自动追踪邮件里的承诺并生成催办草稿

原文要点

Vinh Le发布的免费n8n模板：每小时运行，08:00（按工作流时区）走每日汇总，其余小时做收件箱扫描。扫描时取未处理的Gmail邮件，由OpenAI判断是'新承诺'还是'兑现了旧承诺'：新承诺按去重键写入Google Sheets的Commitments台账，兑现则把最早一条匹配的未完成条目标记done；处理过的邮件打上promises-processed标签防止重复；AI输出无法解析或缺截止日期时邮件提醒主人。每日汇总把活跃事项分为今日到期、逾期、逾期3天以上（升级，只提醒一次）、正常、已关闭，为到期和逾期项起草跟进邮件存进Chase-Queue表待批准，并发日报。模板含一次性setup lane可自动建表。

这次做成什么

搭一个'邮件承诺台账'：自动登记别人在邮件里答应的事，每天早上给你一份到期清单和待批准的催办草稿。用本站合成邮件文本先验证提取逻辑，再接真实收件箱。

准备什么

• n8n实例与Gmail OAuth2凭据
• Google Sheets OAuth2凭据
• OpenAI API密钥
• 可修改Gmail标签的权限（流程自动打标签防重复）

具体怎么做

1. 运行一次性setup lane建表

   导入模板后先手动执行setup lane，它会自动创建名为Promise Ledger — Follow-ups的表格，含Commitments与Chase-Queue两个标签页。执行完从输出复制spreadsheet ID，确认不需要演示lane后将其删除。

2. 配置Gmail标签与Workflow Config

   在Gmail后台新建标签promises-processed，通过Gmail API或模板提示取得其label ID。打开Workflow Config节点，粘贴spreadsheet ID、label ID和你自己的邮箱地址（owner email），并把工作流时区设为你希望早八点触发汇总的时区。

3. 用合成邮件验证提取提示词

   激活前，先在OpenAI提取节点后临时用Set节点喂入下方合成邮件文本，检查模型是否输出{type:promise}并带截止日期、负责人和去重键；再喂一封'已完成'邮件确认输出{type:fulfillment}能匹配到台账中最旧的未完成条目。验证通过再连真实收件箱。

4. 理解每日汇总与批准队列

   08:00的汇总把每条活跃承诺分类，只为今日到期和逾期项起草跟进邮件写入Chase-Queue（状态pending，需要你人工批准后才可手动发出）；逾期3天以上直接升级提醒你本人并标记escalated，只提醒一次。日报邮件列出全部到期/逾期/升级项。

可直接复制的材料

你是邮件承诺提取助手。输入一封邮件的正文与已有未完成承诺清单。判断该邮件属于哪一类，只输出JSON：
1) 含具体承诺：{"type":"promise","summary":"承诺事项一句话","owner":"承诺人邮箱","due_date":"YYYY-MM-DD或null","dedupe_key":"承诺人+事项关键词"}
2) 兑现了已有承诺：{"type":"fulfillment","matched_dedupe_key":"匹配的去重键"}
3) 两者都不是：{"type":"none"}
规则：只有含明确行动和可辨认时间（含'下周三'等相对时间，按邮件日期换算）才算promise；模糊的'回头聊'不算；无法确定日期时due_date填null。

[
  {"from": "li.wei@partner-example.com", "date": "2026-10-05", "body": "您好，报价单我这边确认没问题，我会在10月9日前把盖章合同寄回给您。"},
  {"from": "li.wei@partner-example.com", "date": "2026-10-09", "body": "合同今天已经用顺丰寄出，单号SF123456789，请注意查收。"}
]

输入与输出示例

本站虚构演示，展示提取与汇总节点的预期行为，非模板实测结果。

输入

第一封合成邮件：li.wei在2026-10-05写'我会在10月9日前把盖章合同寄回'；四天后第二封写'合同今天已经寄出，单号SF123456789'。

对应输出

第一封提取结果：{"type":"promise","summary":"寄回盖章合同","owner":"li.wei@partner-example.com","due_date":"2026-10-09","dedupe_key":"li.wei+盖章合同"}，Commitments新增一行。第二封：{"type":"fulfillment","matched_dedupe_key":"li.wei+盖章合同"}，该条标记done。若合同未寄出，10月9日08:00汇总会把它列入'今日到期'并在Chase-Queue生成一封pending状态的催办草稿，日报邮件同步提醒。

做完检查这些

• 同一承诺邮件被重复扫描时因Gmail标签不会二次登记
• 无截止日期的承诺触发给主人的复核提醒邮件而不是静默丢弃
• 逾期3天以上的条目标记escalated后下一轮不再重复升级提醒
• Chase-Queue里的草稿保持pending状态，不会被自动发出

容易卡住的地方

• label ID必须取自Gmail系统而非标签显示名，填错会导致打标失败进而重复处理
• 相对日期换算依赖邮件日期，转发链里日期混乱时due_date可能算错
• fulfillment匹配的是最旧一条未完成承诺，同一联系人有多个相似承诺时可能核销错行
• 工作流时区决定08:00汇总的实际触发时刻，部署在UTC服务器上要换算
• Gmail读取授权范围不足时扫描节点会直接报错