n8n 工作流：自动补货下单并追踪供应商确认

原文要点

原模板由 Luca 发布：每个工作日早晨定时启动，读 Google Sheets 的 Products、Stockouts、Sales、Purchase orders、Suppliers、Reorder log 六页，审计迟到交付、短收和对不上的库存记录并邮件催办；计算需求时剔除缺货日和销售尖峰，按收货历史测算供应商交期（历史不足用报价交期），按供应商各生成一份建议订单；按金额走立即发送、暂缓、邮件请采购审批三路；发出后订单行写入 Purchase orders；随后轮询 Gmail 供应商回复，用 OpenAI 只从最新回复文本抽取确认的数量、日期、价格，与未结订单行对账，确认则更新、有风险变动则升级给采购。设置含审批限额、容差、日期格式等阈值。

这次做成什么

用本站练习跑通两个最难的片段：一是从 30 天合成销售数据剔除缺货日与尖峰算日均需求并生成建议订单量；二是把一封模拟供应商回复邮件解析成确认行并与订单行对账。定时、催办、审批邮件链路练会后按原模板节点接回。

准备什么

• n8n 实例与 OpenAI API key（用于回复抽取）
• Google Sheets 测试表，含 Products、Sales、Stockouts、Purchase orders、Suppliers、Reorder log 六页
• Gmail 凭据仅在正式发单与轮询回复时需要，练习用 Set 模拟邮件

具体怎么做

1. 准备合成数据

   把材料二 CSV 导入 Sales 页（30 天日销量，含 2 天缺货和 1 天促销尖峰），Products 页写一行：sku=SKU-A、supplier_name=恒泰包装、on_hand=40、unit_cost=2.5、pack_size=50、moq=200；Suppliers 页写 quoted_lead_time=7。

2. 清洗需求并算建议订单

   Code 节点：先剔除 Stockouts 出现的日期，再对剩余销量用均值±2 倍标准差剔除尖峰，得日均需求 d；无收货历史时用 quoted_lead_time=7 天；建议量 = d*(交期+安全天数3) - on_hand，再向上取整到 pack_size 倍数且不低于 MOQ。

3. 金额三路路由

   IF 节点按 订单金额=建议量*unit_cost 分流：≤500 立即发送分支（练习用 Set 生成订单文本）、>500 且 ≤2000 走审批分支生成请购邮件草稿、>2000 暂缓到下一周期。三路的决定都写 Reorder log。本练习阈值为自设值，正式按采购政策改。

4. 解析确认回复并对账

   Set 节点放入材料三的虚构回复邮件文本，接 OpenAI 节点粘贴材料一提示词抽取 confirmed_lines JSON；Code 节点与 Purchase orders 中 line_key 匹配的行对比数量、交期、单价：单价涨幅>3% 或交期推迟>2 天标记 at_risk 升级，否则标记 confirmed 更新订单行。

可直接复制的材料

你是采购订单对账助手。只从邮件最新回复正文（忽略引用历史）抽取供应商确认信息，仅输出 JSON：{"po_id":"字符串或null","confirmed_lines":[{"line_key":"字符串","qty":数字,"unit_price":数字,"delivery_date":"YYYY-MM-DD"}],"notes":"字符串"}。未确认的字段填 null，不要猜测，不要把报价历史当确认。邮件正文：{{ $json.reply_text }}

date,sku,qty
2026-08-01,SKU-A,12
2026-08-02,SKU-A,11
2026-08-03,SKU-A,13
2026-08-04,SKU-A,0
2026-08-05,SKU-A,12
2026-08-06,SKU-A,60
2026-08-07,SKU-A,12
2026-08-08,SKU-A,11
2026-08-09,SKU-A,13
2026-08-10,SKU-A,12

主题：Re: PO-2026-0915 恒泰包装
您好，PO-2026-0915 确认如下：SKU-A 数量 200 个，单价 2.55 元，9 月 22 日到货。纸箱内衬规格不变。
——
历史引用：8 月报价 2.50 元（请勿作为确认依据）

输入与输出示例

本站虚构演示，阈值与均值均为练习设定，未真实发送邮件或调用模型。

输入

清洗后日均 d=12 件（剔除缺货日 08-04 与尖峰 08-06），交期 7 天、安全 3 天、on_hand=40：建议量=12*(7+3)-40=80，向上取整到 pack_size=50 的倍数得 100，再抬升至 MOQ 200，得 200 件；金额=200*2.5=500 元。对账：确认 qty=200、unit_price=2.55、delivery_date=2026-09-22。

对应输出

建议订单：SKU-A 200 件，金额 500 元 → 走“立即发送”分支（≤500）；Reorder log 记 decision=send_now。对账结果：{"line_key":"SKU-A","qty_match":true,"price_change_pct":2.0,"date_shift_days":2,"status":"confirmed"}（涨价 2%≤3%、晚 2 天≤2 天，未触发升级）；若单价为 2.60 则 price_change_pct=4.0、status=at_risk，升级采购。

做完检查这些

• 缺货日与 60 件尖峰日不参与日均计算，d 约等于 12
• 建议量 200 同时满足 pack_size 倍数与 MOQ 约束
• 金额 500 元整落入立即发送分支而非审批分支
• 回复中历史引用的 2.50 旧报价不会被当作确认价格

容易卡住的地方

• MOQ、pack size、报价交期缺失时建议量会算错，Suppliers/Products 页必须先补齐
• Gmail 轮询需按线程匹配最新回复，误读引用段会把旧价当确认价
• 审批限额、价格容差、日期格式为本练习自设，原模板阈值需在导入后核对配置节点
• 仅工作日运行的调度在节假日照常触发，需要时自行加日历判断