请假申请自动审批流

原文要点

WeblineIndia发布的免费n8n模板：n8n表单收集请假申请，查Google Sheets员工余额，不足直接经Gmail发拒信；足够则由Gemini起草审批邮件发主管，台账写入Request ID、Pending状态和Gmail线程ID；随后轮询Gmail回复提取APPROVED/REJECTED，按线程ID找回申请并更新状态，批准时按假种扣减余额。原文附故障排查表，点名字段大小写（From/Subject）、文本型数字需Number()、线程ID未保存等坑。

这次做成什么

在自己的n8n实例里跑通『表单提交→余额校验→主管邮件审批→自动扣假』完整闭环。先用下方合成数据在测试表格里演练余额判断和扣减逻辑，再接真实表单。

准备什么

• 可登录的n8n实例（云端或自托管）并能发布Form
• 一个Google账号，开通Gmail与Google Sheets的n8n凭据
• Google AI Studio的Gemini API密钥，并在n8n建好PaLM/Gemini凭据
• 两张测试用Google Sheets：员工余额表与请假台账表，列结构见下方材料

具体怎么做

1. 建好两张测试表并填入合成数据

   新建『Employee Data』表，列依次为Employee ID、Employee Name、Employee Email、Manager Name、Manager Email、Casual Leave、Sick Leave、Earned Leave，粘入下方CSV的前三行测试员工。再建『Leave Requests』表，列依次为Request ID、Employee ID、Start Date、End Date、Leave Type、Requested Days、Reason、Status、Gmail Thread ID、Manager Reply、Approval Date，先留空。

2. 下载模板并替换凭据与表格ID

   在n8n模板库打开该工作流（n8n.io/workflows/20784）导入自己的实例。逐个节点操作：Gmail节点选你的Gmail凭据；两个Google Sheets节点分别指向上面两张表的文档ID和工作表标签；Gemini节点选你的API凭据和模型。注意这是官方免费模板，不需要购买。

3. 手动演练余额分支与扣减表达式

   先用Execute Workflow手动跑一次：用E001（年假余额5天）提交3天Earned Leave，应走『余额足够』分支，台账新增一行Status为Pending。再用E002（病假余额1天）提交4天Sick Leave，应走拒信分支。在计算天数的表达式里确认用Number()包住余额字段，否则会出现7-2算出5之外的文本拼接错误（原文故障表第2条）。

4. 跑通邮件审批回环

   发布n8n Form，用E001提交2天Casual Leave，主管邮箱收到Gemini起草的审批邮件后，回复正文第一行只写APPROVED（或REJECTED）。等Gmail Trigger轮询到回复，检查台账：该行Status变为Approved，Employee Data里E001的Casual Leave从8减为6，Approval Date写入当天日期。若台账找不到记录，先查Gmail Thread ID列是否真的写入了值。

可直接复制的材料

Employee ID,Employee Name,Employee Email,Manager Name,Manager Email,Casual Leave,Sick Leave,Earned Leave
E001,测试员工甲,e001.demo@example.com,测试主管,manager.demo@example.com,8,6,5
E002,测试员工乙,e002.demo@example.com,测试主管,manager.demo@example.com,3,1,10
E003,测试员工丙,e003.demo@example.com,测试主管,manager.demo@example.com,0,12,2

Request ID,Employee ID,Start Date,End Date,Leave Type,Requested Days,Reason,Status,Gmail Thread ID,Manager Reply,Approval Date

你是公司人事自动化助手。根据以下请假申请信息，起草一封发给主管的审批邮件。要求：
1. 邮件主题格式为：请假审批请求 - {员工姓名} - {请假类型}
2. 正文用中文，先列出员工姓名、工号、请假类型、起止日期、申请天数、请假事由、该假种当前剩余天数；
3. 然后明确指示：请直接回复本邮件，正文第一行只写 APPROVED 表示批准，或 REJECTED 表示拒绝，不要添加其他内容；
4. 语气正式简洁，总长不超过200字，不要编造未提供的公司制度信息。
申请信息：{在此处注入表单字段}

输入与输出示例

本站虚构演示，线程ID与日期为示意值，非实际运行结果。

输入

员工E001通过表单提交：请假类型Earned Leave，起止日期2026-11-03至2026-11-05，事由『家中维修需到场』，其Earned Leave余额为5天。

对应输出

余额判断通过（5≥3），Gemini起草审批邮件发往manager.demo@example.com，主题『请假审批请求 - 测试员工甲 - Earned Leave』；Leave Requests新增一行：Request ID=LR-20261012-001，Status=Pending，Requested Days=3，Gmail Thread ID=18f2ab...。主管回复APPROVED后，该行Status更新为Approved，Employee Data中E001的Earned Leave由5扣减为2，Approval Date=2026-10-12。

做完检查这些

• E002提交4天Sick Leave（余额1天）时收到拒信，且台账不产生Pending记录
• E001获批后Employee Data对应假种余额精确减少申请天数，未出现文本拼接或负数
• 台账每行都保存了Gmail Thread ID，主管回复后能按线程ID找回正确申请并更新Status
• 主管回复REJECTED时状态变为Rejected且余额不被扣减

容易卡住的地方

• Sheets里余额若被识别为文本，减法会得到错误结果，表达式必须套Number()
• Gmail Trigger输出字段大小写敏感：发件人要用email.From、主题用email.Subject，正文取不到时改用snippet字段
• 主管回复必须以APPROVED或REJECTED开头，多写寒暄词会导致识别不到，需提前在邮件里写清规则
• 审批放行条件必须是余额大于等于申请天数，否则余额会被扣成负数
• 两张表的列名与模板映射不一致时，会出现更新了错误的请假记录