自动盯日本法定年假达标并生成提醒

原文要点

原模板是一个每月1号运行的n8n工作流：从Google Sheets的Employees与LeaveLog两个分页按employeeId合并数据，计算每位在职员工的年假授予日、截止日、已休天数与法定最低天数的缺口，只保留截止日落在提醒窗口内且仍有缺口的人，再调用Google Gemini生成两段日文文案（员工版提醒和一行HR汇总），经Gmail发给员工、Slack发给HR频道，并把通知记录追加到NotificationLog分页。休假规则与提醒窗口都写在配置值里。原工作流文件需在n8n.io模板页自行导入，本站不附其JSON。

这次做成什么

照着本页搭好这套月度合规检查：准备好三个分页的Sheet、填好配置值、接好四个凭据，跑通一次后启用定时，让临近截止未休满法定年假的员工自动收到日文提醒。

准备什么

• 一个可编辑的Google Sheets表格，含Employees、LeaveLog、NotificationLog三个分页且都有employeeId列
• n8n实例（云端或自建）及从模板页导入的原工作流
• Google Sheets、Gmail、Slack、Google Gemini(PaLM)四类凭据各一份
• 目标Slack频道已创建并把机器人邀请进去
• 休假日期统一为YYYY-MM-DD格式，否则解析会失败

具体怎么做

1. 建表并填入分页数据

   新建一个Google Sheets，建三个分页：Employees列建议为employeeId、name、email、hireDate、status；LeaveLog列为employeeId、leaveDate、days；NotificationLog先建好表头employeeId、notifiedAt、deadline、shortfallDays、channel。用本站示例CSV各填几行测试数据。

2. 导入工作流并填配置值

   从n8n.io/workflows/18953导入模板后，找到配置值节点，填入spreadsheetId（表格URL中/d/与/edit之间的串），并按下方配置示例设置grantMethod、fixedGrantMonthDay、requiredDays、alertBeforeDays和slackChannel名称。

3. 连接四个凭据

   在n8n凭据页分别创建Google Sheets（OAuth或服务账号）、Gmail（OAuth）、Slack（Bot Token）和Gemini(PaLM) API Key，回到工作流逐节点选中对应凭据；Slack机器人必须已加入目标频道。

4. 手工跑一次核对输出

   点Execute Workflow手动触发，确认Filter节点只放行有缺口且在窗口内的员工，Gmail发出日文邮件、Slack收到一行汇总、NotificationLog追加一行记录。确认无误后激活Schedule Trigger，使其每月1号自动运行。

可直接复制的材料

{
  "spreadsheetId": "替换为你的表格ID",
  "grantMethod": "hire_anniversary",
  "fixedGrantMonthDay": "04-01",
  "requiredDays": 5,
  "alertBeforeDays": 90,
  "slackChannel": "hr-leave-alerts"
}

Employees分页：
employeeId,name,email,hireDate,status
E001,佐藤 花,sato.hana@example.com,2024-04-01,active
E002,鈴木 一郎,suzuki.ichiro@example.com,2024-10-15,active
E003,高橋 美咲,takahashi.misaki@example.com,2023-06-01,inactive

LeaveLog分页：
employeeId,leaveDate,days
E001,2025-08-12,1
E001,2025-11-03,1
E002,2026-01-20,1

NotificationLog表头：
employeeId,notifiedAt,deadline,shortfallDays,channel

あなたは人事部のアシスタントです。以下の従業員情報をもとに、2つの日本語テキストを作成してください。

従業員ID: {{$json.employeeId}}
氏名: {{$json.name}}
年次有給休暇の付与日: {{$json.grantDate}}
取得期限: {{$json.deadline}}
必要日数: {{$json.requiredDays}}日
取得済み日数: {{$json.daysTaken}}日
残り不足日数: {{$json.shortfallDays}}日

出力は必ず次のJSON形式のみで返してください：
{
  "employeeMessage": "従業員本人向けの丁寧で短いリマインド文。期限と不足日数を含め、取得を促す",
  "hrSummary": "人事向けの1行サマリー。氏名・期限・不足日数を含める"
}

注意：押し付けがましい表現は避け、事実に基づいた案内にしてください。

输入与输出示例

本站虚构演示，文案为提示词预期风格示例，非真实Gemini返回结果，未实际运行。

输入

员工E001佐藤花：hireDate=2024-04-01，授予日2025-04-01，截止日2026-03-31，requiredDays=5，LeaveLog中已休2天，alertBeforeDays=90，当前检查日2026-01-05。

对应输出

缺口=3天且截止日距今85天≤90天窗口，E001被放行。Gemini输出示例：employeeMessage=「佐藤 花様、年次有給休暇の取得期限（2026-03-31）まであと約3か月です。法定の必要日数5日に対し、あと3日の取得が必要です。早めの取得計画をご検討ください。」；hrSummary=「佐藤 花（E001）：期限2026-03-31、残3日不足」。Gmail发给员工，Slack收到该行，NotificationLog追加：E001,2026-01-05,2026-03-31,3,gmail+slack。

做完检查这些

• 手动执行后NotificationLog分页新增的行中employeeId、deadline、shortfallDays与测试数据一致
• E003（inactive）不出现在任何通知和日志中，E002若不在窗口内也不应被提醒
• Slack目标频道收到一行含姓名、截止日和缺口天数的日文汇总
• Gmail发出的邮件正文含截止日与缺口天数，且收件人为Employees表中的email
• 激活后Schedule Trigger显示每月1号的下次运行时间

容易卡住的地方

• 休假日期不是YYYY-MM-DD会在解析节点报错或算错截止日，导入前统一格式
• Slack机器人未被邀请进频道时发送节点会报not_in_channel
• spreadsheetId填错或分页名不是Employees/LeaveLog/NotificationLog会直接读取失败
• Gemini输出若含JSON以外的说明文字，下游解析可能失败，提示词里必须强调只输出JSON
• 提醒窗口alertBeforeDays设得太短会导致员工已无法安排休假，建议预留足够天数