让Claude起草QuickBooks逾期发票提醒

原文要点

原文描述免费n8n模板：每个工作日9:00运行（也可用内置示例数据手动测试），拉取QuickBooks Online所有已过到期日的未付发票，读取Google Sheets的Reminder log与Do not chase两个页签；按阶段规则、冷却时间、最低余额和单次运行上限决定提醒、升级或跳过；Anthropic Claude只写所选阶段邮件的开头和结尾，正文由流程拼入发票表、合计与付款说明；1–3阶段提醒经Gmail发送或存草稿（取决于sendMode），最终通知始终只存草稿；超过升级阈值的发票在Slack发一次性告警，另发每日汇总；每张受影响发票在Reminder log追加一行。设置要求表格两页签用指定表头、发票须有有效BillEmail、争议和分期客户放进Do not chase（可带截止日期）。

这次做成什么

搭建“工作日筛逾期发票→分级筛选→Claude写首尾句→Gmail草稿→Slack汇总”的催收流程，全程用草稿模式练习，不真正发出任何邮件。

准备什么

• QuickBooks Online账号及n8n凭据，发票需含有效BillEmail
• Google Sheets（两个指定页签）、Gmail OAuth2、Slack、Anthropic四组凭据
• 一张按要求的表头建好Reminder log和Do not chase页签的表格
• 测试期间把sendMode保持为draft的自觉

具体怎么做

1. 建表与基础设置

   在Google Sheets建Reminder log与Do not chase两个页签并按模板要求写好表头，把表格ID粘进工作流Settings。在Settings填公司名、署名、付款说明、Slack频道、可选reply-to/BCC，确认sendMode=draft。

2. 接凭据并用示例数据试跑

   连接QuickBooks Online、Google Sheets、Gmail、Slack、Anthropic五个凭据。先用模板内置示例数据手动运行一次，熟悉输出，再接真实租户。

3. 理解筛选逻辑

   流程拉取所有过期未付发票，结合Reminder log（历史催收记录）与Do not chase（免催名单，可设截止日期）计算每张发票的阶段；应用冷却期、最低余额、单次上限后分为：发提醒、人工升级、跳过三类。

4. AI写作边界

   Claude只根据阶段写邮件开头与结尾两段文字，发票明细表、合计金额、付款说明由流程用真实数据拼接，避免AI编造金额。最终通知（最后阶段）无论sendMode都只存Gmail草稿供人工审。

5. 输出与回写

   1–3阶段按sendMode发送或存草稿；超升级阈值的发票向Slack发一次性告警；每日结束向Slack发汇总（总数、提醒数、升级数、跳过数）；每张发票在Reminder log追加一行记录结果。

6. 核对草稿

   运行后到Gmail草稿箱逐封检查：抬头客户名、发票号与金额是否与QuickBooks一致、首尾措辞是否符合阶段语气，再决定改sendMode。

可直接复制的材料

你是应收账款催收文案助手。根据给定阶段（1=友好提醒、2=正式提醒、3=严肃催告、4=最终通知）和公司名，为逾期发票邮件写两段中文文字：opening（1–2句开头，语气随阶段递进但始终专业）和closing（1句结尾，引导对方按邮件中的付款说明操作或回复联系）。只返回JSON：{"opening":"...","closing":"..."}。不要写发票号、金额、日期等具体数据，这些由系统拼接。

{"companyName":"示例贸易有限公司","senderName":"财务部 林珊","paymentInstructions":"请通过对公转账至账户 1234-5678-90，备注发票号","slackChannel":"#ar-reminders","sendMode":"draft","cooldownDays":7,"minBalance":1000}

customer_name,reason,until
虚构客户A,争议处理中,2026-11-30
虚构客户B,已签分期协议,

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际调用Claude、Gmail或QuickBooks。

输入

QuickBooks中一张虚构发票：客户'恒信贸易'，发票号INV-1042，金额¥36,800，逾期25天，Reminder log显示已发过阶段1，冷却已过

对应输出

该发票进入阶段2；Claude返回示意{"opening":"再次就贵司逾期款项致函，望引起重视。","closing":"请按下方付款说明尽快安排，如有疑问请回复本邮件。"}；流程拼出发票表与合计后按sendMode=draft存入Gmail草稿；Reminder log新增一行状态为drafted；当日Slack汇总计数提醒1、升级0。

做完检查这些

• sendMode=draft时Gmail只产生草稿，没有任何邮件真正发出
• 阶段4最终通知即使改了sendMode也仍是草稿（原文明确始终存草稿）
• Do not chase中未过until日期的客户本轮被跳过且计入汇总
• Reminder log每张受影响发票恰好新增一行，状态与实际结果一致

容易卡住的地方

• 发票没有有效BillEmail的客户无法进入流程，上线前先补齐QuickBooks客户邮箱
• 争议或分期客户忘记录入Do not chase会被照常催收，可能损害客户关系
• 升级Slack告警是一次性的，错过提醒就要靠每日汇总发现
• 金额与发票明细由流程拼接而非AI生成，若草稿金额错误应查数据源而非提示词
• 原文未给出具体阶段阈值数值，练习设定需自行定并在Settings核对