n8n自动审员工报销单：Gmail收票+OpenAI识别+Sheets核对+审批付款

原文要点

n8n模板库的付费报销流水线模板：专用Gmail收件箱收到邮件即触发并下载附件，把每封邮件拆成单张票据（图片、PDF或转发文本），用OpenAI视觉/聊天模型抽取结构化票据字段并规范化日期金额；从Google Sheets读取Employees、Policy、Claims、Card transactions四个表做参照，结合Frankfurter（欧洲央行）汇率接口检查票据年限、币种换算、公务卡匹配、重复报销和政策上限，决定报销金额与是否需审批；合规自动通过，需审批的经Gmail发经理或财务点同意/拒绝；每周五汇总已批准未付款项，发未匹配卡账的催票邮件，财务一键放行后回写状态并群发汇款通知，运行失败自动告警财务。

这次做成什么

理解这条付费模板的完整数据流和接入点，在决定购买前先搭好四张Google Sheets参照表和三类凭据，并用合成数据验证“识别—核对—审批—付款”的分支逻辑是否符合自己团队的政策。原模板需付费购买，本页示例为本站独立设计，不是原工作流文件。

准备什么

• n8n实例及付费购买该模板的预算（原模板为付费模板，价格以模板页为准）
• 专用报销收件箱的Gmail凭据，以及发送审批、结果、催票、付款、告警邮件的Gmail凭据
• OpenAI API密钥（用于票据字段抽取的视觉/聊天模型）
• 一个Google Sheets，内含Employees、Policy、Claims、Card transactions四个工作表及相应凭据

具体怎么做

1. 搭建四张参照表

   新建一个Google Sheets，建Employees、Policy、Claims、Card transactions四个工作表。Employees至少含员工邮箱和经理邮箱列；Policy含各类别报销上限；Card transactions含卡交易ID、金额和卡号后四位，用于公务卡匹配。可先用材料中的合成数据填表跑通逻辑。

2. 接入三类凭据并改两个Set节点

   在n8n中分别创建Gmail（收件与发件可分开）、Google Sheets、OpenAI三组凭据。导入模板后，在Set Expense Policy和Set Payout Settings两个Set节点里把占位值替换为你的表格ID、财务邮箱；在Set Payout Settings里再填专用报销邮箱地址。这些字段名以模板实际内容为准，本站未核对节点内部界面。

3. 用合成票据邮件跑识别与核对

   向报销邮箱发一封带图片附件的测试邮件。模板会把邮件拆成单张票据交给OpenAI抽取字段并规范化日期金额，再调Frankfurter接口做外币换算，依次检查票据年限、公务卡匹配、重复报销和政策上限。观察Claims表是否按每张票据写入一行判定结果。

4. 验证审批与自动通过两条分支

   构造两封测试邮件：一封金额在政策上限内，应自动通过并直接写Claims；一封超标，应向Employees表中对应经理邮箱发出含同意/拒绝动作的邮件。点击同意后确认Claims行状态更新，员工同时收到逐条结果汇总邮件。

5. 测试周五付款与失败告警

   将已批准未付款的记录留在Claims表中，等周五定时触发（或按模板说明手动触发对应分支）。模板应读取员工收款信息、给财务发一封放行审批邮件；财务同意后Claims行标记为已付款并群发汇款通知。故意让某步骤失败（如暂时撤掉Sheets凭据），确认财务收到告警邮件。

可直接复制的材料

Employees:
employee_email,manager_email,bank_account
zhang@example.com,li@example.com,6222****0001
wang@example.com,li@example.com,6222****0002

Policy:
category,limit_cny,require_approval_over
meal,300,300
transport,500,500
travel_hotel,1200,1200

txn_id,amount,currency,card_last4,employee_email,date
T001,268.00,CNY,8842,zhang@example.com,2026-09-10
T002,45.60,EUR,8842,zhang@example.com,2026-09-12
T003,510.00,CNY,7716,wang@example.com,2026-09-15

你是报销票据识别助手。请从这张票据图片中抽取以下字段并只返回JSON：{"vendor": 商户名, "date": 日期(YYYY-MM-DD), "amount": 数字金额, "currency": 三字母币种代码, "category": 在meal/transport/travel_hotel/other中选一个, "invoice_no": 发票号码或null}。金额保留两位小数，无法辨认的字段填null，不要猜测。

输入与输出示例

本站虚构演示，非模板实际运行结果；判定依据为上方合成Policy表的300元餐费上限。

输入

向报销邮箱发送测试邮件：附件为一张虚构餐饮发票图片（商户“测试餐厅”，日期2026-09-20，金额268.00元，发票号INV-20260920-01），发件人为zhang@example.com。

对应输出

Claims表新增一行示意：employee=zhang@example.com, vendor=测试餐厅, date=2026-09-20, amount=268.00, currency=CNY, category=meal, decision=auto_approved, reason=在政策上限300元内。zhang@example.com收到逐条结果汇总邮件；因金额未超上限，未向经理li@example.com发审批邮件。

做完检查这些

• 每封测试邮件处理后，Claims表按每张票据写入一行，含抽取字段和判定结论
• 上限内的报销自动通过且员工收到汇总邮件，超标的准确路由到Employees表对应的经理邮箱
• 外币票据经汇率接口换算后再与政策上限比较，换算币种与日期正确
• 财务放行后相关Claims行标记已付款且员工收到汇款通知；任一环节失败时财务收到告警

容易卡住的地方

• 这是付费模板，本页所有表结构和提示词均为本站独立设计的练习方案，不代表原模板内部实现
• 专用收件箱会触发所有来信，务必用独立邮箱并在测试期只发合成票据，避免真实员工票据被测试数据污染
• Frankfurter接口提供欧洲央行历史汇率，周末和节假日无当日汇率，跨币种报销要确认模板对缺失汇率的处理方式
• OpenAI抽取可能误读手写或模糊票据，Claims写入后仍需人工抽查，不要把auto_approved当作绝对正确
• 四张工作表的列名若与模板期望不一致，匹配和审批会静默失败，导入后第一件事是逐列核对
• 审批邮件的同意/拒绝链接依赖n8n公网地址，实例在内网时审批人会打不开链接