每天9点自动催收逾期发票：Sheets+OpenAI+Gmail

原文要点

作者Jupi Labs在n8n模板库发布的免费工作流：计划触发器每天上午9点运行，读取Google Sheets的Invoices页，筛出逾期未付且三天内未催过的发票，按逾期天数分客气、强硬、最终通知三档；把发票详情和档位指令交给OpenAI生成简短催款正文，在Gmail里创建发给客户的草稿，最终通知档附表中的付款链接，最后回写该行Last chased为当前时间。表必须含Invoice #、Client、Client email、Due、Amount、Status、Payment link、Last chased列，已付款用Status=PAID标记。

这次做成什么

搭好一条每天定时跑的发票催收流水线：自动筛选该催的发票、按逾期程度生成不同语气的催款邮件草稿、回写催收时间，人工只需在Gmail草稿箱里检查后点发送。以下提示词与示例表均为本站独立编写，用于练习与替换。

准备什么

• n8n账号（云版或自托管）并能导入模板库工作流
• Google账号：可访问含Invoices页的表格、Gmail发信权限
• OpenAI API密钥及可用额度，在n8n中新建OpenAI凭据
• 一张含指定八列表头的测试用Google表格

具体怎么做

1. 导入模板并连接三类凭据

   打开 https://n8n.io/workflows/19916 点Use for free复制到自己的n8n；依次点开Google Sheets读取节点、Gmail节点、OpenAI节点，各自选择或新建对应OAuth/API凭据，工作流画布上不应再出现红色凭据警告。

2. 建表并绑定文档

   在Google Sheets新建表格，第一个工作表改名Invoices，首行依次写Invoice #、Client、Client email、Due、Amount、Status、Payment link、Last chased八列（名称必须与模板一致）；把本页下方artifact里的合成CSV粘进A2起的区域；回到n8n，在Sheets读取与更新两个节点中都选择这份文档和Invoices页。

3. 核对筛选与分档逻辑

   打开筛选节点确认条件为Status不等于PAID、Due早于当前日期、Last chased为空或早于三天前；打档位节点确认按逾期天数映射polite/firmer/final三档的边界，并记下天数阈值，后面提示词里的档位名称要与之一致。

4. 替换OpenAI提示词

   把OpenAI节点的提示词换成artifact中的催款提示词，把{{$json["Invoice #"]}}等占位改成本工作流实际的字段表达式；语气档位变量来自分档节点输出，最终通知档在Gmail节点里再追加Payment link字段。

5. 手动测试再启用定时

   先点Execute workflow手动跑一遍：Gmail草稿箱应出现与测试表中逾期发票数量一致的草稿，表里这些行的Last chased被填上时间戳；确认无误后激活工作流，让Schedule Trigger按每天上午9点自动运行。

可直接复制的材料

你是一名专业但克制的应收账款专员。根据以下发票信息和催收档位，写一封简短的中文催款邮件正文（不超过150字，不要主题行，不要署名占位符以外的内容）。

发票号：{{$json["Invoice #"]}}
客户名称：{{$json["Client"]}}
到期日：{{$json["Due"]}}
金额：{{$json["Amount"]}}
催收档位：{{$json.tier}}（polite=客气提醒，语气温和、假设对方疏忽；firmer=强硬催促，明确指出已逾期并要求本周内付款；final=最终通知，说明将暂停服务或采取进一步措施，并提示使用随附付款链接）

要求：只输出邮件正文；不要编造发票以外的金额或日期；final档语气坚定但不使用威胁性词汇。

INV-1001,杭州明川设计,finance@mingchuan-demo.cn,2026-09-01,4800,UNPAID,https://pay-demo.example.com/inv-1001,
INV-1002,苏州岚图贸易,ap@lantu-demo.cn,2026-09-20,12600,UNPAID,https://pay-demo.example.com/inv-1002,2026-09-22T09:05:00
INV-1003,北京北辰咨询,billing@beichen-demo.cn,2026-09-24,3200,PAID,https://pay-demo.example.com/inv-1003,
INV-1004,深圳禾木科技,pay@hemu-demo.cn,2026-08-15,21500,UNPAID,https://pay-demo.example.com/inv-1004,

输入与输出示例

本站虚构演示，提示词与输出均未实际调用OpenAI，仅示意最终通知档的形态；真实生成文案以模型实际返回为准。

输入

以上合成表中，INV-1004：客户深圳禾木科技，金额21500元，到期日2026-08-15，逾期41天，Last chased为空，分档结果为final。

对应输出

Gmail草稿箱出现一封发给pay@hemu-demo.cn的草稿，主题为【最终通知】发票 INV-1004 逾期未付（主题行由Gmail节点的模板配置决定，不是提示词输出）。正文示意：尊敬的深圳禾木科技财务团队：发票INV-1004（金额21500元，到期日2026-08-15）已逾期41天且我们尚未收到款项。请立即通过以下链接完成付款：https://pay-demo.example.com/inv-1004 。若三日内仍未到账，我们将暂停相关服务并保留进一步追偿的权利。完成后该行Last chased回写为运行当天的时间戳。

做完检查这些

• 手动执行后Gmail草稿箱出现INV-1001与INV-1004两封草稿
• INV-1003状态为PAID全程不产生任何草稿或更新
• INV-1002因Last chased在三天内被正确跳过
• 草稿正文语气与档位一致且final档包含付款链接
• 被选中的行Last chased被更新为本次运行时间戳

容易卡住的地方

• 列名必须与模板逐字一致，含大小写与#号，否则字段映射为空
• Due列需为表格可识别的日期格式，纯文本会导致逾期判断失效
• 忘记激活工作流时定时器不会运行，手动测试成功不代表已上线
• OpenAI与Gmail各自产生费用，草稿数量随逾期发票量增长
• 三天内重复催收的抑制依赖Last chased正确回写，更新节点选错文档会静默失败