sheets的Customers表，按上次保养日期加间隔天数算出下次到期日，筛出处于提醒窗口内、未退订、邮箱有效且同一到期日未重复提醒的客户，并受每日发送上限约束；用Google Gemini为每人生成简短纯文本提醒邮件，生成失败时退回默认文案；live模式开启时经Gmail发给客户，关闭时发测试副本给店主；发送后把提醒时间戳和对应到期日写回表格同一行，每处理一位客户后等待7秒再处理下一位。模板设置要求先关闭live模式验证测试邮件，再开启正式发送。

这次做成什么

用一张合成客户表把这套保养到期提醒流程跑通：先测试模式验证邮件内容，再切换live模式，并完成一次筛选条件核对练习。

准备什么

• 带Customers表的Google Sheets账号
• 用于发信的Gmail账号
• 可正常调用的Google Gemini API密钥，实际配额和费用以当前账号为准
• n8n环境（Cloud或自托管）
• 测试用的合成客户数据，不要直接用真实客户个人信息

具体怎么做

1. 建表并填入合成数据

   在Google Sheets建Customers标签页，列名依次为customer_name、email、vehicle、last_service_date、last_service_type、service_interval_days、opt_out、reminded_for_due_date、reminder_sent_at。填入几行虚构客户：一位到期日在提醒窗口内、一位已退订（opt_out为TRUE）、一位同一到期日已提醒过，用于验证筛选。

2. 配置三个凭据与参数

   在n8n中分别添加Google Sheets、Gmail、Google Gemini凭据并绑定到对应节点。在Set Service Parameters节点填入店名、电话、预约链接、表格URL、remind_days_before（提醒窗口）、default_interval_days（默认间隔）、daily_send_cap（每日上限）、live mode开关和测试邮箱。

3. 关闭live模式跑测试

   保持live mode为关闭状态手动执行流程。核对：只有窗口内且未退订、未重复提醒的虚构客户被选中；店主测试邮箱收到对应数量的测试副本；Gemini失败时是否退回默认文案（可临时改坏提示词验证）。

4. 核对写回与节流

   检查发送后同一行的reminder_sent_at被写入时间戳、reminded_for_due_date写入对应到期日；观察处理多位客户时每人之间有约7秒等待。再次运行确认同一到期日不会重复发送。

5. 开启live模式

   确认测试邮件内容、筛选和写回都正确后，把live mode改为开启，确认定时触发节点为每天上午9点（可在Every Morning at 9am节点改时间），再激活工作流。

可直接复制的材料

customer_name,email,vehicle,last_service_date,last_service_type,service_interval_days,opt_out,reminded_for_due_date,reminder_sent_at
林晓,linxiao.test@example.com,大众高尔夫 2020,2025-10-05,机油更换,180,FALSE,,
陈远,chengyuan.test@example.com,丰田卡罗拉 2019,2025-09-20,刹车检查,180,TRUE,,
苏敏,sumin.test@example.com,本田思域 2021,2025-10-01,轮胎换位,180,FALSE,2026-03-30,2026-03-23T09:00:00
赵凯,zhaokai.test@example.com,福特福克斯 2018,2025-08-15,变速箱保养,365,FALSE,,

你是{{ $json.shopName }}汽修店的客服助手。请为以下客户写一封简短的保养到期提醒邮件，纯文本，不使用HTML，不超过120字。
客户姓名：{{ $json.customerName }}
车型：{{ $json.vehicle }}
上次保养：{{ $json.lastServiceDate }}（{{ $json.lastServiceType }}）
下次到期日：{{ $json.dueDate }}
要求：语气友好；提及到期日和预约方式（电话 {{ $json.shopPhone }}，链接 {{ $json.bookingLink }}）；不要承诺具体价格；结尾落款为店名。

输入与输出示例

本站虚构演示，邮件文案为示意输出，非Gemini实际生成结果。

输入

合成表中林晓：上次保养2025-10-05，间隔180天，未退订、未提醒过，到期日2026-04-03落在提醒窗口内

对应输出

主题：您的大众高尔夫保养即将到期
林晓您好，您的大众高尔夫 2020上次于2025-10-05做了机油更换，下次保养预计2026-04-03到期。欢迎致电010-5555-1234或访问 booking.example.com 预约。——安心汽修

做完检查这些

• Customers表九列列名与模板要求完全一致
• live mode关闭时邮件只发到店主测试邮箱而不发给客户
• 已退订和已提醒过同一到期日的行被跳过
• 发送成功后reminder_sent_at与reminded_for_due_date写回同一行
• 连续处理多位客户时存在约7秒间隔

容易卡住的地方

• 未先用live mode关闭状态测试就直接开启，会把测试邮件发给真实客户
• 列名拼写不一致会导致到期日计算或写回失败
• 每日发送上限达到后其余客户顺延，不要以为漏发是故障
• last_service_date缺失会无法直接计算到期日；service_interval_days缺失时应确认default_interval_days是否符合该车预期。
• reminded_for_due_date用于去重，手动清空前确认确实需要重新提醒